全景扫视建筑企业全过程风险管理
2015-06-02盖爽
摘要：北京市建筑工程研究院有限责任公司（下称“建研院”），是全球225家最大国际工程承包商、中国500强企业——北京建工集团旗下一所多学科、综合性、技术研发型建筑领域高科技国有企业。从“鸟巢”、“水立方”到国家大剧院、东方广场、北京电视中心等地标性建筑里，我们都能看到建研院的技术研发身影。 建筑行业市场竞争激烈，建设工程项目自身又存在建设工期长、回款期长的特点，这使得建筑企业在项目运营的全过程中面临多方面的风险。建研院在过去发展中也深受困扰，如客户拖欠账款形成呆账、坏账，应收账款居高不下，企业利益受到侵蚀。在这种情况下，为了全方位防控风险，建研院提出了引入信息化技术，构建项目全过程风险管理体系。
关键词：建筑企业 风险 管理
1 具体内涵
基于信息化的全过程项目风险管理体系的建设是将现代企业风险管理理论与信息化技术不断融合、相互提升、自主开发的过程。该系统将全部需要进行风险管理的事项视为项目作为系统的管理对象，以信息化技术为手段，以项目过程管理为主线，按照各项工作的标准业务流程，将系统的管理覆盖到项目签约、履约和诉讼的全过程，从而达到实时对全部项目全过程的风险识别、分析、控制与处理。
该管理体系的信息系统框架是以风险管理需求为基础，以UCML开发平台为工具，通过数据的采集、处理和分析环节，建立起各种风险管理模块和标准业务流程，从而搭建起贯穿项目签约、履约和诉讼三阶段的风险管理信息系统。这三个系统的主要功能是：采集系统——面向项目业务人员和院、所两级风险管控人员，完成基础数据的采集、处理和储存功能；处理系统——根据项目全过程风险管理需要，对数据库中的信息进行分类、计算、统计等处理，从而得出管理项目三阶段中各类风险的指标数据；分析系统——利用分析模型对风险指标数据进行分析，得出各类风险预警和控制报表，为管理提供决策依据（详见图1）。
2 初步搭建与推广
首先是开展需求分析，组建自主开发队伍。建研院以“自主开发，量身定制，随需而变”为原则，组建了风险管理信息化工作组。工作组由院工作组在走访各一线单位和部门进行用户调查，完成系统框架初步设计的基础上，面向用户召开了六次全员需求分析会，并聘请外部专家对分析会结果给予指导。最终确定，将项目分为签约、履约和诉讼三个阶段，针对其中主要面临的八大风险为防控点，搭建具有三个管理层级，七大功能模块的系统框架。
其次，梳理业务流程，编制配套管理规定。对步骤多、业务处理环节繁琐的原有业务流程进行了精简，对多部门分管、信息流转不畅的进行了共享优化，对流程不完整、风险控制能力差的进行了补漏升级。根据引入信息化技术为工作带来的变化，设计了包括“项目完成量与收支记录管理”等新业务的工作流程。
最后是试行部分功能，开展系统运营培训（见表1）。
3 全面上线
经过了前期的试运行之后，全过程风险管理体系在2011年正式上线，前后历时近2年时间。
3.1 签约阶段：以合同订立为抓手，控制项目决策风险。这一阶段有两个关键环节。一是客商评级。在原有客商基本信息备案的基础上，公司根据全过程风险管理的需要扩充了备案内容；按照新的备案要求对建研院现有所有项目的客商进行了信息采集备案，建立了新的客商数据库；经过与一线商业谈判工作者的多次座谈，整理出了包括资金、资质、产品和服务四大方面的21项指标的客商评价体系，以便设立准入标准，实现客商的动态管理。管理模块上线后，客商备案评级的基本业务流程是：在客商备案方面，项目负责人要对合作方的信息进行调查、填写“客户与供应商信息备案表”，并将备案表和相关证明附件资料流转至院风险管控部门。风险管控部门在接到备案申请后会通过行政工商管理局、企业信用信息网、行业资质查询系统等将对备案内容的真实性进行复核，同时还会考察合作方的企业声誉、行业影响力等；综合多来源多渠道的多种信息后通过信息平台，完成备案审核，合作商信息自动进入客商数据库。只有这些在库客商才能与我院订立项目合同，进而建立合作关系，否则需要进行新的客商备案工作。
二是合同评审。采取了“两级管理三级审批”的风险管控模式。其中，“两级管理”即院、所两级管理，是指各专业研究所对自己的合同要有管理和风险管控，院级风险管控部门对全院合同有综合的统筹管理。同时，审批层级由先前的“两级”上升到了“三级”，即所级领导主要从技术专业角度和市场行情出发，对项目的技术可行性和经济可行性进行评估；院级风险管控部门从法律专业角度出发，对合同条款进行审核，查找风险点并给出修改或防控措施；主管院领导以院整体发展为落脚点，对合同再次进行审核，对于重大项目、重点项目，要经过党政联席会商讨后，或是按规定上报集团公司，或是进行最终决策。
控部门级][所级合同
管理部门][开始（填写
项目信息）][评审意见汇集阶段][评审阶段][评审结果][评审结束][主管院领导][不同意][院风险管
控部门级][同意][评审通过][不同意]
图2 合同评审流程图
3.2 履约阶段：是以进度管理为核心，监控项目履约风险。这一阶段化解为三个风险监控点，一是完成量与收支情况监控。以某收入项目进度风险管控为例，当建研院签订合同后，系统会自动生成一条带有合同基本信息的收入记录。按约提供了服务或产品后，业务人员会按规定填写一条包括日期、建筑承包企业实际完成量、单位和单价的记录。系统则自动算出完成量金额，并自动实现以上信息的汇总；同时还会将完成量金额与合同金额进行比对，自动计算出完成进度。支出性项目数据录入、计算、汇总方法同理。由此，各层级用户可以实时掌握项目的进度情况，将实际进度情况与合同条款进行比对，从而完成对于进度风险的识别、排查工作。业务人员实时更新项目进度和资金情况，可以记录自己的工作内容，并且由信息系统自动计算出其他多项风险监控数据；所级项目负责人及合同管理员，可通过系统实时掌握项目进度和资金运转情况，监控履约风险；院级风险管控员，可通过现有进度及收付款情况与合同条款的比对，及时获得违约风险信息，适时采取应对措施。
二是履约状态更新。针对建筑业项目履约周期长的特点，建研院按照项目随时间推进而呈现出的特点及可能出现的风险类型将签订合同后的项目划分成了不同的履约状态，以便针对不同状态有的放矢地进行风险管控。
三是应收账款统计。针对建筑企业项目周期长、资金占用量大的特点，建研院在信息化技术的基础上设计了应收账款统计模块，在实现自动按项目或按客商统计应收账款余额的同时，还可进行账龄分析，以减少坏账对企业利润的吞噬。管理系统会根据《企业会计准则》和建研院财务管理办法自动实时进行应收账款分析。通过此分析，可以非常直观的获得各类型业务应收账款在部门、项目及对方单位的分布情况，还可以给出账龄组成。这些分析不仅可以为客商评级、进度管理、清欠回款提供支持；在季度末，还将为财务管理数据的生成服务；在年度，风险管控部门将针对所有应收账款进行询证，在核实账目的同时为债权的确定提供证据，以达到控制风险的目的。
3.3 诉讼阶段：这一阶段主要是诉讼清欠为重点，规避项目纠纷风险。一是诉讼时效预警。针对建研院项目多、涉及专业广这一特点，为了使权利始终处于法律保护范围之内，在诉讼阶段创新性的开发了诉讼时效预警模块，即在合同诉讼时效到期前60天，模块自动预警，以提醒风险管控人员时效即将结束，应及时采取措施。这一管理环节可以达到防止时效过期、保护企业利益、及时消除隐患的目的。二是法律案件管理。项目负责人会将进入司法程序项目的收支记录中的履约状态选为“进入司法程序”。这时，该项目基本信息就会自动从进度管理和诉讼预警管理模块中被移除，而进入法律案件数据库，并自动统计到“法律案件报表”中，以供风险管控部门通过系统随时掌握全院所有法律案件信息。
4 优化升级
随着企业对风险管理需求的不断提高，2013年建研院又对这套风险管理体系进行优化升级。在信息化技术方面，信息化工作组计划采用B/S架构提升信息系统界面的可视性和系统运行的流畅性，并利用互联网技术实现项目数据的异地录入、查询与汇总。在管理体系方面，风险管控部门计划将原有出入库管理模块改造升级后纳入现有风险管理体系，在实现与项目对接、与收支对应的基础上，加强对实物资产的风险管理，完善现有管理模块的功能。
全过程风险管理体系上马运行之后，企业实现了风险实时监控，各类监控指标不再靠人工产生，而是系统自动生成；数据可以实时更新、全院共享；全部工程项目的风险都以指标形式来监控，依据完成量、应收账款账龄、诉讼时效等关键指标，对存在高风险的项目进行特别关注。通过风险管理系统的层层控制，企业能够在项目执行的初期、中期、后期有针对性地对风险进行预警、处理、化解，最终实现有效防控风险的效果。2012年，建研院通过三级防控拒绝签订有风险的合同210项，项目合格履约率95%，客户满意度调查优秀率95%。企业自2009年初到2012年全过程项目风险管理体系试运行以来，企业收入平均增长率达32.58%。与此同时，该风险管理体系的搭建也为企业培养了一支专业的信息化团队。endprint
