医用耗材网上请领平台的搭建及采购流程的优化

邓文艳，徐向天，张玉华

首都医科大学附属北京朝阳医院物资器械中心，北京 100020

医用耗材网上请领平台的搭建及采购流程的优化

邓文艳，徐向天，张玉华

首都医科大学附属北京朝阳医院物资器械中心，北京 100020

本文探讨了在医疗业务规模扩大、门诊量和住院量不断攀升的新形势下，医院管理部门运用企业资源计划（ERP）系统，通过搭建医院物流系统，实现电子商务模式的订货方式，提升医用耗材管理水平。从而达到规范耗材管理、精确临床服务、降低医院运行成本、节约人力资源的目的。

ERP系统；医用耗材管理；网上申领；物流管理

随着医用耗材在医院中使用量的逐年递增，现代化医院必须依托先进的管理制度和管理软件，才能在实现对医用耗材的精细化管理同时，达到更好为临床科室服务的目的。

我院2013年门急诊突破372万人次，出院人数达7万多人次，病房手术例数2.8万多人次。如此大规模的临床医疗行为，是与医用耗材这一载体密不可分的。这要求耗材主管部门必须能够保质保量完成医用耗材的采购任务，同时迅速、准确地将所需医用耗材送至科室。但是我处采用的是2003年开发的物流系统，存在数据不共享、耗材信息不完整等诸多问题。这与我院的门急诊及住院规模严重不匹配，同时也无法满足医疗器械主管部门对医用耗材的管理要求。针对这一情况，我院于2012年底着手开展新的企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统的上线工作。采用电子商务的模式，实现临床科室网上申领，我处下送医用耗材的模式。

1 系统现状及问题

我院早在1989年开始使用电脑系统管理耗材。第1套软件和第2套软件由我院计算机中心工程师自行编写。这两个版本的软件都是单机版，即只能录入并存储出入库数据而不能实时修改库存数量。尽管前两代系统只能实现报表的编制以及科室账的管理，但是在当时的条件下，其管理理念也是具有时代先进性。2003年我院开始使用第3套物资管理软件—Easy医用材料管理系统。这套软件实现了器械科采购、库管各岗位间数据的网络化传输，加强了库存数据的实时性和准确性。但是对于医院目前的业务量，它逐渐暴露出以下问题：

（1）医用耗材信息不完整。第3套管理软件对于耗材基础信息管理不严格，无法按照一品一物一规一码录入，因此存在一码对多物的情况。由于早年信息维护规则不严格，因此产品注册证名称、系统名称、订单名称和领物申请单名称不一致，这给日常工作带来很大困难，特别是人员轮岗阶段。

（2）库存量难以控制。我科之前的订货模式为：对于通科使用的低值耗材，库房进行备货。库管员根据工作经验，每半个月提交一次纸质订单。未做备货的医用耗材由科室实时提交手写纸质订单。此种模式下，如遇节假日，则库管员难以掌握订货数量，出现断货现象。

（3）采购无计划。由于临床各个科室提交计划均为随机行为，且在较短时间内就需要领取货物。因此采购员每天都在疲于处理订单，同一天内给同一厂家打多次电话订购医用耗材的情况时有发生，浪费了宝贵的人力、物力、财力[1]。

（4）领物混乱。由于采购工作进行的无序，因此库管员收货时间不固定。往往出现库管员在验收货物的同时，还要完成货物的发放工作。这不仅增加了库管员的工作强度，还易发生错误。

（5）信息闭塞。因为该系统依托于物资器械中心内部组件的局域网运行，所以使用系统的人员均为医用耗材供应保障的相关人员。临床科室管理人员如果需要查询当月支出明细及汇总，需要亲自到物资器械中心找相应人员打印纸质报表。

基于上述问题，我院于2013年启用新的ERP系统[2]。

2 网上申领平台的实现

2.1 系统硬件环境的构建

临床科室是医用耗材的主要申请和使用科室，因此我院在构建系统的时候以目前已经搭建的医院信息系统（HIS）局域网为平台，通过在各护士站现有电脑上安装请领平台客户端的方式，实现医用耗材的网上请领。

2.2 网上请领适用科室

临床科室采用网上请领模式，而对于非临床科室，目前采用的还是原有请领模式，见图1。

图1 原请领流程

2.3 网上请领流程

网上请领平台包括以下几个功能：网上请领、申请单汇总、推生订单、推生入库单、推生出库单。临床科室的网上请领流程，见图2。

图2 网上请领流程

（1）各临床科室指定领物员通过客户端登陆物流系统，制作下个月物资请领申请单。申请耗材种类包括在库房、供应室领取的通用耗材，以及科室专用耗材。

（2）领物员提交申请单后，由本科室主任于每月25日前审核申请单。

（3）采购员分别于每月10日和每月25日集中审批临床科室主任审核通过的该科室申请单。如采购员对科室申请的医用耗材品目和数量存在异议，则需通过申请平台或电话通知到相关人员核实。

（4）采购员通过请领平台的汇总功能，按照物料编号汇总审批通过的各临床科室申请单。

（5）采购员调整全院医用耗材汇总单上每种耗材的订货数量。调整数量时需要考虑：①未采用网上请领平台的其他部门是否会领用该医用耗材；②该编码耗材的包装数量；③当前库存量。

（6）采购员在调整完汇总单的订货数量后，将申请汇总单按库房和供应商拆分成订单。

（7）采购员通知各供应商送货。

（8）采购员与库管员共同按照采购订单验收货物。库管员完成医用耗材入库工作。

（9）库管员根据临床科室申请单备货并推生出库单。临床科室存放耗材的地方较小，为了避免一次将整月使用耗材集中送抵造成无处存放的问题，系统在申请单上预留了下送次数这一选项。

（10）下送人员将库管员分装好的各科室医用耗材及出库单送抵科室。

（11）下送人员将签好字的出库单交回至库管员[3]。

3 取得的效果

3.1 减轻临床科室工作负担

没有进行网上请领之前，临床领物员需要区分哪些医用耗材需要向库管员递交纸质计划单，哪些医用耗材需要向采购员提交纸质订货单。实行网上请领后，领物员只需将所需医用耗材的种类及数量填写清楚即可，而无需区分所属库房、对应采购人员以及相应申请单据，从而大大减少了临床科室的工作量。待系统全面完成后，临床科室管理人员可以通过请领平台查询本科医用耗材的领用量及支出情况。既提高临床管理水平，又减少纸张以及硒鼓的使用，直接降低医院运行成本。

3.2 实现医用耗材采购的集中管理

我院实行医用耗材网上请领之后，每个月固定两个时间段处理科室申请单。采购员从审批科室申请单到推生出采购订单，大约需要2~3个工作日，打电话通知厂家送货需要1~2个工作日。常规采购活动大约占到每个月工作日的40％~50％，时间主要集中在月中和月底。采购员在完成低值耗材采购工作的同时，还能从事高值耗材采购工作、医疗器械不良事件监测上报工作、组织申请耗材的论证会工作，减少所需编制，节约医院人力成本。

3.3 优化库房管理

采用固定时间采购后，库管员收货时间固定。这就避免了因为供货商送货时间不固定，导致库管员需要一边给临床科室发放货物，一边验收货物这种情况的发生，降低库房发生差错的概率。以前每逢节假日，库管员无法掌握临床科室的真实需求，只能凭经验备货。临床科室同时大量领用耗材，货物瞬间领空的情况时有发生，导致采购员需要紧急补货。申请平台上线后，各临床科室每次提交的都是全部所需医用耗材的申请种类及数量，从而很好地避免了上述问题，优化了医用耗材的库存量管理。

3.4 提升管理水平

没有进行医用耗材网上请领之前，临床科室提交的申请单、订单都是纸质形式，有时仅是电话订货。这些数据信息无法进行长时间保存和查询，给医院和我科管理带来很大不便。如果出现货物没到或无科室领取的时候，不容易明确责任。网上请领平台则很好地解决了这些问题。待系统全面完成后，临床科室管理人员可以通过请领平台查询本科医用耗材的领用量及支出情况[4]。

4 改进的方向

尽管请领平台很好地解决了上述很多问题，但是在使用过程中发现还有一些方面需要继续改进和提升。

（1）改进医用耗材字典。目前对于医用耗材还没有命名规范和标准出台，因此我院在构建数据字典时采用的是产品注册证上的名称，使得临床科室在申请耗材的时候就比较困难。针对这种情况，我科制作了名称-俗称对照表供临床参考。如果在构建耗材字典时能够增加临床收费名称一列，临床科室在使用时可以更加便捷[5-6]。

（2）建立订货平台。物资管理系统目前已经实现的功能有：请领、订货、产品库存管理以及部分高值医疗耗材的溯源。目前欠缺的是医用耗材订货平台的构建。订货平台主要功能是系统通过外网将订单以短信或邮件的方式发送给供货商，这样将大大降低采购员的工作量，缩短科室领取货物的时间[7]。

医疗行为中产生的数据量在逐年增加。利用网络技术和软件程序能够提高涉及医疗耗材领用和使用中各环节的工作正确性，缩短工作时间，提升工作效率和服务质量[8]。并且能够更好地监管医用耗材的使用，保护患者的权利，为医用耗材的溯源奠定基础。

[1]丁效军,陈宇珂.基于物流网的医用耗材管理系统设计[J].中国医学装备,2013,(3）：23-25.

[2]娄海芳,王志康.医用耗材ERP供应链管理模式的研究与探讨[A]. 2011年浙江省医学会医学工程学分会第九届学术年会[C].2011.

[3]张凤勤,陈姗姗.医用耗材库房管理方式探讨[J].中华实用诊断与治疗杂志,2013,(4）：413-414.

[4]周晓明.我院医用耗材实耗实销管理模式探讨[J].中国医疗设备,2013,28(9）：78-79.

[5]邓玲,董蔚,尹军.我院医用耗材网上请申领及派送的实现与体会[J].医疗卫生装备,2012,(9）：96-97.

[6]张喜雨,刘斌,王国忠.医用耗材集中采购工作的探讨[J].中国医疗器械信息,2009,(4）：25-27.

[7]王斌.医院耗材管理浅探[J].中国医药科学,2011,(9）：148,151.

[8]姜玲莉,龚纯贵.医用耗材信息化管理现状与对策[J].解放军医院管理杂志,2012,(4）：365-366.

Establishment of the On-Line App lication System and the Optim ization of the Procurement Procedure

DENG Wen-yan, XU Xiang-tian, ZHANG Yu-hua
Material and Equipment Center, Beijing Chaoyang Hospital Affiliated to Capital Medical University, Beijing 100020, China

In view of the enlarged business scope as well as the continuously-increased num ber of inpatients and outpatients in the hospital, this paper introduced the practice of the management department in Beijing Chaoyang Hospital in application of the ERP (Enterprise Resource Planning）system and establishment of a hospital logistics system. As a consequence, the procurement orders could be placed in the mode of electronic commerce and medical consumables management was improved, which realized the objectives of standardized consumable management, accurate services to clinical departments, reduced operation costs and human resources.

enterprise resource planning systems；medical consumable management；online application；logistic management

R197.39；R197.324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.09.045

1674-1633(2015）09-0141-03

2014-12-27

作者邮箱：wenyan.deng@163.com