浅谈卫生院档案管理存在的问题及对策

都芳

摘 要：随着社会科学的进一步发展，对卫生院档案管理提出了更高的要求。本文针对现阶段卫生院档案管理存在的问题进行分析研究，认为现阶段存在的主要问题有：缺乏专业档案管理人才，缺乏先进档案管理专业设备，缺乏科学合理的管理方法。并认为，卫生院档案管理需要各部门全力配合，通过加强档案管理人才的培养以及引入先进科学设施、方法等措施才能推动卫生院档案管理步入现代化进程。

关键词：卫生院；档案；问题；对策

1 序言

卫生院档案是卫生院管理及各项医疗卫生活动形成的历史资料，为卫生院管理提供大量的参考信息，对提高卫生院领导决策的准确化和科学化医技卫生院的全面现代化建设极为重要。伴随今年卫生院改革的不断深入发展，卫生院服务模式的不断改变，卫生院档案管理存在的问题显现出来，如何实现卫生院档案信息的科学规范化管理，提高卫生院档案管理的工作效率，日益受到更多人的关注。

2 卫生院档案管理存在的问题

2.1 卫生院管理机制不健全

随着社会的进步发展，使得档案管理工作形式多样化，档案范畴也逐渐扩大，但很多卫生院管理模式仍不健全，制约了卫生院档案管理现代化进程。卫生院大量档案管理材料分散管理，缺乏相关规章制度制约，没有严格的考核，管理体制不够健全，或有相关管理体制，但是缺乏监管制约机制，执行不力；同时缺乏相关档案管理技术，网络技术的发展已覆盖各行各业，当档案管理技术没有跟上时代发展。

2.2 专业档案管理人才缺乏

档案管理专业研究人才的缺乏是制约卫生院档案管理发展的重要因素之一，卫生院档案管理也需要配备高素质档案管理人才，但基层卫生院档案管理从业者现状不容乐观，档案管理往往由其他专业人员负责。这在很大程度上限制了卫生院档案管理的现代化进程及进一步发展，缺乏相关专业知识经常造成卫生院档案管理混乱，分类不清，标识不明，查找困难，对卫生院的各项工作都造成影响。

2.3 档案管理硬件设施缺乏

随着医疗保障制度的完善及现代医疗条件的提高，卫生院就医量大大增加，卫生院各类档案信息的采集量也随之增加，然而现代卫生院单位对卫生院档案管理设备方面的投入并没有相应增加，许多设备老旧、管理库房不足等严重制约卫生院档案管理的发展。尤其随着现代信息化水平的提高，计算机技术在档案管理应用的普及，档案信息化要求进一步提高，卫生院陈旧的计算机设备使得卫生院档案管理仍采取手工收集、资料抽取等水平，降低了工作效率，与卫生院整体信息化水平不相匹配。同时因存放时间过长、设施条件落后、卫生院档案存放库房破旧等因素，档案破损丢失等情况也会发生，并不满足档案局对档案管理存放的要求。

3 卫生院档案管理的建议

3.1 加强档案管理意识，健全档案管理制度

首先要争取领导的重视，增强领导的档案意识，使其在多方面给予支持，争取创造便利的条件，争取将档案管理纳入卫生院管理的重要议程中，加强档案管理队伍建设，与卫生院业务建设同抓同管，同步发展。促使卫生院认识到档案管理的重要性，对档案管理工作要有责任感，开拓思想，更新观念。卫生院要根据《档案法》、《卫生院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案管理需求，制定本单位档案管理制度，进一步完善档案管理制度，同时加强档案管理监管责任制，完善考评制度，确保档案管理每个环节有章可循，有法可依，落到实处。

3.2 全面提升档案管理人员素质

档案管理工作的成败与效果离不开管理人员的实践与操作，建立一支现代化档案管理队伍是实现卫生院现代化档案管理的重中之重。将档案人员培养纳入卫生院人才培养计划，全面提升档案管理人员素质。加强对档案管理人员的档案知识培训，定期参与档案局等专业档案管理单位组织的培训班，通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。同时针对卫生院档案管理的特殊性，要组织档案管理人员深入临床一线调查学习，不断更新卫生院档案信息的新需求，探索总结适宜卫生院档案管理工作，进一步推进卫生院档案管理的发展。

3.3 加大投入，加强硬件设施建设

随着档案管理信息化的发展，计算机应用对档案管理的影响不可忽视，通过引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理的重要手段。首先要提高档案存放设备和技术现代化的配备，如库房、档案柜、档案盒、空调等硬件设施的配备。另一方面，随着社会信息化程度的提高，计算机在档案管理的应用进一步加深，卫生院要注重引入计算机管理，通过计算机存储档案信息，检索快捷、方便、高效，减少人力资源的浪费。

3.4 充分利用信息技术，实现档案创新服务

一是建立档案信息网页，开展网上便捷服务，基层卫生院档案工作者将充分利用本卫生院网站制作自己的网页，使档案管理服务系统联上本卫生院网站，实现档案信息的网上检索，网站上实现档案电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，为医务人员及群众提供更好的信息服务。二是加快建立档案数据管理中心。基层卫生院可考虑和当地档案馆合作建立档案数据管理中心，档案数据管理中心可用于集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询，方便信息的便捷服务；另外，档案管理者还可以利用大数据技术和数据挖掘技术，便于上级部门和领导及时了解医疗卫生工作信息大趋势。三是实现电子文件的自动上传收集，目前档案管理者在档案信息化建设上，大都喜欢“单兵作战”，将档案数据信息都集中放在一台电脑上，不利于信息共享，也不利于信息安全。与传统纸质档案收集有很大差异的是，档案信息数据收集、保存、转存十分方便，因此，档案部门可以改变传统工作模式，尝试完善档案数据信息“一键保存”功能，从而实现档案数据在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。四是积极开展在线服务。基层卫生院档案管理者可以在卫生院网站上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让基层群众在卫生院网站上进行快速档案信息查询，同时听取基层群众对卫生院医疗和管理的意见建议，不断提升基层群众对基层医疗的满意度。

4 结语

综上所述，档案工作的最终目的是将档案的作用最大化，卫生院档案管理工作要围绕卫生院管理需求各方面，不断探索发展，寻求最有效最科学的档案管理方法，进一步提高档案的利用率，充分发挥档案管理对卫生院决策的参考作用，通过人才培用、设备的引进等方式，加强卫生院档案管理的现代化水平。

参考文献

[1]张记铭. 浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010（05）

[2]周莹. 加强基础工作是档案管理现代化的前提[J]. 泰州科技，2010

[3]孙雪峰. 档案管理中若干问题的思考[J]. 浙江档案endprint