基于企业档案管理创新研究

刘涛

摘要：随着经济的发展与社会信息化进程的加快，作为企业内部管理系统的档案管理工作也面临着转型的挑战，企业档案作为单位资产的核心组成部分，做好档案管理工作是一个企业建设要做大做强的基础性环节。促进档案管理向现代化、信息化和网络化方向发展，从微观方面看能提高生产效率，从宏观方面看对于贯彻落实科学发展观，全面建设小康社会都是非常必要的。本文首先分析企业档案管理中存在的一些问题，再说明进行企业档案管理创新的切入点，最后阐述进行档案管理创新的相关措施。

关键词：企业 档案 管理 创新

1 现阶段企业档案管理存在的一些问题

1.1 领导的重视不够。对于一般的领导而言，他们将档案的管理想的很简单，仅仅是需要管理员整理一下文件，然后建立档案目录的一项工作。但忽视了企业档案目录工作见效慢，投入大的难点[1]。领导对于企业档案管理定位于次要地位，排在其他的工作之后，这使得企业管理上存在着很大的缺陷。

1.2 企业档案管理工作的方法没有及时更新。目前是一个信息化社会，科技成果得到了广泛应用，但在企业内部，档案管理在很大程度上还比较原始，基本使用纸质档案，使得档案管理的工作效率无法得到提高，长此以往，档案管理工作会无法跟上企业发展的步伐，无法使企业实现可持续发展。

1.3 企业档案管理缺少规范化的程序。①档案收集缺乏相应的规范性。企业档案管理者在收集档案的过程中，主要存在无法按时收集完的问题，有些部门可能因为其他事务而忽视档案，致使到期而无法上交档案部门的问题发生。②档案整理杂乱。在档案收集以后，企业档案部门的工作人员就要进行档案整理，但一般其素质有待提高，在录入一些电子文件时可能会出错，立卷时的排序可能也会与实际的有出入，使日后的查找工作增加难度。③档案使用者操作不规范。一般档案部门对部门内的档案使用管理较为松散，而对部门外人员借阅档案管理较为严格，这会降低档案管理部门遵守规章制度的责任感。

2 企业档案管理创新的切入点

2.1 工作平台创新。企业为加快档案管理创新，应建立完善的、以企业电子文件为中心的信息系统，加快信息化建设的进程，通过软件编程和数据库管理技术，以计算机为中心，管理各项业务活动。例如，企业可以建立以行政办公领域为中心的工作平台，在这个平台上，每个工作人员的登录、工作信息可以自动收集归档、鉴定与保存，工作人员可以很方便地找到自己所需信息，机构内部通信方便快捷，真正实现无纸化办公，能在很大程度上提升工作效率，创造更多的经济效益。

2.2 流程创新。在档案的纸质化时代，企业档案管理更关注企业的业务活动，传统的档案管理模式受很多因素的制约，大大降低了工作效率。而在信息化时代，要坚持创建文档一体化的理念，意识到业务流程与信息流程不可分割，在业务流程完成的同时，文件也形成了从生成、流转到归宿的文档一体化流程。

为了实现流程创新，首先要尽量降低花在流程的中间环节的时间，其次是设计平行的工作流程，再设计相关的跳转、分流工作流程，最后成为循环、交叉的工作流程。

3 推动企业档案管理创新的措施

3.1 改变原有的粗放管理模式，制定完善的、科学的企业档案管理体系。第一，要意识人才的重要性，重视人力资源管理，发挥每个工作人员的积极性。第二，要定期对工作人员开展对档案管理创新相关知识的定期培训，让每个工作人员了解档案管理创新的知识，将理论和实际结合运用到日常的工作中，提高工作效率。第三，要建立有效的奖惩制度，加强制度规范建设，发挥工作人员的积极性。

3.2 加快硬件设施的完善，由外到内逐步推进档案管理信息化。企业高层应重视档案管理工作，加大资金投入，更新档案管理部门的办公设备，利用现代科技的成果，这样可以大大提高工作效率[2]。

3.3 加快档案管理信息化的进程。档案管理信息化有以下优势：①检索、查阅方便。企业的经营活动受各种数据的影响，而档案就是这些数据的重要来源，档案管理信息化不仅能降低档案管理工作人员的工作强度，也能方便企业经营管理者查阅信息，使企业在竞争中获得优势。②保密性高[3]。档案管理信息化能提高档案的保密性，通过加密的方式设置权限等，减少资料外泄的可能性。因此，企业应加快档案管理信息化的进程，使档案管理部门能更好地服务于企业，使企业获得更多的竞争优势。

3.4 将档案管理融入到企业全方位的管理之中。过去，企业的档案管理部门似乎是企业孤立的一部分，缺少和其他部门的交流与协作，企业在制定战略规划时忽视了档案管理部门的重要作用。因此企业应将档案管理融入到企业全方位的管理之中，站在更高的高度看待档案管理工作，使档案管理工作也发生相应的变革，提高其重要性。

4 结语

现今的世界是全球化的世界，全球市场经济不断深化，经济危机牵动着每一个国家，企业的生存环境变得更加复杂多变，企业的经营管理也同样变得复杂。为了提升企业自身的核心竞争力，更新经营理念，在全球竞争中拥有一席之地，企业应该做好战略管理尤其是企业财务战略管理。而企业全面管理是加强财务管理的有效控制手段，所以在新形势下企业应立足实际，解决档案管理信息化存在的问题，做好档案管理信息化的实施。

参考文献：

[1]张萍.浅谈文书档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2013（07）.

[2]陈姗姗.论档案管理在建筑企业的作用及管理策略[J].企业家天地（理论版），2011（03）.

[3]杨春子，孙小康.科技档案管理系统的研究与实现[J].武汉理工大学学报（信息与管理工程版），2006（03）.