高职院校二级管理体制初期教学秘书的工作体会

2015-05-20罗华根

教育界·下旬 2015年2期

罗华根

【摘要】本文总结了自己在学校推行二级管理初期三年的教学秘书岗位的一些体会，对二级管理体制初期的定位及分工合作的认识，以及对教学秘书如何处理与学校一级管理处室的关系，协调二级学院与校一级学院在教务方面的关系提出了自己的观点。

【关键词】高职院校二级管理教学秘书

高职院校从大规模地高速扩张到如今的内涵建设，经过了一系列的探索和实践，尤其是现在的高职院校学生规模都在六千至一万人，内部管理体制改革必须有重大的进展和突破。当前，大部分高职院校参照本科院校进行了二级管理体制改革。二级管理中教学秘书如何定位，如何发挥其工作能动性和積极性，已成为二级教学管理及广大教育工作者所必须面对的一个课题。

一、关于二级学院教学秘书岗位和职责的理解

教学秘书是二级学院的教务工作助理，其任务是协助各二级学院领导搞好教学行政及学籍管理工作，教学秘书业务上受二级学院及教务处的双重领导。

1. 教学秘书是学校教务处与二级学院教学管理之间的桥梁和纽带

管理学下，最重要的管理原则就是权责相应，这也是高职院校实施二级管理的基本保障和要求。现阶段，我院施行二级管理三年来，有些二级管理制度难以实施，主要表现在二级部门与校一级行政处室基本职能没有明确划分，存在着过多的交叉和重叠。所以教学秘书必须协调好两者之间的关系。教务处对各二级学院教学任务、考试、学籍等日常的教学管理与检查都通过教学秘书来组织和落实；同时，二级教学单位对排课等的要求和意见，也要通过教学秘书与教务处沟通；学生对二级学院、教务处、教师本人的意见，也往往由教学秘书来传达；此外，各二级教学单位之间也需要教学秘书来联系。

2. 教学秘书是二级学院与教师、学生之间的桥梁和纽带

二级学院教学秘书是教学管理的第一线，直接面对教师和学生。教学秘书从教学任务管理、考试管理、学生学籍管理等方面要做到上情下达，下情上传，吃透二级学院的管理意图，将其体现到具体的工作中，把二级学院的要求传达到教师和学生，把教师和学生的要求及时反馈到二级学院负责人。

二、关于做好教学秘书工作的理解

1. 教学秘书的管理范围小，但内容驳杂，教学秘书工作必须要有奉献精神

教学秘书工作不能像教师一样站在教育的最前线，关键在于使教学工作顺利运转。所以教学秘书工作必须要不误事、不出事、不乱事，只有把琐碎的事情处理好，才能提升自己处理大事的能力和水平；教学秘书既为教师服务，也要为学生服务，对学生的服务质量更能体现教学秘书的人格素养，对于学生的咨询，要真正做到态度和蔼、耐心沉着、举止得体、语言文明、表述准确，富有感染力和亲和力；教学秘书还是办公室服务团队中的一员，应当具有团队意识，关心同事，与同事一起创造一个愉快的工作氛围，时常保持平常心，高调做事，低调做人。

2. 教学秘书的管理层次低，工作必须具有艺术性

一名优秀的教学秘书不仅要明确自己所处的位置，而且还要懂得合适的工作方式和方法。在处理和领导的关系时，要做到尊重不吹捧，服从而不盲从，主动而不越位，沟通而不封堵。在现实的工作中，各部门的领导对待问题的观点及解决问题的方式都存在着差异，教学秘书要在本职范围内做好部门内部的工作，还要尽力协调缩小各部门之间的差异，取得上下一致，共同为部门事业服务。

三、关于现阶段学院教学秘书管理存在的问题

现阶段各高职院校在施行二级管理体系初期，不管在教学管理还是教学秘书管理上都存在着不尽如人意的地方。

1. 对二级教学管理不够重视

由于原先校级管理机构庞大，基层管理力量薄弱，导致在改革初期，管理职责不明，任务落实不到位；还有在认识上，二级教学管理仅仅只是在排课、调课、学生成绩、考试安排等方面做一些上传下达的工作，导致了对二级教学管理的不重视。

2. 管理模式落后

现阶段高职院校二级管理负责人都是教学和科研中坚，缺乏教学管理方面的理论知识，而且教学、科研和管理任务重，缺乏培训的时间和学习主动性，对教学管理往往按照文件办，被动接受。

3. 缺乏激励制度

二级教学单位教学秘书管理内容多、范围广、工作杂，工作成绩不易量化，可操作性差，所以在考核奖励时没有什么依据，使得奖励很难落实，调动不了教学秘书的工作积极性和主观能动性。

四、关于加强教学秘书队伍建设的建议

教学秘书工作的工作性质使其作用的发挥很大程度上依赖主管领导的重视。

1. 明确岗位职责，提高教学管理中的地位和作用

教学秘书工作是一个多层次、多序列、多因素的动态过程，没有明确的岗位职责和相应的地位，很难使其在工作上有卓越的表现。