胜利油田SAP—HR系统实施方法研究

代峻嵩

(胜利油田党委组织部,山东东营257000)

胜利油田SAP—HR系统实施方法研究

代峻嵩

(胜利油田党委组织部,山东东营257000)

胜利油田的SAP-HR系统推广实施的整体目标是要发挥HR系统强大的集成功能,实现多系统、多模块的信息共享,从而实现自上而下、全方位的业务管控,使高层及时、准确地掌握人力资源动态和发展趋势,为领导的决策提供可靠的依据和信息支持。胜利油田在现场实施阶段主要采取了系统实施方案实现、权限设计、信息采集、现场实施和运行应用新的五阶段实施方法。从对胜利油田实施效果分析,其选择的实施方法是很有针对性的,符合胜利油田实际情况和人文特点。

胜利油田;SAP-HR系统;实施方法

胜利油田的SAP—HR系统推广实施的整体目标是要发挥HR系统强大的集成功能,实现多系统、多模块的信息共享,从而实现自上而下、全方位的业务管控,使高层及时、准确地掌握人力资源动态和发展趋势,为领导的决策提供可靠的依据和信息支持。胜利油田在部分借鉴其他企业推广实施经验基础上,在现场实施阶段主要采取了系统实施方案实现、权限设计、信息采集、现场实施和运行应用新的五阶段实施方法。从对胜利油田实施效果分析,其选择的实施方法是很有针对性的,符合胜利油田实际情况和人文特点。

一、实施方案实现

1.强化培训。由于SAP—HR系统人机界面不友好,而且许多技术和专用术语,使用了德语的直译,与中国人传统的语言形式不符,造成了学习培训中的诸多障碍。因此,培训要不断地重复,强化关键用户操作的熟练性。这个时期的培训,要结合培训考核,不仅仅考核关键用户对各类术语的理解,而且要通过业务流程的模拟测试用户系统各类功能、流程的操作能力。在考核的过程中,可以有针对性地要求关键用户讲解和演示操作方法,为今后的培训师培养奠定基础。

2.明确关键用户分工。在培训时,既要注意系统的整体性,也要注意用户的专业分工。所有的关键用户,无论组织、劳资还是薪酬板块的,都必须掌握系统的整体功能和操作,首先要能做“全能型”选手。在此基础上,顾问要针对分工的不同,有重点地对不同的用户进行不同模块的强化培训。胜利油田的人事工作中,组织、劳资、薪酬三个方面总的来说,交叉的业务不是特别多。因此,培训按照这三类业务进行重点培训和考核,将不同分工的用户培养成“专业化”选手。

3.充分利用实施阶段间隙。从胜利油田的调研报告和此阶段的实施方法分析,可以看出是吸取了其他企业的实施教训,中石化有的企业在这个实施方法展开过程中,培训不到位,同时培训的针对性不强,没有重点,结果骨干用户没能发挥骨干的专业化作用。因此,在实施方案实现这个阶段,是系统实施阶段中唯一的间歇期(主要是要等开发方将方案在系统内实现,需要一段时间),而这个阶段是企业为下一步大规模实施工作培训和积累人才的阶段,一旦错过这个时机,没有培养足够的骨干人才,那么后期的实施阶段将出现人才短板,或者造成实施中断、从头再来,或者勉强推进,实施任务可能煮成“夹生饭”,影响系统推广的进度和效果。

二、系统权限设计

SAP—HR系统的用户权限管理,采取的是模块化的设计。先设定系统各项功能分解到角色,系统管理者再将不同角色赋予相应用户,形成模块化的角色授权机制。

1.角色的设计原则。中国石化集团公司basis对系统内每一个功能点设立相应的操作、审批权,并固化成单独的角色,由中国石化集团公司根据直属企业的需求,分配相应角色。直属企业的basis再根据不同用户的管理权限,在系统内将相应的角色配给该用户。如人事调配工作中,basis将调动操作权配给该单位组织科干事,干事操作员工的调动后,具备人事调动审批权的科长负责该条信息的操作,完成员工的调出流程。SAP—HR系统的权限角色可一角色配多用户,也可多角色配一用户。

2.角色的设计尺度。系统的角色对应着实际工作中工作人员的具体权限,角色设计细分程度应掌握尺度：组织劳资系统中的具体工作能对应到系统内的每一个功能点即可,无需再细分;但每一个角色权限也不要过大,如胜利油田二级组织劳资部门的人员大都身兼多职,但在角色设计时,不能将多个业务的权限放置一个角色上,如组织科副科长,日常管理干部调配、职称评审工作,要分设干部调配操作、职称评审操作两个角色。原则上,这项工作由组织部、劳资处分解角色,完成设计即可,不应下放基层,防止造成角色设计标准的混乱。

3.权限采集模板的设计。权限采集的基础是根据机构层级授权,因此机构、层级以及用户的工资核算范围的准确程度是保障。用户的采集表要简明扼要,采集到机构层级和工资范围即可。用户权限采集模板的设计,必须保证二级、三级单位的组织、劳资人员准确理解各个角色的管理权限,不能产生歧义。较稳妥的方式应是在顾问的指导下,由关键用户设计和描述,这样既能保证模板的标准化,同时也保证不熟悉SAP—HR系统的人员迅速、准确领会角色的内容。

三、信息采集

1.采集方案的设计。胜利油田的信息采集依托信息较为完备的SL-EHR系统,不同于中国石化集团公司采集方案。基于此方案,胜利油田利用SL -EHR系统已有的信息,将节省大量的人员和时间。但前期项目办公室必须做好两套系统间信息项、数据标准、码值对应等大量的基础性工作,应把SL-EHR系统缺失的信息项、码值以及标准不统一的码值区别出来,以便确定胜利油田需采集的信息项。该项工作虽然是在项目办公室内部开展,但结果要在全油田20万员工中应用,缺失一个信息项,就可能导致采集工作需要重复开展。

2.采集的进度。由于涉及较为敏感的“三龄两历”等信息,重要的信息经常要通过档案反复核对,采集时间往往较长。但SAP—HR系统信息采集不同于信息检查,其目的是完善信息,而不是核准数据,过早的全方位核查信息,不但迟滞进度,而且会增加重复工作量。因此,部署此类采集工作时,应强调采集的程序、信息的完整性和规范性,人事部门应尽量避免在此阶段因个别信息的核对而纠缠。同时要采取边审核、边录入,同步统筹推进工作的方式,缩短时间。采集平台内应开发数据规范性的数据校验工具,信息录入后,用户可启动审核工具进行系统自查。

3.采集时软硬件环境保障。由于信息采集、录入的时间相对集中,各单位实施进度大致相当,必然会造成在采集的后期,信息录入工作量十分集中,平台并发用户会急剧增加。项目办公室应提前做好应急预案,保证采集平台的软硬件环境,确保所有录入终端能够顺利录入信息。

四、现场实施

1.信息预导入。信息采集并校验合理后,正常情况下,信息应该可以导入到正式生产系统内。但由于胜利油田信息量庞大,导入的过程中出现的问题不可预知,因此增加在模拟服务器上的预导入的流程。顾问组依托SAP—HR系统的数据库结构和总部服务器的可靠性能,以及其他企业一次导入的经验,坚持采取节后直接导入的方法。胜利油田项目办公室从任务完成的成功率和稳妥性出发,并结合前期各项工作中出现的各类问题,分析认为,一次性导入的风险较大,并发用户的骤增,可能会严重影响中石化生产服务器。鉴于此,胜利油田坚持增加预导入这个测试流程。经总部研究决定参照胜利油田的实施方法。从预导入的测试结果来看,预导入的方法十分必要,有效地预防了实施风险。

2.用户培训与信息的正式导入。此阶段要全面培训二级的骨干用户,同时由于数据全面导入后,企业一般就具备上线试运行的条件。因此,胜利油田将信息导入的时机与二级用户培训结合起来,发挥了很好的效果,分析其方法和结果,可以发现这种方法主要原因和优势：一是用户导入需要集中办公,以便现场顾问能及时处理问题,利用用户集中培训的时机,先讲解,再导入,可以减轻二级负担。二是SAP—HR系统的初次功能培训,务必要与实际操作结合起来,培训的过程中与数据导入相结合,可以起到实战练兵和趁热打铁的效果。三是二级用户培训后,应马上进行日常的管理,信息同步导入系统后,为日常应用系统提供了真实的平台和数据,便于巩固培训效果,促进用户更加熟悉系统。

五、运行和应用

在系统上线后,要达到正式运行的标准,中石化制定两项必要条件：薪酬计发和上报一次定期报表。

1.薪酬在线计发。在推广实施的进程中,薪酬往往是运维管理中最复杂的工作之一,可能会滞后于整个推广实施工作的进度,在此时期进行系统试运行,并进行在线计发,应明确上级部门的标准和要求,灵活处理,不应过于强调计发过程的完整性和准确性。实施的要点可以注意以下两点：一是模拟计发,即对直属薪酬结果进行记录的形式。胜利油田采取此种形式进行计发,主要是对总部整体推广实施进度的把握和理解。2012年2月,胜利油田SAP—HR系统上线试运行的进度已经走在了集团公司前列,完成了胜利油田发挥旗帜性作用的示范任务。当时集团公司一方面在加快其他企业整体进度的同时,薪酬过账的试点在其他油田和企业中遇到了瓶颈。因此,在试点成功之前,胜利油田薪酬的过账不是当前的主要任务,但薪酬却是这个系统的核心之一,系统必须要有相对准确的数据和详细的分析,作为集团公司和胜利油田高层领导决策的依据。因此,采取结果记录的模拟计发形式,是符合这个阶段实际情况的,及时与总部和试点单位沟通,掌握薪酬过账的流程和经验,降低了薪酬模块强行上马实施造成的风险程度。

二是采取部分单位的提前试点。由于胜利油田刚刚完成薪酬制度改革,许多薪酬统计发放问题还在消化处理阶段,对薪酬在线计发的复杂程度掌握不准,胜利油田决定选择规模小、风险低、影响小、具有一定代表性的8个单位进行先期的薪酬在线计发,积累薪酬计发的现场经验。从结果上看,这个实施方法是成功的,胜利油田在正式启动薪酬过账后,一个月预过账,一个月实际过账均取得了较为顺利的成功,完成向ERP和财务集中核算系统两个数据结构不同的系统同时过账的任务,过账率超过98%。

2.在线上报定期统计报表。SAP—HR系统报表是在系统综合应用平台中实现的,该服务器的数据来源于系统业务操作平台服务器,两台服务器相对独立,采取白天定点增量数据包同步,零时全量数据包同步的形式,造成了信息修改,报表数据不能及时更新的状况,这也是中石化SAP—HR系统效率提高过程中一个主要的技术瓶颈。作为下属企业,胜利油田要压缩月度报表的统计周期,就只能在统计的组织环节、日常信息维护上想办法。在上线初期汇总报表中,应注意两个要点：一是要全面掌握报表的结构和取数条件。分析定期报表结构,可以更准确地把握上级关注的要点,系统管理的重点。二是报表数据的应用。SAP—HR系统的报表定制质量较高,一般以库出表后,报表计算关系都是平衡的,因此重点要在分析数据,初步核查信息采集质量。

综上所述,实施方法对系统实施的影响,更多地体现在实施进度、实施效率等方面,这些因素,是实施者通过采取恰当的组织运行、统筹协调手段即可有效控制其影响。但在实施进程中,实施者应注意：节奏要快,不能拖,每一个环节的时间节点应明确,要监督下级单位的落实情况,并及时通报。必要时几个环节同时运行,或者一项工作全面启动,其他工作抓紧准备,统筹推进,不留实施间歇。关键用户以及培训过程中表现突出的骨干用户,都要充分发挥作用。

Study on the Approach of Implementing SAP—HR System in Shengli Oilfield

DAI Junsong
(Party Committee Organization Department,Shengli Oilfield,Dongying 257000,China)

The overall aim of SAP—HR system's promotion and implementation in Shengli Oilfield is to play a strong integrated functions,multi-systems and multi-module information sharing,so as to realize the top-down and comprehensive control of business,so that the top management can timely and accurately grasp dynamic human resources and the development trend and to provide reliable basis and information support to decision-making for the leaders.The five-stage method adopted in the field implementation stage in Shengli Oilfield are as follows：realization of system implementation plan;authority design;information collection;field implementation;operation and application.From the analysis of the effect of the implementation method in Shengli Oilfield,the selected approach is very targeted,conforming with the characteristics of the actual situation and the humanities in Shengli Oilfield.

Shengli Oilfield;SAP—HR system;implementation method

F272.92

A

1009-4326(2015)03-0082-03

(责任编辑 曹 远)

2015-04-17

代峻嵩(1976-),男,四川广安人,胜利油田党委组织部办公室高级政工师。研究方向：人力资源管理。

10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2015.03.021