ERP环境下会计监督工作的挑战及对策

●王明亮

ERP环境下会计监督工作的挑战及对策

●王明亮

近年来，随着信息技术的发展与应用，在会计监督工作中，笔者接触到越来越多采用ERP（企业资源计划，EnterpriseResourcePlanning）管理系统的企业。蕴含着先进技术与管理理念的ERP系统在为企业提供高效服务的同时，也给外部会计监督带来挑战。如何将其为我所用、更有效地完成监督检查工作，需要深入思考和探讨。

一、ERP系统运行原理与功能模块概览

ERP是建立在信息技术基础上，以集成性、灵活性与实时控制为核心理念的企业管理系统。其运行原理如下：深入发掘企业管理的四个核心——生产控制、物流管理、财会管理、人力资源管理，有效连接四部分相对应的接口，使软件可跨部门运作、信息可即时共享，从而整合资源、动态监控业务全过程，实现企业内部管理一体化。目前，国际上通用的ERP系统软件包括SAP、Oracle、Baan、JDE等。尽管这些软件产品在功能与适用范围等方面不尽相同，但核心职能基本一致，主要包括：财会管理、销售采购与库存管理、物流管理、生产计划、设备管理等。其中，财会管理模块分为会计核算、财务管理两部分：会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果，由总账、应收应付账、固定资产核算、工资与成本核算等子模块构成；财务管理主要是针对会计核算数据加以分析，进而完成相应的预测、管理和控制，由财务计划、分析、决策等子模块构成。

二、ERP环境给会计监督带来的挑战

ERP系统固有的功能和优势使之显著区别于传统财务软件，也使得应用企业的管理环境与传统企业产生极大差异，这种情况下，会计监督工作需要迎接三方面的改变：

（一）检查思路与视角需转变

以往会计检查重点在财会部门，因为经济业务最终都由财会部门记录入账。但ERP系统促使财务核算与管理功能渗透至每一流程、每一部门甚至每名员工，财会人员对交易活动的直接监督减少了。其系统中的凭证、账簿、报表等只是一组组电子数据，与业务数据实时共享同一数据库，会计信息流与业务信息流集成统一、互相融合。如不了解ERP的设计理念与集成化的实现方式，以单一的财务检查视角，只专注于与财会部门打交道、按以往的检查思路去比对财务数据与业务数据，往往无法理解ERP的结构、功能和数据处理，甚至“看不懂账、读不懂表”，难以有效开展监督检查工作。

（二）检查策略与方法需创新

对应用ERP的企业开展检查，具体在策略与方法上也需要创新与改变，主要基于如下原因：

其一，企业内控重点发生变化，内控测试需要随之改变。传统企业内控核心是对人的控制，突出权责明晰、相互牵制。但在ERP系统中，内控转变为对人与机器的控制，特别是对机器的控制——因为ERP产出信息是否正确，主要来源于机器运作的正确性，即系统功能是否正确、系统操作是否正确。面对这一变化，内控测试的重点也要转变为对机器（操作系统）的测试，包括两项基本内容：一是检测程序设计，确认系统运行逻辑的正确性。ERP将大量传统的内控点集成在信息系统中，传统的内控手段也被预先制定并嵌入系统的应用程序所取代。所以，专业检测ERP操作系统的程序设计显得尤为重要，只有测试了程序功能设计与内控环节嵌入的合理性、关联性与准确性后，才能对系统运行基础有所信任，否则之后的检查工作将失去意义。二是防范计算机舞弊风险，确认数据产出的客观性。计算机系统的程序和数据存在被人为篡改并不留痕迹的可能性，易产生隐蔽性强、危害性大的计算机舞弊风险；并且，如果软件的操作日志记录功能缺失或不健全，违规行为就很难被追究责任。因此，在ERP环境下，内控测试需要重点检验企业系统中是否存在舞弊现象，确定系统内控是否有效、产出的数据信息是否未经人为修改加工，以便决定可否从中取数以完成后续检查。

其二，数据采集与抽查分析的难度显著加大。ERP结构复杂、体系庞大，每一经济交易都被实时录入系统，汇入统一的数据库并立即被各个功能模块共享，这就导致其数据库非常巨大，为外部检查取数增加了难度。而且，由于ERP系统不存在传统的汇总原始凭证，系统内导出的会计分录数量繁多，且每笔金额较小。采用传统的抽查方式时，为符合抽查比例有效性要求，样本量会过于巨大而难以完成；此外，大量小金额分录掩盖掉真正问题的概率也在加大，让抽查更像“大海捞针”。

（三）检查技术手段与能力需提升

为适应并利用ERP系统信息处理的先进性，检查技术本身也必须进行全面升级。主要包括：一是检查软件需升级——使之具备对接常见的ERP系统的取数接口与分析工具，提高工作效率和质量。二是计算机知识需升级——检查人员需运用计算机辅助检查技术完成内控测试；另一方面，ERP环境下，执行既有的检查程序也需要较专业的计算机知识储备。三是沟通能力需升级——ERP数据处理功能强大、权限划分严格等特点，使财务人员类似于流水线上的点，往往财务专业知识面相对狭窄、按会计准则解释数据的能力欠佳，因此，要求检查人员要具备较强的现场沟通能力；此外，还需与企业信息主管有效沟通，必要时联系其软件供应商，以便深入理解被查企业ERP系统的结构与功能。

三、ERP环境下的会计监督应用对策

为应对上述挑战，需要结合ERP的特性，创新思路和方法开展检查工作。

（一）打开思路，以更全面的视角制定检查计划

检查人员必须以更开阔的视角去审视企业内部环境发生的改变，深入了解被查企业ERP的设计原理与结构特点。在检查计划阶段，不要将视角仅固化于财会子系统，对其他的功能模块，比如销售和分销、物料管理、人力资源等，都应进行了解和初步测试。这些模块对于检查企业资产与负债、业务交易的真实性与合规性，以及核查内控的执行情况等，都具有重要参考价值。

（二）把握重点，适当加大对内控测试的倚重度

如前所述，ERP环境下，内控测试的地位极其重要。会计监督现场工作应起始于内部控制测试，并且很大程度上需计算机辅助检查技术的支持。具体来说，要把握三个重点：

其一，做足准备，规划测试路线图。预先取得企业ERP系统操作手册、科目代码表等，编制好业务流程图。这些可作为切入点，尽快了解ERP系统的运行结构，编制完整的内控测试计划，充分利用系统各模块自身强大的记录与统计功能，获取详细信息。

其二，找准关键，测试系统控制数据。应用ERP的企业，其内控风险很大程度上取决于ERP系统控制的风险。因此，内控测试首先要了解ERP系统控制的实现方式，才能采取有针对性的检验措施。目前，有两种方式可以将企业内控的控制标准、控制方法预先制定并嵌入到ERP系统中：采用程序代码或采用各种参数、配置数据等控制数据。商品化的ERP软件普遍使用后者，因为它更好调整，可灵活适应不同用户的需求。所以，内控测试的关键是测试ERP系统的控制数据。控制数据分为两种——反映业务处理逻辑的数据、反映内控逻辑的数据，应分别加以关注，特别留意其中系统权限及各业务模块的审批程序设置；同时，不仅要测试控制数据的当前状态，还应分析控制数据的变动情况，关注是否存在更改参数规避内部控制的问题。

其三，有效利用，通过系统日志搜集线索。系统日志记录了登录、退出和业务操作的全过程，可反映不同部门内部职责的分设、审批与复核等情况，为会计监督提供重要线索和依据。通过调取核实系统日志，可发现不相容岗位和职务是否分离、是否存在越权操作等问题。此外，如发现日志功能缺失或不健全，则产生舞弊等违规行为的可能性极高，需要加大内控测试与实质性检查力度。

（三）权衡利弊，多角度选择数据采集方式

从ERP系统取数，目前主要有3种手段，需结合实际来选择：一是利用标准接口完成数据采集与转换。检查双方都使用支持国家会计核算软件数据接口标准的软件，通过操作ERP系统的标准数据输出程序与检查软件的标准数据输入程序，就可完成取数。此法优点是可极大提高取数效率与准确性；难点是对双方软件要求较高，需要在标准化进一步普及的基础上方能实现。二是运用专业工具，直接访问数据库取数。对于数据量小、结构简单的系统，检查人员可设计使用一些小的数据库访问工具完成取数；对于大量甚至海量的数据需求，特别是对大型ERP软件的访问，需要借助专业的数据抽取、转换和装载工具。此法优点是通过对数据库的直接访问，直观、全面；难点是ERP数据库设计往往非常复杂，对检查的专业技能要求较高，不但需熟练掌握数据库技术，还要对ERP系统及其底层的数据库设计有深入了解。三是采用系统本身的应用功能取数。ERP软件一般都具有数据的查询与导出功能，利用这些既有功能获取各类标准报表，也可完成取数，这是目前检查常用的方式。优点是可充分利用ERP的既有功能形成结果，比较实际；难点是导数速度慢，获取数据也有限制，导出结果未必对应检查需要，需后期做大量分析选取工作。

（四）考虑全面，深入开展实质性检查工作

一是采取措施保证抽查可行、有效。现场检查时，在有效执行内控测试之后，可适当信任系统程序及其产出数据，减少抽查样本量；此外，在确定抽查的重要性水平时，结合ERP会计数据记录的单项交易数量多、金额小的特点，抽查样本金额的重要性水平应适当降低，缩小捕捉问题的“网眼”。

二是利用数据关联性进行充分追溯。ERP系统各模块互相关联，产生的财会信息同时涵盖着详细的原始业务信息。因此，财务数据分析应追溯到具体的业务环节，最大限度还原业务细节信息，从不同角度展现数据之间立体化的关联关系。比如：销售模块中订单、发货出库单与发票互相对应，可追溯；销售订单、财务凭证又可直接关联到供应商、物料采购存储等进行追溯验证。充分利用数据间的逻辑关系进行关联分析，可检查企业业务的合理性与合规性，校验系统内数据的勾稽关系等。

（五）匹配软硬件，为检查做好技术支持

技术支持，包括做好检查人员与检查工具两方面的准备工作。对于人员来说，需要对检查人员加强计算机知识与技能的培训，针对常用ERP软件做概念性介绍；组织学习计算机辅助检查技术，并结合之前的检查经验进行案例教学；增加沟通技巧类的实用讲座等等。结合实际需要，还应考虑以购买服务等方式引入计算机辅助审计人才加入检查组，增强此类检查的技术专业性。

对于检查工具的准备，主要是指检查软件。宏观上，需继续推进会计软件接口的标准化；微观上，需升级现有的会计检查软件，增加与目前应用广泛的几款ERP软件相对应的数据接口与分析功能，使之在ERP环境下也能大显身手，发挥作用。■

（作者单位：财政部驻大连专员办）