使用Excel函数实现数据合并

董海桃

（山西机电职业技术学院，山西 长治 046011）

0 引言

OFFICE办公组件中的Excel是一个电子表格软件，它是一种通用的计算工具，非常容易操作。它以电子表格方式处理数据，对于表格数据的建立、编辑、访问、查询等操作很方便，可以像数据库软件一样对记录进行添加、删除、修改、排序、筛选和分类汇总等处理。另外它还提供大量系统函数，可用于数据统计、数据分析等，特别适合财务会计等领域。但由于Excel具有复制函数的功能，使得它在编程方面的复杂度大大降低。

1 问题描述

在学院的财务系统中通常有这样的情况，每一学期都要收取一定的费用，且每次收费在不同的表中存储，待一定时期时要查看每个学生的每次交费情况，需要按学号将数据量较少的表合并到较大的表中。

2 重要函数

2.1 COUNTIF函数

COUNTIF函数是Microsoft Excel中对指定区域中符合指定条件的单元格计数的一个函数。该函数的语法规则如下：

COUNTIF（参数1，参数2）

参数1：要计算其中非空单元格数目的区域

参数2：以数字、表达式或文本形式定义的条件。

如果返回0，表示参数1所示的区域内没有满足参数2给定条件的记录。否则返回参数1所示的区域内满足参数2给定条件的记录的条数。

例如：查找sheet1中A2单元格的内容是否在sheet2中A1—C8区域内，结果存放在sheet1的D2单元格内。如图1、图2所示。

图1 COUNTIF函数

图2 交费表

可以在sheet1的D2单元格内使用以下公式：

=COUNTIF(Sheet2!A2:C8,A2)，结果显示1，表示在sheet2中A1到C8区域内存在A2单元格的内容。

2.2 IF函数

IF函数是对数值或公式进行条件检测的函数，它可以根据判断条件的真假值的不同，执行不同的表达式，从而返回不同结果。IF函数的语法规则如下：

IF(参数1，参数2，参数3)

参数1：以数字、表达式或文本形式定义的条件

参数2：当参数1的条件为真时执行的表达式

参数3：当参数1的条件为假时执行的表达式

例如：查找sheet1中A2单元格的内容是否在sheet2中A1-C8区域内，如果在，则显示“在”，否则显示“不在”，结果存放在sheet1的D2单元格内。如图3、图4所示。

图3 IF和COUNTIF的组合

图4 VLOOKUP函数的使用

可以在sheet1的D2单元格内使用以下公式：=IF(COUNTIF(Sheet2!A$2:C$8,A2),“在”,“不在”)，结果显示“在”，表示COUNTIF(Sheet2!A2:C8,A2)执行的结果为非零，即为真，在sheet2中A1—C8区域内有A2单元格的内容。

2.3 VLOOKUP函数

VLOOKUP函数是一个按列（纵向）查找的函数，其结果是返回该列所需查询列序所对应的值；和VLOOKUP函数同类的函数还有HLOOKUP函数，但函数HLOOKUP是按行（横向）查找的。

VLOOKU函数的语法规则如下：

VLOOKUP（参数1，参数2，参数3，参数4）

参数1：表示要查找的数

参数2：表示要在哪一个区域的第一列查找参数1

参数3：表示要返回的列序号

参数4:默认值为TRUE，表示函数查找时是精确匹配，还是模糊（近似）匹配。如果参数设置为FALSE或0，则返回精确匹配，但如果找不到，则返回错误值#N/A。如果参数设置为TRUE或1或不设置，将查找近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于参数1的最大数值。

3 问题解决

解决此问题就是要将sheet1表的D列作为“交费2”，对照合并sheet2的“交费2”。即：在sheet1表中的A2单元格内容为“142101”，在sheet2表中A列查找是否有“142101”，如果有，则将其对应的第三列数据插入到sheet1表的D2单元格内。

使用VLOOKUP函数解决此问题：

第一个参数：A2单元格

第二个参数：Sheet2表的A2到C8区域，表示为：Sheet2!$A$2:$C$8。此处A2:C8采用绝对地址，即字母和数字前面加了$符号，表示无论公式如何复制这个区域是不会变的。

第三个参数：选取第二个参数所表示区域的第几列，选择3，表示选取对应的值的第3列数据。

第四个参数：这里要精确匹配，所以填0。

所以，公式为：=VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$C$8,3)

最后拖动句柄复制公式，结果如图4、图2所示。这时就会发现A3单元格的内容在sheet2表中找不到，则D2单元格显示#N/A。如果希望找不到数据对应的单元格不显示#N/A，而显示0，则可以使用前面的两个函数，=IF(COUNTIF(Sheet2!A$2:C$8,A2),“在”,“不在”)。

用公式VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$C$8,3)代替“在”，用0代替“不在”。则公式变为：

=IF(COUNTIF(Sheet2!A$2:C$8,A2),VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$C$8,3),0)如图5所示，问题便可得到解决。

图5 IF、COUNTIF和VLOOKUP函数综合