绍兴文理学院档案资源利用现状的调研

沈红雨

(绍兴文理学院 档案馆,浙江 绍兴312000)

绍兴文理学院档案资源利用现状的调研

沈红雨

(绍兴文理学院 档案馆,浙江 绍兴312000)

根据绍兴文理学院档案资源利用现状的问卷调查结果,从师生对档案的认知情况、对档案资源的需求情况、对现有档案资源的使用评价等方面进行分析,提出了推进档案资源开发及利用的有效途径.

问卷调查;档案;认知;需求;开发与利用

0 引言

高校档案是记录学校办学历史的主要载体,它数量巨大,涉及学校各个方面,上至学校,下至院系,直至师生员工个人,是学校各项工作最真实、原始的历史记录,具有不可估量的社会价值.将这些资源有效地开发利用起来,对提高学校的管理水平、文化建设、科技开发,乃至企业的生产经营必定能起到重要的作用.

但是由于长期以来,受到多种主客观因素的制约,学校档案利用率一直偏低.档案人员在保障收集、整理、保管等基础性工作的同时,对档案开发利用这一工作没有赋予足够的重视,多数档案被幽闭在库房里,没有发挥出它们的价值.

为进一步掌握本校档案资源利用的现状和师生利用档案资源的方式和倾向,明确今后工作的重点和思路,档案馆设计了“档案信息资源开发与利用现状调查表”,对本校档案资源的开发和利用情况作了一次较全面的评估.

1 调查问卷基本情况

本次问卷调查从师生对档案的认知情况、师生对档案资源的需求情况、师生对现有档案资源的使用评价、师生对目前档案资源利用情况的意见和建议四个方面进行.调查问卷通过问卷星网站发布,共收到663份.参加调查的用户所在学院及专业覆盖了学校各个专业,参加调查的教工人数比例大于本校教工占全校人数的比例,这也符合我校档案实际的用户结构分布,本次调查人员结构和学科分布基本符合预期要求(见表1).

表1 参与调查的用户身份

2 调查问卷情况分析

2.1 用户对档案认知情况

为了解用户对档案的认知情况,档案馆对师生对档案了解的程度进行了调查,调查结果如表2.

表2 师生对档案了解程度 %

从总体上来看,大部分行政人员对学校档案工作的认知程度较强,非行政教员和学生的认知程度普遍不强,非行政教员的认知度明显高于学生,比较客观地反映出学校档案工作的地位和影响力,表明接触和利用档案可以直接影响对档案工作的认知度.造成这一现象,究其原因,主要是长期以来学校档案工作重“公”轻“私”,即档案材料“公”多“私”少,档案服务“公”多“私”少和档案宣传“公”多“私”少,造成档案的服务面偏窄,严重影响了学校师生对档案工作的了解和认同.[1]

2.2 档案资源利用情况

表3 师生对档案信息满足程度调查统计

由表3统计数据可以看出:71.9%的教师认为档案信息资源能够满足或者基本能够满足需求,其中高职称的教师多于低职称的教师.表示没有查询过的教师占18%,其中低职称的多于高职称的.一方面说明学校在开发利用档案资源为教师服务方面建设得卓有成效,受测教师中总体满意度较高;另一方面说明学校的档案资源为非行政教员的贡献很可能还局限在职称评定上,其他的服务内容还有待拓展.

认为学校档案信息资源能够满足或者基本能够满足需求的学生占36.1%.没有查询过本校档案信息的学生达到61.07%,学生的查档率明显偏低.说明学校档案资源未被大部分学生共享,档案的利用价值还未得到学生的普遍重视.

2.3 师生对档案资源的需求情况

图1 师生档案需求图

调查结果显示,师生的档案需求分成两类,一类是较为明确的需求,可以准确描述出未来可能需要的档案类型,如图1.从图中看出无论何种类型的利用者对教学科研类档案的需求都表现得最为迫切,位居各类利用者需求的第一、第二,说明师生对档案的需求紧扣学校的中心工作.

照片、录音、录像档案的需求位居各类利用者需求的第三或第四位,说明师生对声像档案的需求比较突出.随着全媒体时代的到来,声像档案以其鲜活、形象的形式使人如闻其声、身临其境的感受时代的变迁和历史的发展,[2]自然而然成为传统纸质档案的必然补充,此类档案日益受到师生的关注不足为奇.

向来以查阅党政档案为主的工作查考者依然将对此类档案的需求列在第三位,其余各类利用者对此需求并没有很突出,说明党政档案目前的作用范围比较具有局限性.

另一类是没有明确的利用需求,师生无法直接表达出自己需要什么类型的档案.在调查中有41人明确表示没有利用需求,占6.18%;17人表示,未查阅过档案是因为不了解档案馆的服务内容或者没有查阅档案的习惯,占2.5%;25个选填“其他”项中的5人具体原因没有说明,9人只能从自身利益出发,表述出个人职称评定材料、个人考核表或奖学金申请材料等;11人无法描述出自己需要具体什么类型的档案,最多只能表达到诸如“针对某些学科提供专业资料”等非常模糊、笼统的程度.此类人群占3.7%.

三是对档案馆的了解表现出很大的渴望.调查发现,多数师生并不是没有档案利用需求,而是没有渠道了解档案馆和档案,有些师生至今不知道档案馆在学校的具体位置,使得自己对档案的需求得不到出口“宣泄”.64.3%的师生提出档案馆应该加强宣传,为人所知,为人所用.

2.4 建议和意见

师生对学校档案资源利用的意见和建议采用主观问答题的形式,大部分师生认为应对档案资源扩大宣传;一部分师生认为应强化档案意识,丰富馆藏,扩大服务项目;还有一些师生希望加快档案数字化建设,特别是档案网站的建设.

3 对策

3.1 转变定位,树立服务意识

档案信息化建设的最终目的是档案信息资源为师生、甚至为全社会共享.因此,档案馆的角色必须从传统学校的行政部门转变为信息服务部门,树立“以人为本”的理念,将服务对象从行政部门扩展到全校师生,变被动工作为主动服务,把准学校工作脉搏,跟踪师生需求,使档案信息通过大量传播,为师生所用.

3.2 扩大宣传,强化师生档案信息意识

宣传是使师生了解档案,激发用户的档案需求,引导用户将潜在需求表达成显性需求的必要手段,应是学校档案部门的常抓工作之一.

3.2.1 指导师生查档方法,增强师生查档能力

在大数据时代里,授人以渔,指导师生掌握自主搜寻、处理档案信息的路径是提高档案资源利用率的有效方法.档案馆可以利用宣传手册、宣传窗、网站等多种途径对馆藏内容和档案使用方法进行宣传和展示,主要包括以下内容:(1)公布档案目录,介绍馆藏内容、成分和来源,为使用者提供使用线索;(2)介绍利用档案的相关规章制度和手续;(3)介绍档案,尤其是数字档案的使用方法和检索工具,使师生能准确地查到自己需要的内容;(4)介绍档案馆具体办公地点以及联系方法.

3.2.2 营造档案氛围,普及档案知识

师生对了解档案的渴望为档案教育打下了良好的基础.档案馆可以利用多种形式,如开设展览、制作档案动画视频等活动进行档案知识、档案法制的宣传,使师生认识到档案资源的价值,树立档案法制观念.其次是搞好档案利用效益宣传,将档案价值与师生的根本利益相联系,通过档案利用效益实例,唤起师生对建设和使用档案的愿望和热情,形成全校师生重档建档用档的良好态势.

此外,高校优质的师资条件和大学生良好的文化水平使得开设档案选修课成为高校档案宣传工作的优势手段,让广大学生走进档案课堂,是一种最直接、有效、广泛、全面系统的宣传方式.

3.3 加强数据库质量控制

数据库是档案信息资源共享的先决条件,是档案信息存储和开发的基础.因此建立完善的数据库系统是档案馆提供服务的基础保障.根据学校从收档、整理到归档的工作实际,纸质档案管理工作已做到规范化、标准化.数字档案馆建设经过几年的努力也已卓有成效,但是在档案数据库建设方面尚需深入挖潜,力争更规范,更科学.主要体现在以下几个方面:

3.3.1 增强著录信息规范化

档案信息的著录,是档案工作者对档案的内容和形式特征进行分析、分类和记录的过程.[3]每份档案的著录信息相当于档案系统的细胞,著录信息的详细、规范与否直接影响档案的查全率和查准率.

学校十大类的档案各有特点,与各类档案的特点相对应的著录模版取代统一的著录格式,可以提高著录信息的贴切性.在保证档案著录项目规范输入的基础上,增加部分著录信息:背景信息添加档案来源、法律地位信息;内容信息添加主题词、提要;学籍档案著录内容与学籍册内容一一对应;照片档案增加参见号.档案著录项目越详细,越能揭示档案的潜在信息.

此外,将著录标准订立成本校档案著录细则,是档案信息内容正确、形式一致、符合标准化的必要保障.

3.3.2 确保数据正确率

“问水哪得清如许,为有源头活水来”,只有保证良好的数据正确性才能建设高质量的档案资源.在追求数据库数量增长的同时,还要加强数据正确率监控,防止“脏数据”的产生.造成“脏数据”的原因主要在录入阶段,同时数据检验程序不够完善也是重要原因.

具体措施有:对录入人员加强培训,使得录入人员能够在各种不同的文件材料中准确地找到著录项的内容;稳定录入人员队伍,档案数据录入是一门需要经验积累的技术活,而录入工作比较枯燥,在编高学历的专职档案员不宜胜任,长久聘请能力相当的责任心强的编外工作人员,着实具有现实意义;加强数据自查、自检和终检三关,根据正确率对录入人员采取相应的奖惩措施.

3.3.3 适度调整数字化范围

档案数字化是档案共享的前提,数字档案馆经过两年的初步建设后,进入完善和发展阶段,根据档案的价值和使用频率,档案馆可以适度扩大数字化范围,特别须加强与纸质档案配套的电子材料的收集力度.

此外,档案的保存价值和使用频率随着形势的变化而变化,数字化范围应据此作调整.

3.4 强化声像档案建设力度

随着“全媒体”“数字化”时代的到来,人们正在被一个由文、图、声、光、电组成,全方位、立体化展示传播内容的时代所包围,档案信息也必然“被全媒体化”.[4]声像档案作为全媒体时代的一种重要的记忆手段,是传统载体档案的重要补充.然而,长期以为,受到传统档案管理理念的约束,声像档案一直是学校档案资源建设的薄弱环节.今天对声像档案的滞后管理将导致档案资源的表现力在未来受到重大损失.

3.4.1 广泛收集,丰富声像档案资源

学校的声像档案来源可以分成常规来源和非常规来源.常规来源为学校宣传部,档案馆须与宣传部做好声像档案移交衔接工作,超前介入学校重大活动,配合宣传部及其他相关部门做好相关声像档案的收集工作.非常规来源为新老校友、退休教职工、相关社会媒体对本校的报道等,因此档案馆需采取灵活多样的收集方法,扩大收集渠道,除无偿征集外,还可以进行有偿收集、有奖收集.

3.4.2 加强现代化管理,实现声像档案信息资源共享

信息化和网络化是助推学校声像档案利用的有力手段,声像档案的管理手段须应之改革创新.一是加强声像档案数字化.对传统纸质材料、感光材料、磁性材料为载体的照片、录像带和录音等档案及时进行数字化迁移,确保内容以最小的失真或无失真的传承下去.建立独立的声像档案数据库,以实现声像档案的存储、备份、利用的全方位数字化.二是实现声像档案利用网络化.针对需求确定专题,如老照片故事、重大活动、口述校史等,开展编研,利用校园网平台展示编研成果,扩大声像档案影响力,从而把声像档案工作推上新台阶.

3.5 针对学校需求加大档案编研力度

加大编研力度,克服档案馆目前人手紧,高层次编研力量缺乏的困难,整合校内智力资源,实行“内脑”与“外脑”相结合的方法,从本校实际出发,选题从“小而精”起步,在已有编研专题的基础上进一步挖掘深度,如围绕科研编著科研课题申报指南、科技成果专题汇编等,围绕教学编著教学改革轨迹、优秀教案与点评等,围绕校史编著老照片背后的故事等.由“小编研”逐步夯实基础到结合社会力量做到“大编研”,从而扩大编研成果的社会影响力.

另一方面构建网络互动模式,走开放编研之路.[5]充分利用网络的影响力,将编研计划或编研成果发布于网站或微博上,通过留言、网上聊天或Email的方式,由浏览者将需求或反馈提交给编研人员,编研人员将此作为重要的参考信息调整编研计划或内容,进而使编研成果更加贴近利用者的需求.

4 结语

利用是档案工作的最终目的,只有不断地收集与了解档案用户的认知、需求和使用评价情况,才能据此分析档案利用效果和未来的档案资源利用方式与趋向,从而为档案服务工作提供不竭的动力.

由于条件所限,样本选择方面尽管力求均衡,但问卷回收后发现并没有达到完全的均衡,如各专业调查对象的数量均衡,基层工作人员和行政领导干部的均衡,还有性别均衡等.因此最终结果能否完全准确地反映学校档案资源利用的整体水平,有些分析结论可能还有待进一步商榷和改进.

[1]平闽,杨海波.高校师生对于高校档案工作的认知调查研究[J].档案管理,2012(2):70-72.

[2]单红梅.声像档案的重要作用[J].兰台内外,2010(5):32-33.

[3]张正强.论中国电子档案著录标准化的发展方向[J].图书情报知识,2004(5):35-38.

[4]http://www.archives.sh.cn/dalt/daxdhgl/201310/t20131025_39744.html

[5]赵海峰.网络环境下高校档案编研工作的思考[J].北京档案,2010(2):20-21.

Survey of Archive Resources Utilization in Shaoxing University and Its Countermeasures

Shen Hongyu

(Archive Office Shaoxing University,Shaoxing Zhejiang 312000)

Based on the questionnaire result of archive information resources utilization of Shaoxing University, the paper analyzes the users’cognition of archives,requirements of archives and evaluation of current archives utilization,and puts forward some effective paths for the development and utilization of archive resources.

questionnaire;archive;cognition;requirement;development and utilization

G271

A

1008-293X(2015)07-0108-05

(责任编辑 鲁越青)

10.16169/j.issn.1008-293x.k.2015.07.23

2015-01-13

绍兴市教育科学2014年度规划课题(编号:SGJ14001);2013年度绍兴市哲学社会科学研究“十二五”规划项目(编号:125340)

沈红雨(1980-),女,浙江绍兴人,馆员,主要研究方向为:档案信息学.