APP下载

关于事业单位档案管理问题的思考和建议

2015-04-28顾倩倩

企业导报 2015年7期
关键词:档案建议事业单位

顾倩倩

摘 要:本文通过对事业单位档案管理问题的思考,结合其现存的不足,为使档案管理工作更加科学、更加实用提出了几点建议。

关键词:事业单位;档案;管理;建议

一、当前事业单位档案管理中存在的不足

(一)对档案管理工作重视程度不够。首先,领导重视不够。有相当一部分领导认为档案管理就是保管保存微不足道的小工作,只要有个地方,能凑合用,能应付检查就行了。因此档案管理工作就被忽视甚至忽略,各种设施、人员配置自然不到位,档案管理自然就做不好。其次,干部职工甚至是档案管理人员档案意识薄弱。干部职工对于自己所负责的部门站所材料疏于整理,没有认识到档案对整个单位的重要性,或者是为用起来更方便, 自己来保管,不愿意将材料交给档案管理人员。

(二)档案管理力量薄弱,管理水平低下,管理手段落后。一是管理人员配置不足、不专,管理力量薄弱,管理水平低下。档案管理是一项具有很强的专业性、政治性、机密性的工作,需要专业、专人管理,单独存放。但是由于各种原因档案管理大多数是由工作人员兼职,属于非专业人员管理, 大部分没有经过专业培训,对档案的各项业务不太了解,档案收集意识淡薄。二是档案管理基础设施陈旧,管理手段落后。在设备设施上,大多陈旧,无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管,又影响工作效率。在档案管理手段上,缺少档案管理软件,还处于手工操作环节,致使档案材料无法及时归档整理,出现档案资料不完整的情况,档案管理的科学化、信息化程度不高。

(三)档案收集缺乏力度,档案利用率较低。一是档案收集缺乏力度。收集归档规章制度不够健全,执行不到位,处于被动状态。二是档案利用率较低。档案管理是为了提供档案信息,服务于工作,其目的在于利用。但是现在档案管理存在着重保密、轻利用的现象,没有档案服务开发意识。

二、新时期事业单位档案管理工作的建议

(一)提高重视程度,加大档案管理的财政投入。提高重视程度,加强领导,完善制度。首先主要领导要高度重视档案管理工作,把它放在事业单位建设发展的高度来对待,并将其纳入到年度工作计划。其次要建立档案管理领导小组,完善档案管理制度,加强对档案管理工作重要性的宣传教育工作,定期对档案管理工作进行督导检查,及时发现问题,及时解决,加快推进档案工作制度化、规范化建设。

此外,加强档案工作的基础设施建设,加强档案管理现代化和信息化建设。档案管理部门也要积极争取主要领导的支持,做好档案管理设施的更新。要采用专业设施,制定相应安全措施,并且应经常检查;档案室、阅档室和档案办公室应三室分开。要加大资金投入,配备先进管理设备,以及相应的管理软件,应用先进的科学技术手段管理档案,以此提高工作效率和延长档案寿命。

(二)加强档案管理人员自身素质建设,提高档案管理服务水平。第一,配置专(兼)职档案管理人员,落实管档人员相关待遇。档案管理工作具有业务性、服务性与保密性的特点,因此要注意加强档案管理自身队伍素质建设,选择可靠、正派、责任心强的人员从事档案管理工作,可以通过择优录用,竞聘上岗,选用真正优秀的档案专业人员。也应注意对他们的教育培养,关心他们工作、生活,充分调动他们的工作积极性和创造性。第二,主管部门定期组织政治素质和业务素质培训,提高管理服务水平。要让他们掌握最新的知识和先进的管理技术,增强责任心,提高档案管理服务水平。档案管理人员也要积极主动的勤奋学习,提高自身素质与政治觉悟,学习爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神,踏踏实实地做好本职工作,为档案事业建功立业。

(三)注重档案材料收集,改进和完善档案利用功能。一是注重档案材料收集,提高收集质量。收集档案材料是档案工作的基础,随着社会的不断进步发展,档案材料的收集有了新的要求。首先是建立畅通的材料收集渠道;其次档案管理人员必须对与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证档案的准确性和真实性。二是改进和完善档案利用功能,使其最大限度地发挥作用。档案服务于工作、制度改革与发展的需要,应适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。档案管理可以利用现代化科技手段实现档案纸质与数据格式并存。通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的档案信息服务,以实现档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。

结束语:维护单位的合法权益,提高单位自身素质,必须有完整、准确、系统的档案为依据。档案的凭证和法律作用是其它材料不可取代的。在新的社会发展模式下,事业单位档案管理不但要从制度上创新,还要从观念上、技术上创新,采取有效措施,积极探索档案现代管理模式,才能使人事档案焕发新的生机与活力。

参考文献:

[1] 宋桂荣.事业单位档案管理工作中存在的问题与措施浅析[J],才智,2014(34)

[2] 李招菊.事业单位人事档案管理存在的问题与建议思考[J],经营管理者,2013(06)

猜你喜欢

档案建议事业单位
接受建议,同时也坚持自己
加强和改进事业单位人事管理
好建议是用脚走出来的
事业单位内部控制建立探讨
事业单位中固定资产会计处理的优化
档案的开发利用在供电公司全面管理中的作用
浅谈北京卫视《档案》的叙述方式
新常态下高校档案工作发展研究
几点建议