外贸信函英语语言特点及语篇构建策略

李蓉

【摘 要】外贸信函英语一般有着较为规范的使用方法，是贸易往来交易的重要工具。本文分析了外贸信函英语的语言特点和语篇构建的策略，为外贸商务信函的写作提供启示。

【关键词】外贸信函英语 语言特点 语篇构建

1 引言

入世以来，我国与各国之间的贸易往来日益频繁，商务关系不断深化。外贸信函是外贸交易双方进行沟通必不可少的桥梁，它能够将具体事务通知对方或公众，要求对方或公众按照信函中规定的内容进行具体外贸行为。因此，充分了解外贸信函英语的语言特点和语篇构建策略能够帮助公司树立良好的形象，避免由于用词不当和没有礼貌而损失生意。

2 外贸信函英语的语言特点

外贸信函英语是英语文化的一种特殊语篇，在商务英语信函中，一般对英语的语言特点有着自身独特的要求。

2.1词汇特征

2.1.1专业术语

在外贸交易中，有一些专业术语需要熟记并且掌握，一般这类专业术语都是由首字母代替。涉及贸易的价格、运输、支付与结算，不同的商业术语代表不同的意思。例如：FOB（Free on Board）是运输术语，指港运船上交货；B/D （Bank Draft）是金融术语，表示“银行汇票”，L/C（Letter of Credit）是支付术语，表示“信用证”等。对这些词汇的了解是写作外贸英语信函的首要条件，也是贸易双方明确交易方式的重要凭证。

2.1.2词汇准确

在外贸英语信函中，因为其专业的商务背景，所以在词汇选择上应该了解并选择一些商务活动时所使用的专门词汇，即外贸英语词汇，避免由于过于随便而导致的意思交流障碍。例如：To our knowledge， their financial standing is sound.“standing”在平常英语中的意思是站立，而在商务英语中是状况，这样的意思差别还是很大的。再如：一般在双方进行贸易要约、承诺或者磋商的过程中，用inquire， offer， bid， counteroffer表示询盘、发盘、递盘，用discount， claim， arbitration， draft表示折扣、索赔、仲裁、汇票等。 在信用证操作中，drawer，beneficiary， applicant， issuing bank意为“出票人”“受益人”“申请方”“开证行”，并非“抽屉”“请求者”“发行行”之意等。

2.1.3明了、礼貌

外贸信函英语的语言应该保持“明了（clarity）”与“礼貌（courtesy）”，Bobby曾在《商务交流基础》中提出过商务英语写作的“6C”原则，即：正确（Correctness）、简明（Conciseness）、具体（Concreteness）、文采（Colorfulness）、得体（Considerateness）、连贯（Coherence），这样的要求在外贸英语写作中也适用。只有达到这样的要求，才能准确地表达出商务交流的内容。另外，在词义色彩方面，应该尽量做到礼貌，即使不能接受，也应该用委婉的语气表达，避免直接拒绝而引起对方不快。

2.2句式特征

商务英语的句式要与其自身特点相适应，尽量使用陈述句以准确地叙述、解释和说明在贸易往来中的各个环节，以准确的语句来表达自己的意思观点，说明事实。除此之外，由于外贸信函写作必须要遵循礼貌的原则，所以，虚拟句的使用也会比较广泛，这使得信函的语气委婉客气，表达出贸易双方真诚合作的愿望。

3 外贸信函英语的语篇构建策略

3.1体现出“您”的态度

外贸信函中体现出“您”的态度是指写作时出发点要强调是站在对方的立场上，这不仅充分地显示了自己的礼貌，而且拉近了贸易双方的心理距离，使可能存在的分歧缩小，有利于双方贸易合作的达成。例如：“We shall give you special offers for orders not less than 5，000 dozen at a time.” 和“You will get special offers from us for orders not less than 5，000 dozen at a time.”虽然表达的意思相同，但是两者读起来的感受却截然不同，第二句能够使对方感受到自己的诚意和尊重，从而有利于贸易的促成。需要注意的是，体现“您”的态度并不是单纯的以第二人称叙述，需要根据具体的情况做出正确的表述。有时，以“we”开头的句子也能体现出“您”的态度，例如：Wed like to cooperate with you.

3.2正确地运用衔接词

在一篇正式的外贸信函中，衔接词是意思表达条理性的重要工具，因此，需要正确地运用衔接词来使得文章语意通顺。在商务英语中，表达次序的词有first， second， then， next， after， finally； 表示原因的有since， because， as， for； 表示結果或后果的有therefore， as a result， hence， accordingly， consequently； 表示转折的有but， yet， however， on the contrary等。除此之外，为了避免误解，在外贸英语信函中，应该尽量少地使用“it”等代词，避免行文的模糊和误解。

3.3围绕一根主线

外贸英语信函的写作尽量保持一封信一件事的原则，这样可以避免由于阅读上的疏忽而导致的错漏现象，而且一事一信能够突出主要内容，礼貌而且一目了然。外贸英语信函一般由三个部分组成：起始、主体和结尾。起始部分紧抓读者的需求，吸引其注意力，激发其兴趣。主体是业务的具体介绍和处理，最后做出希望或承诺。

4 结束语

综上所述，外贸信函的写作需要掌握商贸英语的语言特点，根据不同的语境构建合适的语篇，做到意思表达简洁、明了，措辞恰当、礼貌。只有掌握并且灵活运用外贸信函英语的这些特点，才能实现商贸双方之间的意思交流，促进双方的贸易合作，使得双方之间的交际更加和谐，真正实现商务英语信函在外贸中的交际功能和积极作用。

【参考文献】

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