关于事业单位档案管理问题的思考和建议

顾倩倩

摘 要：本文通过对事业单位档案管理问题的思考，结合其现存的不足，为使档案管理工作更加科学、更加实用提出了几点建议。

关键词：事业单位；档案；管理；建议

一、当前事业单位档案管理中存在的不足

（一）对档案管理工作重视程度不够。首先，领导重视不够。有相当一部分领导认为档案管理就是保管保存微不足道的小工作，只要有个地方，能凑合用，能应付检查就行了。因此档案管理工作就被忽视甚至忽略，各种设施、人员配置自然不到位，档案管理自然就做不好。其次，干部职工甚至是档案管理人员档案意识薄弱。干部职工对于自己所负责的部门站所材料疏于整理，没有认识到档案对整个单位的重要性，或者是为用起来更方便， 自己来保管，不愿意将材料交给档案管理人员。

（二）档案管理力量薄弱，管理水平低下，管理手段落后。一是管理人员配置不足、不专，管理力量薄弱，管理水平低下。档案管理是一项具有很强的专业性、政治性、机密性的工作，需要专业、专人管理，单独存放。但是由于各种原因档案管理大多数是由工作人员兼职，属于非专业人员管理， 大部分没有经过专业培训，对档案的各项业务不太了解，档案收集意识淡薄。二是档案管理基础设施陈旧，管理手段落后。在设备设施上，大多陈旧，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。在档案管理手段上，缺少档案管理软件，还处于手工操作环节，致使档案材料无法及时归档整理，出现档案资料不完整的情况，档案管理的科学化、信息化程度不高。

（三）档案收集缺乏力度，档案利用率较低。一是档案收集缺乏力度。收集归档规章制度不够健全，执行不到位，处于被动状态。二是档案利用率较低。档案管理是为了提供档案信息，服务于工作，其目的在于利用。但是现在档案管理存在着重保密、轻利用的现象，没有档案服务开发意识。

二、新时期事业单位档案管理工作的建议

（一）提高重视程度，加大档案管理的财政投入。提高重视程度，加强领导，完善制度。首先主要领导要高度重视档案管理工作，把它放在事业单位建设发展的高度来对待，并将其纳入到年度工作计划。其次要建立档案管理领导小组，完善档案管理制度，加强对档案管理工作重要性的宣传教育工作，定期对档案管理工作进行督导检查，及时发现问题，及时解决，加快推进档案工作制度化、规范化建设。

此外，加强档案工作的基础设施建设，加强档案管理现代化和信息化建设。档案管理部门也要积极争取主要领导的支持，做好档案管理设施的更新。要采用专业设施，制定相应安全措施，并且应经常检查；档案室、阅档室和档案办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进管理设备，以及相应的管理软件，应用先进的科学技术手段管理档案，以此提高工作效率和延长档案寿命。

（二）加强档案管理人员自身素质建设，提高档案管理服务水平。第一，配置专（兼）职档案管理人员，落实管档人员相关待遇。档案管理工作具有业务性、服务性与保密性的特点，因此要注意加强档案管理自身队伍素质建设，选择可靠、正派、责任心强的人员从事档案管理工作，可以通过择优录用，竞聘上岗，选用真正优秀的档案专业人员。也应注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分调动他们的工作积极性和创造性。第二，主管部门定期组织政治素质和业务素质培训，提高管理服务水平。要让他们掌握最新的知识和先进的管理技术，增强责任心，提高档案管理服务水平。档案管理人员也要积极主动的勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，学习爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。

（三）注重档案材料收集，改进和完善档案利用功能。一是注重档案材料收集，提高收集质量。收集档案材料是档案工作的基础，随着社会的不断进步发展，档案材料的收集有了新的要求。首先是建立畅通的材料收集渠道；其次档案管理人员必须对与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证档案的准确性和真实性。二是改进和完善档案利用功能，使其最大限度地发挥作用。档案服务于工作、制度改革与发展的需要，应适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。档案管理可以利用现代化科技手段实现档案纸质与数据格式并存。通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

结束语：维护单位的合法权益，提高单位自身素质，必须有完整、准确、系统的档案为依据。档案的凭证和法律作用是其它材料不可取代的。在新的社会发展模式下，事业单位档案管理不但要从制度上创新，还要从观念上、技术上创新，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，才能使人事档案焕发新的生机与活力。

参考文献：

[1] 宋桂荣.事业单位档案管理工作中存在的问题与措施浅析[J]，才智，2014（34）

[2] 李招菊.事业单位人事档案管理存在的问题与建议思考[J]，经营管理者，2013（06）