医务志愿者综合管理系统初探

汤 佳 孙 洁 沈杏华* 胡录才 郭 迎

·医院文化·

医务志愿者综合管理系统初探

汤 佳①孙 洁①沈杏华①*胡录才①郭 迎①

传统的医务志愿者档案由“纸加笔”完成，完整性准确性欠缺，档案还易作假。以苏北人民医院为例，以往的医疗志愿服务档案注册不规范，报名半信息化，统计以EXCEL表手工完成，不及时、不准确、耗时耗力且查找繁琐。新的医务志愿者综合管理系统以院内网为平台，通过身份证读卡进行注册，登录系统选择服务项目签入签出，管理系统随时查询、增删和输出服务记录，更加高效、方便和准确。将来可以互联网推广此系统，实现志愿者信息互通的功能。

医务志愿者 档案 管理 信息化

医务志愿者作为医院功能的有效补充，参与到医院的门急诊及病房的服务中来，不仅为病患提供服务，传递爱心，同时也使中华民族的奉献精神、传统美德得到充分体现和延续[1]。无论是等级医院评审还是文明单位考核，对志愿者档案的要求也越来越高。

1 医务志愿者档案管理现状

1.1 志愿服务档案欠完整准确 作为医务志愿者活动忠实记录载体的医务志愿者档案在管理上存在一定缺陷。因为志愿者档案具有动态性特征，注册和服务记录随着志愿者参加活动的增加而相应增加。但注册和记录大多都是“纸加笔”完成，由于主观的不重视和客观的不及时等原因，使志愿服务档案出现“坏、丢、散、乱”等现象，不符合完整准确的要求[2]。

1.2 志愿服务档案做假情况时有发生 在对医务志愿者档案的调查中，笔者发现，部分医院仅仅只是评审前突击准备志愿服务档案，评审通过后却把这项工作束之高阁，且档案中如志愿服务报名表、志愿服务统计时长等表格都是借用其他医院的材料，把表格中的志愿者姓名换成了本院职工的姓名，如此这般“开展”志愿服务则顺利通过评审。

之所以出现这样的问题，是因为目前志愿服务的信息化程度还不高，注册、招募、管理、认证等工作也是仅凭手工完成，缺乏系统联网、实时传输、数据共享等信息平台功能，故不能有效实时的对医院志愿服务进行监督考核工作[3]。

2 医务志愿服务管理情况

2.1 以往志愿者注册报名统计情况

2.1.1 注册情况。以苏北人民医院为例，志愿服务开展3年来，每年平均参与也达到了4 000小时·人次，但大多数都是没有注册而直接参与了志愿服务，服务后仅记录了该志愿者的志愿服务时间，而缺乏其详细信息。

2.1.2 报名情况。一直使用院内网的跟帖功能进行志愿者报名。如“门诊志愿者”栏目每两周发布1次门诊志愿者招募启示，院内志愿者可以根据自己的科内排班来提前确定哪一天报名，志愿者们自由跟帖报名，达到招募名额时，再由团委跟帖公布确定名单[4]。

2.1.3 统计情况。每两个月手工以EXCEL表统计1次志愿服务情况，并在内网进行公示，每年1张EXCEL表即是医院志愿者全年的数据统计。但这样的管理尚属半信息半手工化，具有以下问题。一是不及时。两个月手工以EXCEL表统计1次所有的志愿服务情况并挂上网，但由于工作繁忙等原因不能及时更新。二是不准确。传统的服务时长记录只是简单记下大概的服务开始和结束时间，因此统计时长也不准确。三是耗时耗力。需要专人每两个月统计1次，原始登记若字迹潦草则无法辨认，同时还有记录不完整等问题。四是查找繁琐。如要统计某位志愿者的服务信息，需要调出多张表格逐一查找，非常繁琐。

2.2 苏北人民医院医务志愿者综合管理系统相关情况 随着院内院外志愿者数量的不断增加，传统的志愿者档案管理已不能适应信息化建设的要求,志愿者档案信息资源建设需要进行变革,为了让志愿者的注册、统计等工作更加便捷、高效、准确，今年苏北人民医院研发了一套医务志愿者综合管理系统，以减少手工操作，提升信息化程度。

2.2.1 医务志愿者注册软件。通过医务志愿者综合管理系统可以大力宣传志愿者活动，吸引更多的医院职工和社会人士参与志愿者活动。志愿者首次参加服务，需携带个人身份证，进入注册系统，通过身份证读卡器，将个人信息如姓名、照片、出生日期等自动录入信息系统，个人只需填写联系电话、电子邮箱、院内或院外人员等基本资料。

2.2.2 医务志愿者登录软件。注册完毕后退出注册软件，进入登录软件，可以通过扫描身份证进入，也可以输入身份证号码和个人密码进入，通过下拉菜单选择“本次志愿服务项目”，包括“门诊导医导诊、急诊导医导诊、病房服务、老干部查体关爱服务、问卷调查、义诊”等项目，点击签入，然后开始进行服务，服务结束，同样登录软件，点击签出，信息系统自动统计个人服务时长。同时界面上还有“我的建议”“谁在这里”“工作计时”“我的荣誉”等相关项目。

以身份证号码来作为志愿者登录及识别的依据具有多重优势，一是是身份证号码具有唯一性，不会与其他人重复；二是通过身份证读卡，可以自动录入基本信息，包括头像采集，简单易行，省时省力；三是身份证读卡具有安全性，假身份证无法读取，而本人携带身份证进行信息注册也能保障信息安全，方便对院外志愿者的身份识别。

2.2.3 医务志愿者管理软件。苏北人民医院的医务志愿者综合管理系统，除志愿者注册及登录软件外，还具备志愿者后台管理软件。通过志愿者个人信息的录入和每次参与服务的签入签出，建立了志愿者基本信息库，该库可以通过后台软件得以查看，还可以随时通过字段输入，如姓名、服务时间、身份证号码等查询出相关信息，服务后期可以增删个人服务信息，并且可以输出EXCEL表格。

为了避免非志愿者随意登录，医院只设置了3个终端用来刷身份证，平时志愿者集中较多的门诊一站式服务台、急诊服务台和团委，由这些部门的工作人员负责登录。志愿者后台管理软件只有医院志愿者主管部门团委电脑具备，用以统计和修改。自从使用了志愿者综合管理系统以后，志愿者信息的录入及查询变得更为简单准确，所有志愿者信息都保存在数据库中，可以随时查询输出，还可以通过联网在医院内网任何一台电脑中查询到。

3 关于医务志愿者综合管理系统的思考与建议

后期可以互联网加以推广。目前这个系统依托苏北人民医院内网而运行，只有本院工作人员及到医院进行志愿服务的志愿者可以使用，使用范围较为局限。如能将此系统推广到互联网上，在扬州甚至江苏各家医院进行统一招募、注册、登记、考核等工作流程，可以实现志愿者信息互通的功能，真正让医院志愿服务公开透明、统一标准、资源整合、流动共享，解决志愿者在不同医院服务需重复注册，且服务时长不能叠加等问题，也可大大节约各医院开发志愿者信息档案系统的经费支出。

医务志愿者综合管理系统在互联网的上线，更有利于招募社会志愿者参与到医院服务当中来，社会人士可以通过互联网进一步了解并加入，随时查询服务时长。还可将这个管理系统进行升级，建立市级或省级“医务志愿者服务平台”，增加线上招募、活动发布、评星定级、志愿者互动等功能。总之只有最大程度地统一医务志愿者的注册、服务登记等功能，才能保障各种医院评审或考核工作中志愿服务的数据准确性，推动医务志愿者更大范围的服务流动。

1 武晓珊.论高校青年志愿者档案管理制度的建立和完善[J].兰台世界，2013,9:68-69.

2 关婷，郝徐杰，陈红.利用信息技术提升医院志愿者管理水平和精度[J].中国医院，2013，(17):41-42.

3 顾琦静，陆彩凤，顾斌，等.基于心理契约的医院志愿者管理研究[J].中国卫生资源，2014,3(17)：186-188.

4 汤佳，沈杏华，郭迎.志愿者档案管理信息化初探[J].江苏卫生事业管理，2012,23(6)：215.

·本文编校 程福珍·

A Preliminary Study on the Comprehensive Management System of Medical Volunteers

Tang Jia, Sun Jie, Shen Xinghua, Hu Lucai, Guo Ying.

Subei People’s Hospital, Yangzhou City, Jiangsu Province 225001

The traditional medical volunteers files which were completed by “paper and pen” lack accuracy and are easy to make false records. The medical volunteers files in the past were half informatized and not standardized in registration, and the statistics were completed by hand. Now, with the help of internal network platform of the hospital, the new files are much more efficient, accurate and convenient. It is worthy to popularize the files on the platform of internet in the future.

Medical Volunteers File Management Informatization

2014-10-08；

2014-12-03)

①苏北人民医院 扬州市 225001

*通讯作者