如何在公司改制中发挥好档案工作的作用

朱海嫔

摘 要：面对公司的改革、改制，档案工作如何在这种特殊时期和过程中适应新的变化，把相应的作用发挥出来。本文从管理思路、管理体系、主体地位的改变和对档案资源重新整合等几个方面进行探讨，并就公司改革、改制后的如何开发和挖掘档案信息资源，为公司档案事业巩固和未来新的发展等方面进行论述。

关键词：公司改制;档案工作;作用

随着国有企业改革、改制的不断深入，有许多单位要改变原有的管理体制和所有制形式，因此一系列新情况、新问题随之而来。在这过程中，如何保证公司档案资源保值升值，如何才能使档案发挥应有的作用，是公司以及档案工作者应思考的新课题。

面对公司改革、改制，从档案管理学的角度应正确面对以下几个问题。

1 档案管理思路的改变

公司档案管理的总思路，是一个公司随着社会的进步，经过工作实践和长期积累凝聚与发展而逐渐形成的，它是属于精神层次的东西，既有对公司历史渊源的沿袭，又有对公司发展的沿续，是历史价值与时代价值的双重反映和体现。因此，公司档案管理的思路是一个公司的追求和内在灵魂的体现。

公司管理体制的改革，伴随着经营活动的内容也发生了很大的变化。改制后，塑造和培育合格的市场竞争主体和企业法人主体，实行产权重组、政企分开，法人治理结构，建立董事会制度。从而建立市场经济运行机制，档案工作者也必须学习和了解公司化改制的基本内容。随着公司的不断发展，档案的收集面也越来越广，内容也越来越丰富，档案人员要改变原有的管理思路和方法，与时俱进，不断加强业务知识的学习，提高自己的业务水平，以适应新的企业发展需要，提升自身的综合能力。

2 档案管理体系的改变

公司的档案部门是在改革、改制之前就已经形成的，既具行政管理职责，又有业务管理特色的一级机构。而公司档案管理是一个相对封闭和完整的管理体系，并以一定的规则维持着一种相对固定的模式，这种长期固化了的管理体系，往往与原公司的价值追求、利益关系紧紧联系在一起，保持着自身相对的平衡状态，如果公司不存在改革、改制的需要，这种平衡状态也许很难被打破。

公司改革、改制后，档案管理发生了重大的变化，更应履行自己的职责：

①开展档案工作的调研，摸清档案形成的内容。

②针对改制后档案工作中出现的新情况、新问题，加强对档案工作者的教育培训，进一步开展档案学理论的研究，使之指导我们的实践。

③制订出相关档案管理标准和管理流程。

④在充分尊重企业自主权和档案管理特点的基础上，加强对企业档案的工作的法律监控，依法规范企业各种档案事务行为，更好地发挥档案的作用，为企业多提供政策服务和业务服务，形成与社会主义市场经济体制相配套的宏观的企业档案管理机制和运行机制。

3 档案管理主体地位的改变

公司改革、改制后，公司档案管理的主体，即公司档案管理者的地位将会发生这样或那样的改变，这是不可避免的。无论是公司还是档案管理主体本身如果不能以足够的重视对待這种改变，其所带来的不良后果，有时是后续工作所无法弥补和挽回的。在以往一些公司的改革改制过程中，就有部分公司领导对档案管理工作的理解和重视程度不够，致使档案工作人员变动大，造成档案工作交接不清，档案散失等的事件发生，如：有些公司的协议、合同丢失等，非常不利于公司以后的发展。 因此，要树立“两个理念”，把握“三个问题”，与时俱进，求实创新，做好公司的档案工作。“两个理念”一是效率效益理念，用效率效益理念来指导和衡量档案工作，实现档案价值功能的最大化和检索利用便捷化。结合上海市药材有限公司的特点，经营档案是该公司的一大特色，重点加强经营活动档案的收集归案。二是服务理念。树立档案为经营和各项工作服务的思想，变被动等待为积极主动地为经营和生产提供服务。把握“三个性”一是把握归档的时效性。及时跟踪档案产生全过程。二是把握档案资料的完整性。在归案工作中要掌握重点档案的收集，确保档案的齐全。三是把握工作的主动性。档案人员要做有心人，平时注意关心公司发生的重大事件和重要活动，主动收集相关档案，求真务实扎实做好档案管理工作。充分实现档案人的价值，提高档案工作对公司的贡献度。而从另一方面来讲，作为档案管理主体也应正确面对改革、改制带来的各种变化，调整管理体系和工作方法，努力适应改革和改制的新发展需要。

4 对档案资源的重新整合

公司改革、改制的目的在于更加适应社会主义市场经济的发展，以求公司自身价值和所创社会价值的最大化，改制后的公司档案工作要最大限度的服务于公司发展的新目标，对档案资源的收集和馆藏结构方面也应做必要的和相应的调整，以充分发挥档案优势，方便开发和利用。如果死守过去的模式不变，势必给新情况下的档案利用、开发带来诸多不便和不利。公司改革、改制后，档案工作者要迅速适应新的公司形式，变换思考问题的角度，把新知识、新观念和新鲜的气息带到公司档案工作中，深层次开发和挖掘档案信息资源的价值，为公司档案事业的发展开辟新的空间。

①应该特别重视档案工作的服务特性，在提供利用上下功夫。根据档案工作自身的性质和发展要求，努力做到档案工作在服务中求创新。档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的条件，档案服务是档案工作的重心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用。档案服务创新是档案工作持续发展的根本动力，要坚持创新和创造性地开展档案工作，档案工作才能达到有高度、有特色。

②要注意利用和发挥协作的优势。现代社会，协同学理论为我们发展各项事业提供了理论的支持。公司改革、改制后，档案工作要寻求新的发展点，可以考虑与本单位有关部门合作，乃至引入社会力量和资金共同开发、挖掘档案信息资源，充分发挥档案工作人员和各专业技术人员在各个领域方面的优势，这样既能解决档案部门人员、经费不足的状况，又能解决档案开发利用和深层次挖掘与各方面需求的矛盾。同时，通过合作，密切了档案工作与公司其他部门乃至社会各方面的关系，为以后档案工作的发展提供有利契机，使公司档案工作更好地贴近公司、贴近社会、贴近服务对象。

③要学会把“产品”的理念引入档案管理。公司档案工作在新的形势下，应该用新的思维、新的视角来看待，把开发和利用及档案编研成果当作“产品”来生产不失为一种好的做法。档案是公司文化的一部分，是一种特殊的公司文化产品。因此，对于在不同公司的不同部门，档案的开发和利用是有不同的特色和作用的，档案工作者要在深层次开发和挖掘档案信息的价值上多下功夫、多做文章，要力争多出“好产品”，多出“龙头产品”，为公司经营发展提供服务，有作为才能有地位，以此树立和不断提高档案工作在新型公司中的地位。

④随着公司信息化建设进程的加快，要求公司档案工作不断接受知识、更新观念，跟上信息化发展进程的步伐。要重视档案工作与办公自动化（OA）、管理信息系统（ MIS）、客户关系管理（ CRM）、供应链管理（SCM）、公司资源计划（ERP）等的结合点，并考虑如何为其提供相应的档案信息方面的服务。

现代社会，信息化的意义和价值已被越来越多的公司认识和重视，公司正是通过信息技术的广泛应用，加快公司信息化进程，以推进经济结构优化升级，升华公司的竞争能力。公司档案部门要相应地逐步推进公司档案信息化的建设。公司档案信息化是档案信息化和公司信息化的一个重要内容，是指运用计算机技术、网络技术、信息技术对公司档案工作进行改造，重建公司档案工作的馆藏结构、业务流程、动作模式和管理理论。

笔者认为公司改革、改制后，在公司档案工作的信息化建设中，应注意档案信息化建设与整个公司的信息化建设的衔接，要使档案信息化成为公司信息化建设的一部分，一个有机的、不可或缺的重要组成部分。这个建立的过程可以是从简单到复杂、从局部应用到全过程控制的过程;当然，也可以另起炉灶，打破原公司的原有基础和模式，建立高起点的和新型公司信息化建设同步的档案管理系统工程。只要最终把握住以实现档案信息共享为目标，为公司的管理和经营提供统一的档案信息服务这个目的，只要是最适合本公司发展特点的，就是最好的。

⑤在改革、改制公司，档案工作尤其不能忽视了“效益”。在严酷的市场经济条件下，不计成本、不讲效益是不现实的。对于公司档案的深层次开发和挖掘档案信息的价值来说，它也同样应该遵从“投入产出”的规律，也就是要研究如何科学地、经济地投入人力、物力和财力，要研究如何取得和能否取得最大、最佳的效率、效果、效应和效益，当然它既包含著经济方面的，也包含着社会方面的。

“有作为，才有地位”，笔者认为，改革、改制公司的档案工作者在做好了充分的思想和知识上的准备，改变了以往的种种不适应新形势发展的做法和想法后，必将能以饱满的热情、全新的姿态投身到公司的档案工作之中，到那时，我们的档案事业何愁得不到更大的发展和壮大呢？