试析如何做好新时期档案管理工作

刘国明

[摘 要]任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。

[关键词]新时期；电子文件档案；档案管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201528094

作为一种知识管理，档案管理在社会发展中表现出来的重要性越来越明显。面对社会新形势的发展、新时期档案工作的需要，如何将档案管理工作做好，促进档案事业与经济社会协调发展，使档案管理工作更加规范化、标准化、制度化，并以此来指导档案管理工作，应从以下几个方面抓起。

1 电子文件档案的出现和发展

计算机的诞生带来了电子商务、电子货币、电子军事、电子政府等一系列新工作方式与生活方式。随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。

由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄露或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临亟待解决的重要课题。

电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是21世纪档案工作遇到的新课题。不断地研究、探索这方面的工作，不但能够及时发现计算机操作系统的不足，改进电子技术措施，增加电子文件的安全性，使档案资源得到安全、可靠的保护，更能加强档案信息交流，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，促进经济建设的稳步发展。

2 档案是社会文明进步的重要标志

从历史的角度看，档案是历史的记录，通过档案可以摸清历史脉络，了解重要史实，从历史的发展和演变中总结经验，吸取教训，探索历史发展规律。从现实的角度看，档案是当今社会发展的真实写照，它记录了党和国家在经济建设、社会建设等方面的路线、方针、政策，让老百姓有广泛的知情权、参与权；档案是人类智慧的源泉，是社会文明的思想宝库，是科学研究不可缺少的第一手资料，借助珍贵的档案资料研究和解决实际问题，可以减少人力、物力和财力的浪费，不断提高工作效率。

档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析，得出如下结论：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

3 档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求

随着社会的现代化发展，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，也是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。

电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件归档部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。

要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同人的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。

（上接P93）稳定发展，应该予以重视。高职院校在学生公寓管理实施的过程中，应切实加强安全相关工作的开展，责任到个人，及早发现问题并解决问题，将一切威胁到安全的因素扼杀在萌芽状态。加强学生公寓安全管理，首先要注意做好基础设施的检查工作如灭火器、消防栓、安全通道设施等，对于损坏的部分及时予以维修或更换，确保其可以在任何时段都可以正常使用。其次，要定时组织学生开展安全培训活动。强化学生对安全的认知，杜绝一切危险行为，对学生进行安全培训，让其掌握一定的安全知识和技能，以保证学生在安全的环境中健康成长。

3 将思想政治教育融入到高职院校学生公寓管理工作当中

思想政治教育是我国高等教育的重要部分，是树立学生正确意识观念的基础教育，应渗透到高校教育工作的各个环节当中。党中央也就此做出了重要批示，在《中国中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育工作的意见》中提出：“要高度重视大学生生活社区、学生公寓、网络虚拟群体等新型大学生组织的思想政治教育工作，选拔大学生骨干参与学生公寓、网络的教育管理，发挥大学生自身的积极性和主动性，增强教育效果。”因此，将思想政治教育融入到高职院校学生公寓管理工作当中，是党对高校思想政治教育的要求，也是高校加强学生公寓管理工作的重点。

将思想政治教育工作融入到高职院校学生公寓管理工作当中，需要高职院校深化对思想政治教育和学生公寓管理的认识，依托于高职院校学生公寓管理新模式，从学生教育的角度出发将思想政治教育与学生公寓管理结合在一起。具体而言，要加强高职院校学生公寓的文化建设。文化映射出了人类的精神和思想，学生公寓文化对学生正确思想意识的形成产生了积极的影响。高职院校学生公寓文化的建设方式是多种多样的，可以在学生公寓内设置文化宣传墙，以文化、图画等方式将学生公寓管理规章制度展示给学生，让学生自主规范自己的行为；组织学生开展公寓管理知识竞赛、海报制作等活动，使学生在感受快乐的同时树立自我管理的意识等。另外，加强高职院校学生的文明教育，以促使其形成良好的行为习惯。只有树立学生正确的思维意识，才能指导其形成正确的行为。由此看来，高职院校思想政治教育从生活实践中抓起是非常有必要的，对提高教育实效具有重要的现实意义。可以在高职院校思想政治教育的过程中，穿插公寓生活实例，树立学生的是非观，培养学生的自主判断能力，借此帮助学生形成良好的文明习惯；在高职院校学生公寓管理过程中，指正学生错误行为的同时加入思想政治教育的部分，深化其对文明公寓的认识，从自我做起，从生活的点点滴滴做起，为学生公寓文明建设作出应有的贡献。

参考文献：

顾书创新高校学生宿舍管理模式 创建和谐高校环境[J].社会视窗，2010（10）.