人事档案管理在中学人力资源管理中的作用分析

何菁霞

摘 要：在中学的人力资源管理中，人事档案管理是十分重要的组成部分，做好人事档案管理有助于提升中学人力资源管理的水平。中学的人事档案管理是对人的学习、生活、工作以及思想认识、价值品质等记录和反映，通过人事档案能够对人的信息有一个直观的了解。学校的人力资源管理部门应加强人事档案管理工作，认识到人事档案管理对于中学人力资源管理的重要作用，积极采取措施强化人事档案管理。本文就人事档案管理在中学人力资源管理中的作用进行分析和研究。

关键词：人事档案管理；中学人力资源管理；作用

人事档案是人力资源管理中各项信息的载体，人事档案的内容是人才选拔、任用的重要依据，科学的对人事档案进行管理有助于人力资源的开发。中学的人事档案管理应努力适应现代化的发展需要，强化服务意识，采用科学、合理的方式进行人事档案管理，促进人事档案管理规范化、制度化。

1 人事档案管理在中学人力资源管理中的作用

1.1 保管人力资源的相关信息

中学的人事档案管理是对中学人力资源的相关信息进行记录、保存，人事档案中记录着教职工的个人基本信息，例如年龄、学历、籍贯、职位、科研成果以及社会经历等内容，通过人事档案信息，中学能够对学校的教职工给予客观、准确的评价，有助于学校对教职工进行全面的了解和开发，为学校的人力资源管理提供了科学、真实的依据。[1]

1.2 为人事变更提供依据

人事档案管理还能够为学校的人事变更提供科学的依据，学校的人事档案与学校流动人员的薪酬有着直接的关系，当学校出现人事变更时，人事档案就成为变更的依据。但学校教职工工作变动时，需要将自己的人事档案带到新的单位，人事档案的情况在一定程度上决定着员工在新单位的薪酬以及福利待遇，人事档案是关系学校教职工切身利益的重要资料，学校应积极做好人事档案管理工作。[2]

1.3 证明学校人员素质

中学的人力资源管理工作具有一定的复杂性，涉及的内容比较多，包括学校教师、校长、以及相关人员的招聘工作，学校的招聘会根据应聘者人事档案的相关内容，例如年龄、学历、以往的工作情况、科研成果等作为人才招聘的依据。虽然现在的人事档案中不乏虚假信息，但是对于一些无法在短时间内观察和了解的内容，依旧需要以人事档案中的信息为准。

1.4 有助于中学教职工信息审核

中学会定期对教职工的教学以及科研等工作情况进行考察，并以此为依据决定着教职工的奖金、薪酬以及职位晋升等，而这些考察需要根据教职工的学历、年龄、工作时间以及科研成就等方面进行，人事档案作为这些信息记录的载体，在中学的人力资源管理中发挥着积极地作用。中学应积极加强人事档案的信息录入、保管等工作，保证人事档案信息的可靠性和真实性，为中学的人力资源管理提供科学的依据。[3]

1.5 实现人力资源的优化配置

中学的人事档案中记录着学校教职工的基本信息，学校可以根据这些信息检查学校的人力资源配置是否合理，科学、完整的人事档案能够为人力资源的优化配置提供科学的指导，对人才的需求进行合理的预测，找到适合学校发展的人才结构模式，了解学校中的人才空缺情况，从而有针对性的进行人才招聘，促进中学实现良好的发展。

2 强化人事档案管理在中学人力资源管理作用的对策

2.1 树立人事档案管理理念

中学要做好人事档案管理，促进人力资源的优化配置，首先要提高学校领导、管理者对人事档案管理的重视程度，树立人事档案管理的理念，明确人事档案管理对于人力资源管理工作的重要作用，为建立完善的人事档案管理制度打下基础。学校领导要明确人事档案管理在现代人力资源管理的重要作用，转变落后的人事档案管理思想，推进人事档案管理制度的建立，使人事档案管理为人力资源管理提供良好的服务，促进中学实现良好的发展。

2.2 建立完善的人事档案管理制度

人事档案管理工作的有效开展需要完善的人事档案管理制度作保障，使人事档案管理工作的开展有据可循，有法可依。当前中学人事档案管理出现问题的原因主要就是人事档案管理的制度不完善，造成人事档案缺失、造假现象时常发生，给学校的人力资源管理工作带来了一定的负面影响，不利于学校的持续发展。[4]为此，中学应积极建立完善的人事档案管理制度，从人事档案的收集阶段开始，对处理、归档、编目以及保存等环节都建立完善的管理制度，保证人事档案管理每一环节工作的开展都能够得到规章制度的保证，实现人事档案管理工作的科学化、规范化，促进学校人力资源管理工作的高效开展。

2.3 实现信息化的人事档案管理

当前网络信息技术快速发展，传统的人事档案管理方法已经不能适应现代人力资源的发展需要。传统的人事档案管理是以纸质为主的，通过人工对纸质档案进行整理、保管，工作的效率比较低，而且很容易出现失误。学校应积极应用现代化的信息管理方法，实现人事档案的信息化管理，提高管理工作的效率，也保证工作质量。人事档案的信息化管理就是在人事档案管理过程中，应用计算机网络技术，对复杂的人事档案信息进行整理和保管，便于日后的查找、检索和使用，能够有效地避免传统人事档案管理中出现的失误，为学校的人力资源管理提供优质的服务。

2.4 实现人事档案信息的多样化

人事档案管理是学校对教职工进行考核评估的重要参考，人事档案信息的详细性、真实性有助于实现考核评价的科学、合理。这就需要人事档案信息的内容更加全面、充实，在进行教职工信息记录时，不仅要保证教职工个人基本信息的准确，还需要对涉及教职工个人能力素质的各项内容进行记录，例如个性才能、价值取向等，实现多样化的人事档案信息，为学校的人力资源开发和利用提供科学的参考依据，能够更加合理的使用人才。[5]学校应根据自身的实际情况，对不同学科岗位的教职工档案信息进行区别编制和管理，实现人力资源管理的科学化和合理化。

2.5 提高人事档案管理人员的素质能力

在中学人事档案管理工作中，人事档案管理人员的素质能力对于提高档案管理效果，促进人力资源开发建设具有积极的意义。因此中学必须加强人事档案管理人员的教育培训工作，提高人事档案管理人员的档案管理知识，强化计算机网络技术，使人事档案管理人员能够科学有效的利用计算机进行人事档案信息的录入、归档、管理、查阅以及检索等，提高人事档案管理工作的效率和质量，为中学的人力资源管理工作提供科学的参考依据。此外，还需要加强人事档案管理人员的职业道德以及思想教育，使其树立责任意识，能够积极的投入到人事档案管理工作中，全心全意的为学校工作服务，促进中学的持续发展与建设。

3 结束语

在中学的人力资源管理工作中，人事档案管理是十分重要的组成部分，对于促进学校的发展建设具有积极的意义。中学应加强对人事档案管理的重视程度，了解人事档案管理对于人力资源管理的重要作用，采取积极有效地措施促进人事档案管理工作的开展，建立完善的人事档案管理制度、促进信息技术在档案管理中的应用，提高人事档案管理的效率和质量，促进中学人力资源管理以及人事制度改革的不断推进，实现中学的良好发展。

参考文献

[1]吴小宁.人事档案管理在学校人力资源管理中的作用研究[J].科技致富向导.201412.（3）：120-121.

[2]赵群.人事档案在高校人力资源管理中的作用[J].右江民族医学院学报.2012.25（2）：250-251.

[3]王晓芳.浅谈人事档案管理在学校人力资源管理中的作用[J].新课程（中学）.2014.13（12）：136-137.

[4]王文.人事档案管理在学校人力资源管理中的作用初探[J].科技资讯.2013.23（1）：232-233.