档案信息化管理利用及创新服务

摘 要：随着我国信息化的发展，档案信息化管理也需要得到相应的改善。通过建立完善的档案管理信息系统，合理安全的使用网络，规范化档案资料和相应的制作，完善档案信息化管理模式进行研究。作为档案管理工作的一项具体的内容，档案管理的服务机制需要进行创新，使得档案管理服务能够适应档案工作的发展和改革的需要，在发展档案工作的基础上开辟出崭新的创新型服务。

关键词：档案；信息化管理；问题；创新服务

时代在进步，网路技术随着信息技术的发展而得到了相应的更新，档案工作的发展为了要满足信息的数字化和数据库化，需要合理充分的利用网络化，使得档案管理的工作能够实现自动化，根据相应的法律法规来实现档案管理的法制化。为了能够更好的开发和利用档案信息资源，需要对档案管理工作创新来更加完善档案管理的使命，通过对国外先进经验的学习，利用先进的科学知识来更加的完善信息技术的管理服务。

1 档案管理现状及存在的问题

信息技术在日常生活中得到了广泛的应用，使得社会上的分工随着应用程序的提高而越来越细，信息载体的多样化也使得档案信息变得复杂了很多。除了许多归案的卷宗或文件这样的静态实物和电子信息文档等虚拟资料，还包括众多海量的图形文件等信息，档案的独立的存在形式使得档案管理的内容也变得丰富起来。

档案信息换管理又可以成为电子信息管理，它的发展是源于计算机技术的不断发展上的，通过对所涉及的数据进行采集处理和存储等工作来实现档案的信息化管理。档案的信息换管理能够在一定程度上提高档案管理的质量，加上较为创新型的理念的应用，使得档案信息化管理在我国得到了快速的发展。档案信息化管理能够实现信息的快速存储和管理，而且能够对信息的完整性和可靠性提供有效的保障，这使得档案信息化管理在社会发展上有着很重要的意义。

档案信息化管理工作是一项基础性的工作，有一定的服务性和科学性，所以在管理的各个过程中都有所覆盖。信息的载体是档案的主要组成，这些文字图表声像等载体在进行记录时，能够为市场的经济提供一定的虚拟的财产，能够作为一定的动力来推动档案的管理工作，通过合理的进行档案信息化管理来实现档案的安全性发展。

档案信息化管理随着我国社会经济的不断发展而广泛的应用到了社会各界 ，在进行档案信息化管理的过程中，需要注意数据资料、工作流程和档案检索的信息化。在数据资料的信息化方面，着重的是人们通过信息技术来对各种生活中信息通过一定的数据格式来进行存档保存；在工作流程的信息化方面，随着先进科学技术的发展，使得档案信息化管理工作的规范性得到重视和加强，通过提高管理人员的专业能力和严格要求下的工作标准来实现对档案信息化管理资料的真实性和完整性；在档案检索的信息化上，在对信息档案进行保存管理后，能够使得人们通过网络对所需要的符合实际的档案信息进行快速有效的检索。

人们可以将计算机产训系统运用到档案信息化管理的工作中来，这样能够明显的提高档案信息化管理的效率。通过提高局域网的建设范围和建立完善的档案信息用户库，能够使得人们对档案的需求能够及时有效的了解，通过针对性的对信息化管理的完善来提高档案信息的利用率。在宣传方面，需要按照一定的工作中心，系统、明确、层次性的对档案信息化管理进行宣传。

为了更加提高信息的时效性和高价值，需要在日新月异的信息化社会的信息化管理中广泛的应用网络技术，通过网络技术来实现档案信息资源的共享，满足人们对档案信息的需求，档案管理模式及各业务环节也随着档案信息化管理的高要求进行改进和完善。

档案的管理水平也需要有所提高，相对于其他的国家来说，我国的档案信息化管理还是较为落后的，主要体现在档案管理的现代化程度不够高。为了与国际接轨，提高档案信息化管理的质量，需要对档案信息化管理的意识进行不断的更新，不断对管理的方法进行完善，加上先进的计算机设备和网络技术来有效的提高档案信息化管理的工作质量。通过现代化的档案信息管理来提高档案管理的效率和信息资源的利用率。

档案信息化管理还需要树立可持续发展的原则，在对 档案信息资源进行开发利用时，需要合理的利用，不但能够提高档案管理的质量，提高档案信息的使用寿命，还能够利用这些信息创造更多的适应社会的高素质人才并服务于社会各行各业。

2 档案信息化管理的建设

2.1 档案信息化管理的不足

首先体现在基础设施上，我国的地域较广，地势变化复杂，导致了东西发展不平衡，部分相对落后的地区的局域网设施建设相较为落后，需要进一步的完善。在部分安装了局域网的地方上，档案信息工作的自动化系统需要进一步完善，档案专业体系不够完善，使得档案信息化管理工作得不到相应的发展。

在网络技术和国家的政策上来所，因为人们对网络技术的了解有差异，使得信息资源的安全性得到了重视，可以通过对网络技术的法律法规和规章制度进行引导和规范，明确电子信息资源的法律地位。因为缺乏明确的管理性和业务性，加上技术性的标准使得信息安全技术问题得到了重视。

在相关的体系规范方面，需要用标准化和规范化来对档案信息化管理来进行保证，目前出台的标准规范上不能保证档案信息化管理的快速有序发展，应该得到加强。

2.2 相应的改善措施

在相对落后的地区应该加大国家对于网络的投资建设，有局域网的地区应该提高各种设施的配置，利用各种软硬件和机器设备来提高档案信息化管理的自动化，完善档案数据库的建设。

针对网络技术问题，需要加大人们对网络技术的认知，面对较强的技术性，档案信息化管理需要广大的高技术人才，通过对加大人才的档案管理知识的传授和相应网络技术的培训来培养出高素质业务性人才，使得档案信息化管理工作得到有序的进行，一定程度上提高网络信息的安全性。

在安全性方面，除了上述的加强对人才的网络技术的培训外，还需要加强档案信息化管理人员的安全意识，通过完善的档案信息化管理系统和严密规范的工作流程来提高档案信息化管理的安全性。

3 档案管理服务的创新

创新是一个国家不断发展的源泉与动力，只有通过不断的创新才能最终矗立于世界之巅。在档案信息化管理的过程中，也需要进行创新服务，通过创新服务能够适应社会的不断发展，更好的与时俱进，与国际接轨。通过不断的创新，能够为档案信息化管理提供生机与活力，发展出一条适合中国国情的档案信息化管理道路。

3.1 档案服务机制创新

档案管理工作是一项基本的辅助性的工作，目标是为社会各界的人们群众和各个部门及其专业人士进行服务。

档案工作服务的一个重要方面就是对各级的领导的决策进行服务，在这一方面上，主要能够体现服务的敏锐性和主动性，根据实际情况对不同的重点任务进行不同的处理。在服务发热过程中需要加强与领导的沟通与联系，这样才能更高的对档案问价和档案信息进行时效性的分析，在正确的时机为领导提供正确的档案信息。

在为广大人们群众的服务上，主要是体现服务的广泛性，通过广泛性的服务为大众提供最为合理的服务，通过对服务力度和服务理念的改变来更好的服务于大众。可以通过广泛的开展各种专题档案展览、强化爱国主义的教育来加强对档案管理的了解，文化的承载传承也有一定的影响

为了在档案信息化管理服务方面有所突破，需要充分发挥窗口的作用，对服务机制进行创新，拓宽服务的渠道。通过完善档案系统局域网上网工程和建立档案信息库来实现档案的快速检索，通过档案工作的合理联接来实现档案资源的最大程度的共享。

3.2 提高服务创新意识

为了加快档案信息管理的创新，首先应该提高服务创新意识，把提高服务创新意识作为心中的责任来对服务进行创新。通过更加主动的工作服务，来为档案管理工作提供支撑；通过对档案部门服务功能的拓宽来满足用户的合理需求。在档案的开放工作上需要按照一定的法律发挥来进行，利用好窗口的功能来更加便利的提供档案信息。面对不断变化的形式与问题，通过不断的实践来切实提高服务的创新意识。

3.3 创新服务手段

建立档案网络页面，合理利用网上服务，通过建立完善的局域网来提高档案管理服务的质量；通过建立电子文件档案管理来保证档案的时效性和稳定性，按照相应的规定对电子档案进行严格的管理，保证电子信息资料的安全性。

4 结语

档案信息化管理面临这新的机遇与挑战，应该提高服务创新意识，解放思想，与时俱进，用最优质的服务带动档案信息化管理的进行。

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作者简历

孟宇轩（1989-），男，内蒙古丰镇市人，汉族，大学本科学历，丰镇市规划局工作。档案管理方向。