高职院校设备的数字化管理

李伟霖， 何 华

(1.深圳职业技术学院 设备资产管理处，广东 深圳 518055；2.深圳第二高级技工学校 应用设计系，广东 深圳 518107)



高职院校设备的数字化管理

李伟霖1,2， 何 华1,2

(1.深圳职业技术学院 设备资产管理处，广东 深圳 518055；2.深圳第二高级技工学校 应用设计系，广东 深圳 518107)

数字化浪潮席卷全球，数字化校园在中国的大学里方兴未艾，高职院校的设备管理正朝着数字化的方向不断迈进。为加快数字化管理步伐，结合本校实际系统地介绍了设备管理数字化的必要性，其中包含社会大环境以及学校自身管理的要求，并列举出设备管理数字化的四个发展阶段，具体包括建立设备资产管理系统、运用射频识别技术以及设备共享和全生命周期管理；通过实际案例说明建立适合高职院校需求的数字化设备管理系统系统需要围绕学校中心任务、采取必要可行的技术手段以及建设一个开放性、具有自我完善功能的系统。

高职院校； 设备管理； 数字化； 全生命周期

0 引 言

数字化(digital)是指将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，并引入计算机内部进行统一处理。数字化管理是指利用计算机、通信、网络、人工智能等技术，量化管理对象与管理行为，实现计划、组织、生产、协调、服务、创新等职能的管理活动和管理方法的总称[1]。

高等职业教育作为高等教育的一种类型，近年来发展迅猛。高职院校拥有数量庞大的设备作为开展实训教学的物质基础，在数字化时代背景下如何管理好这些设备是各个高职院校必须要面对的课题。

1 高职院校设备管理数字化的必要性分析

1.1 数字化管理是时代发展的必然产物

数字化是计算机和软件技术的基础，数字计算机的一切运算和功能都是用数字来完成。软件中的系统软件、工具软件、应用软件等，信号处理技术中的数字滤波、编码、加密、解压缩等都是基于数字化实现的。

目前，各行各业都已经离不开计算机和软件技术。数字化管理表面上是一种新型信息管理系统，实际上是一场对企业现有的组织结构、管理观念、管理方式等管理系统的革命性变革，已经超越了企业本身固有的框架和模式，体现为企业获得持续发展的系统运作能力和新的竞争优势[2]。

1.2 学校监察审计部门科学管理的迫切需要

政府监察审计部门不定期对学校进行检查，往往随机抽取几笔固定资产凭证，要求立即提供相应的计划审批、招标采购、供货合同、设备处验收入账等等资料，但是计财处按一个合同总值入固定资产，而对应的往往是多台设备，在设备处的管理系统按实物形态每台设备入账，两个部门的账务之间没有一个关联的共有字段信息，查找起来非常麻烦[3]。

目前，高职院校已成立专门的监察审计部门，对设备采购的全过程进行监督、接受校内外的投诉，这要求设备管理部门要进一步规范工作程序，提高工作效率，并且对每一步工作要留档，随着设备总值、总量和种类的不断增加，原来的管理模式已经不能适应要求，采取更先进、科学的数字化管理系统势在必行。

1.3 数字化管理是校园信息化发展的需要

校园信息化的核心就是数字化管理，它利用计算机技术、网络通讯技术对学校的教学、科研、管理和生活服务等所有信息资源进行全面的数字化,并科学规范地对这些信息资源进行整合和集成,以构成统一的用户管理、资源管理和权限控制;通过组织和业务流程再造,推动学校进行制度创新、管理创新,最终实现教育信息化、决策科学化和管理规范化[4]。

深圳职业技术学院从2008年开始启动数字化校园一期工程， 目前校园系统计算机网络系统有3万多个信息点，全面覆盖4大校区；与Internet相联的接口带宽达500 Mb/s；自主开发的网上办公系统应用广泛深入，已成为学校电子政务的标志性系统；目前已经上线运行的包括综合校务、科研服务、学生工作管理、人事、设备管理等系统，正在建设并计划在明年上线的包括财务管理、教务管理、后勤管理系统等。

1.4 数字化管理是高职院校自身发展的必经阶段

2012年全国具有高考招生资格的高职专科院校共有1 288所，在校生人数已达1 000万。伴随高职院校的不断发展和壮大,其在校学生规模已经成为高校学生总人数的重要组成部分，占据“半壁江山”。

实训教学是高等职业技术教育的特色和生命力所在，是高职院校区别于普通高校的核心竞争力[5]。实训教学需要大量的设备作为基本的物质条件，深圳职业技术学院目前共有各类设备59 556台套，总价值6.39亿。想要要管理好这些种类繁多、数量庞大、价值不菲的设备，就必须使用数字化的管理手段，实现管理手段从定性到定量的转变。

2 高职院校设备管理方式发展的四个阶段

(1) 传统管理。1990年以前，以手工抄写为主要手段，以设备账、卡为主要存储载体，以会计记账作为各类报表的主要形式。

(2) 计算机辅助管理。1990～2003年期间，计算机逐步应用于设备管理中，起到辅助作用。打印机开始应用于设备管理中，计算机操作系统从DOS向Windows转变。

(3) 网络辅助管理。指通过内部局域网，利用Excel软件进行共享，网内电脑信息分别录入，通过服务器进行保存和更新，最后汇总成总台账，以便掌握整个学校设备采购的进展情况(见图1)。

图1 学校采购进展情况表

信息台账经整理可获取各类统计数据信息，具有准确、及时、共享等特点。信息台账是由初级的计算机网络辅助管理，向有良好界面人机对话的网络查询智能管理系统发展，是数字化校园在设备采购管理方面的初级形式[6]。

(4) 数字化管理。设备数字化管理简单的说，就是利用现代计算机网络技术队设备一切日常运转数据进行自动化采集和处理的过程[7]。

具体到高职院校而言，就是指利用已建成的数字化校园平台，在设备管理的全过程(包括计划、采购、验收、入账、维修、报损、报废等)采用数字信息处理技术，充分整合和广泛利用学校内外的信息资源将设备管理的全过程纳入数字化管理当中，以提高管理的精度和效率。

3 设备管理数字化的发展方向

设备管理数字化的发展方向包括数字化校园中建立设备管理系统、射频技术(RFID)应用、通过互联网实现设备共享及利用专业软件进行设备全生命周期管理等四方面。

3.1 数字化校园中设备管理系统的功能与实现

设备管理系统是隶属于数字化校园管理系统中的子系统，由设备计划、设备采购、设备验收、设备入账、设备维修、设备异动、设备处置、设备清查、设备使用、贵重设备、特种设备管理等模块所组成。

各模块具体功能描述如下：

(1) 设备计划管理主要用于制定设备计划工作，包括使用部门上报、职能部门评审和正式下达等步骤。具有按分类统计、评审过程记录、各操作步骤时间自动生成、计划下达后自动转成采购项目等功能。

(2) 设备采购管理主要用于设备(含软件、采购项目中所包含的家具、物料、工程等)采购全过程的管理，根据计划管理子系统中的采购计划来执行，并能提供具体进展程度的报表。

(3) 设备验收管理主要包括设备的技术验收与实物验收，含软件、耗材等验收，能提供设备编码功能，自动生成设备验收单(包括软件、贵重设备等)等报表。

(4) 设备入账管理主要包括设备实物入账和财务入账，具有编号对应功能，将各种入账资料(合同、验收单、中标通知书、入库单等)与设备编号有机对应，便于查找。

(5) 设备维修管理主要包括外修、校内集中维修、自行维修等，能根据维修项目选择服务商，并对维修全过程(申请、执行、保修、费用结算等)进行监管。

(6) 设备异动管理分为二级部门之间、部门内部和使用方向相同、不同等多种情况，审批完成即可自动完成设备实物调账。

(7) 设备处置管理包括设备丢失、损坏、报废与再利用等管理，按照处置结果的不同自动转入不同的流程。一旦获批准处置的设备，需从设备实物数据库中注销其数据(数据不删除，设置处置标记，可查询)。

(8) 设备清查管理包括自查、部门和学校集中检查等，能根据要求提供各种格式的清查结果，并与设备编号扫描设备有机结合，能导入扫描设备提供的数据，能与设备实物账进行核对等。

(9) 设备使用管理主要是日常使用管理，含设备使用效益评价，能与实训室评价管理紧密结合，且按照不同的统计口径提供相应的设备使用情况报表。使用部门须将指定设备的使用情况和利用指定设备所做的工作绩效及时进行录入(也可以一次导入指定格式的电子表)。

(10) 贵重设备管理包括贵重设备管理使用情况，能完成针对贵重设备使用的各种检查报表，对贵重设备建立管理档案，专人管理、持证上岗、专门评价。

(11) 特种设备管理包括特种设备管理使用情况，具有自动提醒年检、操作人员持证上岗及提醒定期维护等功能。

目前，深圳职业技术学院已开通基于数字化校园下的设备资产管理系统，设备管理工作初步实现数字化。

3.2 射频识别技术在设备管理中的应用

射频识别(Radio Frequency Identification，简称RFID)技术是一项利用射频信号通过空间耦合(交变磁场或电磁场)实现无接触信息传递并通过所传递的信息大道识别目的的技术。射频识别是一种利用射频信号自动识别来获取对象的相关数据，这种通信方式是无接触式的，可用于识别高速运动物体并可同时识别多个射频卡，操作快捷方便，识别工作无须人工干预，并且在油污大、粉尘严重等多种恶劣的环境发挥作用。基本的射频识别系统一般由电子标签(射频卡)、读卡器、主机等部分组成[8]。

设备清查是设备管理中不可或缺的重要组成部分，可以利用RFID自动识别和数据采集技术来构建数字化的设备清查系统，具体操作过程：员工选择巡检路线后利用所述的RFID手持数据采集器读出安装在设备上的所述的RFID设备标签,通过蓝牙、GPRS或USB接口线上传巡检数据至中心服务器内并与中心服务器的数据库中的数据信息进行比较、推断,自动打印出清查数据与服务器原有数据中不一致的部分，从而得出设备清查结论。

3.3 利用互联网技术实现设备共享

共享管理模式以网络和信息采集技术为支撑, 实现教学仪器设备统一配置、统一管理、预约使用、有偿服务的新型运行机制。这样的管理模式, 打破了传统的管理方式, 使教学仪器设备管理更加科学化、规范化。这种管理模式在形式上需要相应的硬件支撑, 即以信息采集系统和网络管理平台系统( 共享仪器仪设备网络管理平台) 为载体。

2005年，经国家发改委、财政部、教育部批准，“211工程”二期开展高校仪器设备和优质资源共享系统(CERS)专项建设，在全国高校层面上系统整合大型仪器设备资源，探索共享机制，促进高校间的仪器设备共享，并积极为全社会服务[9]。在CERS网站(http://www.cers.edu.cn)中，可以查询到2 000余台大型仪器设备、30余个大型科学仪器示范机组、70个高等学校校级共享平台共享信息，并且可以通过仪器所在院校的网页进行使用申请和预约。

目前，上海交通大学、四川大学、浙江大学、山东大学等也纷纷在学校网页中建立设备共享页面，基本实现了大型设备的校内外共享。

3.4 利用软件技术进行设备全生命周期管理

设备的全生命周期管理是指从设备的选购直到设备淘汰或报废的整个过程中对设备实施的必要的、全面合理的管理。设备的全生命周期管理大体要经历三个阶段: 设备的前期管理、设备使用中的管理以及设备的后期管理[10]。

设备的前期管理，也称早期失效阶段。早期失效出现在产品寿命的较早时期，产品装配完成即进入早期失效期，其特点是故障率较高，且随工作时间的增加迅速下降。早期故障主要是由于制造工艺缺陷和设计缺陷暴露产生。

设备使用中的管理，也称恒定失效段或偶然失效段，其故障由装备内部元器件、零部件的随机性失效引起，其特点是故障率低，比较稳定，因此是装备主要工作时段。

设备的后期管理，也称耗损失效段，其特点是故障率迅速上升，导致维修费用剧增，其故障原因主要是结构件、元器件的磨损、疲劳、老化、损耗等引起，修复后难以恢复到固有可靠性水平，设备应该退役报废。

设备全寿命周期管理系统通过对成本、诊断、维修工时、备件等相关信息的准确录入和共享、综合分析，并且能根据分析结果进行预报和采取针对性措施，以达到降低维修成本和设备故障率的目的。目前，国内高校中还基本上没有实行设备全生命周期管理的模式，而现有的设备管理模式存在不少问题。现借鉴企业的设备全生命周期管理模式，可解决现存问题、进一步提升设备管理水平和管理绩效[11]。

4 建立适合高职院校的数字化设备管理系统

(1) 围绕学校中心任务。2012年下半年，深职院根据产业结构转型升级对技能型人才素质的新要求和学生可持续发展的需要，以高度的创新使命变革教育理念和人才培养机制，率先提出了“文化育人、复合育人、协同育人”的育人理念。

高职院校以掌握技能为主的专业化人才培养模式愈来愈不适应社会经济发展，复合型人才培养应运而生，并已成为社会迫切的需求，也是高职教育改革的重点[12]。培养复合型人才需要大力推行拓展专业，拓展专业的教学经常需要使用本部门以外的设备，我们正在推进贵重设备的校内共享工作，在设备资产管理系统中初步建立起了贵重设备信息的共享，将开发网上预约及使用登记、统计等功能。为保证此项工作的顺利开展，已在2014年计划中专门立项以解决利用数字化校园等相关技术对已有贵重设备进行共享的问题。

(2) 采取必要可行的技术手段。为保证教学、科研和管理工作的有序运行，充分发挥设备的使用效益，高职院校应对在账设备进行定期清查，做到账物相符。此外，通过全面清查才能发现设备管理中实际存在的深层次问题并及时解决，进而提高管理队伍的业务能力和职业素养，提高设备的使用效率[13]。

为进一步做好设备年度清查工作，我们已购买了最新的富立叶CM380A设备扫描枪，配合正方软件股份有限公司开发的资产离线盘点及资产设备管理系统使用，具备生成及导出盘点任务、离线盘点、上传盘点数据、自动比对、生成盘点结论等功能，能使设备清查工作的效率和质量得到极大的提高。

(3) 建设一个开放性、具有自我完善功能的系统。

数字化设备管理系统的建立是实现设备管理数字化的第一步，还必须对系统不断进行改进，使其具备自我完善功能，适应实际工作不断变化的需要。

首先，应建立先进的信息数据处理系统，针对设备管理过程中随时出现的新情况，应通过建立先进的信息数据处理系统，对出现的问题不断予以改进，实现决速而准确的反应。其次，建立科学有效的绩效评估系统，设立可行的绩效评价指标，用客观的数字信息和可计量指标，对工作进展情况进行评估，将各项投入与绩效结合起来进行考评[14]。

5 结 语

数字化内容产业已逐步成为当代社会发展中的主流产业, 未来更是前途无量[15]。设备管理的数字化是社会发展的必然产物，伴随下一代互联网技术的不断发展，各种先进的技术手段层出不穷，高职院校设备管理数字化之路一定会越走越宽，在计划采购、台账管理、设备清查、设备共享、设备全生命周期管理等方面取得更大的突破，使设备管理工作水平再上新台阶，为教学和科研一线提供坚实的物质保障。

[1] 什么是数字化管理 [J].求知,2003(2):38.

[2] 司道君.略论企业数字化管理[J].商场现代化,2011(3):18-19.

[3] 卢 明.高校实验室建设及管理信息化初探—设备采购网络辅助管理的成功案例[C]//广东省高校实验室工作学术年会征文.

[4] 任亚楠.数字化校园方案与设计[J].科技创新导报,2009(29):159，161.

[5] 李伟霖.论高职院校的实训室建设与实训教学方法[J].实验技术与管理,2012，29(5):355-357.

[6] 卢 明.高校实验室建设及管理信息化初探—设备采购网络辅助管理的成功案例[C]//广东省高校实验室工作学术年会征文.

[7] 唐文清, 邓新武, 陈新春.高校设备数字化管理初探[J].衡阳师范学院学报, 2005，26(3):171-173.

[8] 张小波.浅议射频识别(RFID)技术及其应用[J].计算机工程应用技术, 2010(10)：136.

[9] 范朝阳.高校大型仪器设备开放共享平台建设思路与实践 [J].实验技术与管理,2011，28(10)：194-197.

[10] 郝俊斌.浅谈设备的全生命周期管理[J].煤炭工程, 2008(12):109-110.

[11] 陈敬德，温光浩.高校设备的全生命周期管理模式初探[J].实验室研究与探索，2010， 29(6):182-184.

[12] 夏清东. 论复合人才培养与拓展专业推行[J].深圳职业技术学院学报，2013，12(4)：8-10.

[13] 吴 猛,杨文丽.高职院校设备清查工作研究[J].经济师,2012(2):155-156.

[14] 陈颖海.浅谈企业财务管理体系的自我完善[J].现代商业, 2012(10):228.

[15] 贾丽学,郑 欣,杨晓兰.文化产业的数字化趋势探索[J].北京邮电大学学报(社会科学版)， 2009,11(1):7-10.

Digital Approach of Equipment Management in Higher Vocational Colleges

LIWei-lin1,2,HEHua1,2

(1. Equipment Office, Shenzhen Polytechnic，Shenzhen 518055, China; 2. Department of Application Design,Shenzhen Senior Technical School, Shenzhen 518107, China)

Digital wave is sweeping the world, and emerging in China’s university campuses. It leads to that the management of equipment in higher vocational colleges constantly moves to the direction of digital, this is to meet with the objective requirement of social development. This paper systematically demonstrates the necessity of digital equipment management, including social environment and the requirements of the school’s own management. Shenzhen polytechnic is taken as an example, the paper lists the four stages of development of digital equipment management to show the process of completely manual operation to the fully digital evolution. The development direction of the digital equipment management includes to establish equipment asset management system, to use the radio frequency identification technology, to realize equipment sharing, and to carry out total life cycle management. By the actual example, it also shows that the digital equipment management system needs around school center tasks, takes the necessary and feasible technology to construct an open operation, and has the function of self-improvement.

vocational colleges; equipment management; digital approach; life cycle

2014-07-25

深圳市教育学会课题(ZD-2011035)

李伟霖(1973-)，男，广东清远人，硕士，经济师，设备资产管理处主任科员，研究方向为高等教育研究。

Tel.：13600190100，0755-26731782； E-mail:13600190100@139.com

G 482.0

A

1006-7167(2015)05-0274-04