浅谈应收及预付账款管理与审计

□文/孙佳祺

（铜陵学院会计学院 安徽·铜陵）

由于应收及预付账款是流动资产性质的债权，如果不能按期及时收回款项、产生的呆账、坏账，会影响企业的资金流入量，降低应收账款的周转率和资金的使用率，使企业债权人怀疑本企业的偿债能力，影响与企业的合作关系；严重的可能会影响企业的生存和发展。而合理的应收账款对于提高企业的竞争能力、扩大企业的经营规模和增加销售量，起着重要的促进作用。应收账款在企业的整个生产经营过程中是一条重要的资金链。预付账款中存在预先付款后，不能按期收到所购货物的风险，特别是大额的预付账款占用企业的流动资金，一旦供货方出现蓄意欺骗或经营情况出现问题，就会影响企业资金周转，甚至会拖垮一个企业。如何管理应收及预付账款成了企业一项重要的工作。

一、应收及预付账款管理中存在的问题

（一）应收账款管理中存在的问题

1、企业内部应收账款管理制度不完善、不规范

（1）企业对客户的资信评估不足，风险意识不强。企业为了抢占销售市场和扩大销售量，对购货方的偿债能力、资产、经营状况及信用程度等情况未进行评估或不够了解，轻易地将商品赊销出去，增加资金收回风险。有的购货方利用赊购商品的销售款，用于自己企业运营周转，拖欠、占有供货方的货款，为自己获取一种无息或贴息贷款，获取更多利润，从而使供货方资金被无偿占用，形成呆账、坏账。

（2）企业有关人员利用应收销货款长期挂账，购销双方彼此渔利。企业赊销商品而产生的应收账款，本应及时回收，但购货单位为了长期占用应付货款，销售企业经销人员和财务人员为了从购货单位牟取私利，而共谋长期拖欠货款及运杂费，造成企业应收货款长期挂账。

（3）财务人员素质和职业道德水平参差不齐。由于财务人员业务不精通、责任心不强，导致账务混乱，账面记载反映不清楚、不正确，使一些到期应收回而未收回的款项，未得到及时催收而发生坏账。还有个别的财务人员职业道德低下，利用工作之便存在贪污、挪用公款等违法行为。

2、虚增应收账款。企业有些部门年终为了完成销售任务、利润指标等，可能会出现虚构销售业务或将不符合销售条件的业务也列作销售，从而虚增了销售收入和应收账款或将正常销售收入转为营业外收入的情况，为一些不法分子制造了机会。

3、应收账款入账金额不准确。根据《企业会计制度》规定，应收账款的入账金额应采用总价法。但在实际工作中，在存在现金折扣的情况下，可能出现按净价法入账的情况，这样的结果就是使企业少记正常收入，客观上造成应收账款金额不实的结果。

4、备抵法运用的不合理、不正确，致使坏账损失的处理不合理、不正确。根据《企业所得税扣除办法》规定，经批准可提取坏账准备的纳税人，除另有规定外，坏账准备金提取比例一律不得超过年末应收账款余额的5‰，并根据“坏账准备”账户年末金额大小计提坏账准备金。计提的坏账准备金，计入当期损益。在实际工作中存在着备抵运用的不合理、不正确，致使坏账损失的处理不合理、不正确的现象。例如，企业在核算坏账损失时采用备抵法，不能随意将可能收回的应收账款确认为坏账损失，造成企业存在大量账外资产。

（二）预付账款管理中存在的问题

1、签订购货合同时不谨慎、不合理、不合法。企业在签订购货合同时不谨慎、不合理、不合法，造成了支付预付账款后而不能按期收到合同规定的所购货物，使预付账款变成呆账、坏账，造成另一种形式的坏账损失。

2、企业对供货方经营状况、诚信程度未进行考察轻易付款。企业对供货方经营状况、诚信程度未进行考察或不够了解，轻易将购货款预付出去，特别是购建固定资产或工程款等需要预付的大额款项，预付款后资金存有很大的潜在风险，一旦供货方出现蓄意欺骗或经营情况等出现问题，就会直接影响企业的资金周转，甚至会拖垮一个企业。

3、防止利用预付账款作为“中转站”。企业的预付款业务必须以有效合法的供应合同为基础，而实际工作中有的企业的预付款业务根本无对应的合同，而是利用预付款这一“中转站”往来搭桥，为他人进行非法结算，将所得回扣或佣金据为己有；或利用该项业务转移资金，隐匿收入、私设“小金库”或私分。

二、应收及预付账款审计查证

（一）应收账款审计查证

1、企业内部应收账款管理制度是否完善、规范。审查企业赊销商品整个业务操作流程：在接到销售单后是否经过认真审核该客户的资信情况后，决定批准赊销。销售人员、仓库保管人、负责运输人、财务部应收账款管理人是否履行自己的职责，是否严格按照企业内部的管理制度办理核发货物；相关单据是否完整的交给财务部门入账；财务部门是否指定专人将每一笔的发货、回款及时登记入账，并将详细的应收账款信息按时反馈给销售部门，是否做到每单都有跟踪，对未及时回款的客户，是否有及时查明、分析原因，进行催账。

2、应收账款记录内容的真实性、合法性。在实际工作中，部分企业通过“应收账款”账户虚列收入，或将未经批准的“应收票据”、“预付账款”等账户的内容反映在“应收账款”账户中，以达到多提坏账准备金的目的。对此，审计人员应审查“应收账款”明细账以及记账凭证和原始凭证，如果记账凭证未附记账联或未登明细账，则可能虚列收入，此时应函证与被审计单位有业务往来的单位，看其“应付账款”账户的数额与被审计单位“应收账款”的数额是否一致；必要时还需审查相关的原始凭证。

3、应收账款入账金额的准确性。企业赊销商品，在存在现金折扣的情况下，应收账款的入账金额应采用总价法。审查中要注意是否有按净价法入账少记收入，造成应收账款入账金额不实。对此，审计人员应复核有关销货发票，看其与应收账款、主营业务收入等账户记录是否一致。

4、应收款回收期过长，周转速度过慢。应收账款是变现能力较强的流动资产之一，其回收期不能过长，否则会影响企业正常的生产经营活动。但在实际工作中存在着应收账款迟迟不能收回的情况。因此，审计人员应审查企业是否建立定期检查应收账款明细账和催收货款的制度，对应收账款是否进行分析，对于账龄在1年以上的款项要查明其拖欠的原因，是否存在款项收回后未入账，被某些人员通过不正当手段贪污、挪用等的情况。

5、准备金计提的不正确、对坏账损失处理的不合理。我国目前普遍采用的是应收账款余额百分比法，因此要审查坏账准备的计提依据，年末应收账款账户余额是否正确，计提比例是否正确；计提坏账准备时是否考虑了坏账准备账户的期末余额；审查计提坏账准备的会计处理是否正确。审查已经确认坏账并已经核销后，又重新收回的应收账款，是否重新入账，有无被侵吞、挪用，严禁形成账外账。

6、应收账款存在的真实性和正确性。审计人员可以通过对债务人进行函证来确认。应收账款函证就是直接发函给被审单位的债务人，函证的目的是证实应收账款账户余额的真实性、正确性，防止或发现被审单位及其有关人员在销售业务中发生的差错或弄虚作假、营私舞弊行为。审计人员应选择大额或账龄较长款项、与债务人发生纠纷的款项以及非正常的款项等作为函证对象。通过函证可以有效地证明债务人的存在和被审单位记录的可靠性。

（二）预付账款的审计查证

1、预付账款的真实性、合法性。主要审查预付账款发生前是否对客户进行信誉调查，是否根据协议、购货合同规定的金额预付。有关凭证、账簿记录是否齐全；预付账款是否属于企业正常经营业务需要，是否经过领导审批，数额计算有无差错，如发现有遗漏、错记等现象，应查明原因，明确责任。

2、预付账款的实有额，确认其存在性。审计人员应选择大额预付账款，向供货单位取得函证，确认其存在性。并将函证回单与账簿记录相核对，核对其是否一致，如有不符应查明原因。还应对大额预付款是否按时转作有关资产或费用等情况，进行后续跟踪审查，对有疑问的预付款要及时采取措施，尽量降低预付账款形成坏账的可能性和资金损失风险。

三、提出相应的建议

（一）企业在采用赊销方式销售商品时，必须制定规范的应收账款管理制度

1、企业在采用赊销方式销售商品时，要对每个客户进行资信情况评估、审查，根据不同的信用条件，制定不同的优惠政策。企业要建立营销责任制，应指定销售部门和财务部门专人管理应收账款。对每个客户都要建立档案，记录客户的资信评估、联系电话、单位地址、开户行及账号等信息。

2、加强回款管理，建立销售台账。记录每一笔业务的发货时间、品种、数量、金额以及回款时间等详细跟踪情况。如果发现欠款过期未还或者欠款额度加大，企业应果断采取措施，停止供货。销售部门和财务部应收账款管理人员每个月都要对应收账款余额进行核对、分析、催收。

3、建立催款制度，对于到期拖欠的应收账款客户，根据超过信用期限的不同，可以分别采取电话、发信、函证等方式“提醒”对方付款。对大额的、长期挂账、拖欠不还的应收账款，要查明拖欠不还的原因，制定相应的催收政策。如客户确因财务困难而无力支付，则应与客户进行沟通，甚至对客户提供适当的帮助、寻求解决问题的最好办法。如客户欠款属蓄意赖账则应采取措施加强催账力度，必要时向法院起诉追债。

（二）企业因经营需要购买物资、购建固定资产等，确实需要向供货方预付购货款，为了规避预付货款后资金存在可能丢失的风险，必须制定规范的预付账款管理制度。

1、在向供应商预付购货款前：要对供应商进行信誉调查，了解供应商的资产、经营状况、信用程度，评估预付款项的风险。

2、要根据所购货物签订详细的、合法的购货合同，在合同中要签订所购货物名称、数量、单价、规格、金额、产品的质量要求、交货地点、交货时间、付款方式、包装及运费的承担方、售后服务期限和后期费用以及发生纠纷的解决途径等事项。这样做一旦预付款后，未按期收到或未收到所购货物，发生经济纠纷，可以有据可依。

3、在预付款时，财务部出纳人员，要依据经企业授权领导审批的付款通知单和签订的购货合同，核对金额相符后付款。预付款后，如果没有按期收到或没收到所购货物，应及时查明原因，进行催收，防止形成坏账损失。

4、对于大额的、长期挂账的预付账款要对其进行跟踪、核查，防止供货方出现蓄意占用、欺骗等不良行为，如果一旦发现此类问题要及时采取措施，尽量降低形成坏账损失和资金丢失的风险。

（三）要强化审计职能、加强监督，加大执法力度

1、企业要建立健全审计制度，要对生产经营活动中的事前、事中、事后施行全面审计监督。通过审计查证可以发现管理方面存在的问题，及时纠正和控制各种差错，同时通过审计查证发现的问题以及提出的整改措施，还可以不断地完善企业的管理制度。

2、加大执法力度，对于发生呆账、坏账应查明原因，明确责任，根据企业的损失程度，追究其经济、民事及刑事责任。

四、总结

企业要想科学、有效的管理应收及预付账款，一方面企业要制定各项管理制度，规范操作流程；另一方面要强化审计职能，加强监督，加大执法力度；要对生产经营过程中每一个环节施行全面管理控制和审计监督；同时，还要充分调动员工积极性，加强会计人员业务知识培训，提高会计人员职业道德认识，只有采取全面的管理配合，才能防止、降低呆账、坏账的形成，才可以有效的规避资金丢失风险和确保企业应收及预付账款账目的真实性和资金的安全性。

［1］荆新，王化成，刘俊彦.财务管理学.北京：中国人民大学出版社，2012.6.

［2］陈企华主编.单位负责人怎样看报表和查账.北京：中国纺织出版社，2004.8.

［3］杨卫，杨孟环编著. 财务管理. 长春：吉林大学出版社，2006.1.