水利工程档案信息化建设存在问题与对策

屈建春

（山东省淮河流域水利管理局，山东 济南 250100）

水利工程档案作为人类利用水资源、管理水资源的精神成果和财富，是水利发展的历史再现，是人类水文明的真实记录，是不可再生的信息资源。水利工程档案验收是当下工程竣工验收的前提条件，是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。做好水利工程档案管理工作，不仅可再现水利发展史，而且对今后的水利工作将起到促进、借鉴作用。

档案信息资源作为一种原始的无可替代的珍贵资源，其信息化建设是评定档案现代化管理水平的主要标准。在当今的信息化时代，推进水利工程档案信息化建设是信息化时代对档案管理的必然要求，是档案工作者义不容辞的责任，更是档案管理发展的必然趋势。随着档案信息化进程的不断推进，水利工程档案信息化进程也在逐步推进。但目前水利工程档案信息化程度还不高,与快速发展的水利工程建设对档案、档案信息化的要求还有较大的差距，还存在一些问题和误区,需要在今后的工作实践中不断解决，以便更好的做好水利工程档案信息化建设工作。

1 存在的问题

1.1 水利工程档案信息化建设意识淡漠

长期以来，人们对水利工程档案管理远远低于对工程建设的重视程度，档案信息化建设意识更是淡薄，这一直影响着水利工程档案信息化建设的顺利开展，已成为制约水利工程档案信息化建设的瓶颈。目前，普遍存在水利工程档案信息化规章制度不健全，管理手段落后、环境差、案卷管理与检索不规范等现象。

1.2 领导不够重视，相关工作不到位

水利工程档案信息化建设缺乏领导支持、资金保障，软硬件建设不到位甚至根本无法落实，个别的参建单位建立工程项目档案工作机构不积极、不主动，相关的工作制度执行不严格、不到位，水利工程档案信息化需要的硬件及软件等基础设施不到位，这些都在一定程度上影响水利工程档案信息化建设进程。

1.3 档案工作者业务素质偏低，相关工作不规范

水利工程档案信息化建设需要的是既掌握档案和信息的基本知识又具有计算机、网络、信息技术与技能的复合型人才。在水利行业，业务骨干基本在水利工程建设、管理、设计等一线部门，新招聘的人员也不愿意在服务性的档案部门工作。因此在水利工程档案管理工作中，普遍存在档案工作者素质和地位不高、工作不规范的情况，进而导致水利工程档案信息化建设工作滞后，延缓了水利工程档案信息化建设的进程。

1.4 重传统的纸质档案工作模式，轻电子档案管理

目前，在水利工程档案管理工作中，普遍存在着重视纸质档案，轻电子档案的现象，侧重于传统的纸质档案工作模式，轻电子档案管理。近年来，电子档案逐步被重视，但水利工程档案信息化建设水平仍达不到档案信息化建设的现代化要求。

1.5 重工程宣传报道，轻声像档案管理

声像档案资料的抓拍具有时效性。在水利工程建设特别是重大水利工程建设过程中，需要适时的把关键建设环节和关键枢纽工程的核心部位及时抓拍下来，否则，一旦工程完工，就难以再现隐蔽工程的构造和具体方位。如果遗漏或缺失关键的建设环节和关键枢纽工程的核心部位的声像档案资料，不仅影响工程竣工验收，而且给今后工程运行中的维护和管理带来较大的不便，这种不便今后几乎无法解决而成为一种遗憾。长期以来，大家基本习惯于重视工程完工后的完整外形，有些声像档案资料也仅仅停留在宣传报道层面上，没有纳入到档案工作中和技术处理的档案工作中，各种声像资料宣传报道过后也就难以找到踪迹，这往往给今后工程的维护带来不便。

2 解决的对策

2.1 强化水利工程档案信息化建设意识

通过大力举办各种水利工程档案展览、讲座和灵活多样的档案法规宣传教育，进一步浓厚档案工作、水利工程档案信息化工作氛围，进一步增强水利工程档案意识、信息化意识，进一步引起水利部门领导、项目法人、建管机构负责人等各级领导对水利工程档案信息化建设的重视。领导重视程度是做好新形势下水利工程档案信息化工作的前提。只有领导重视了，才能为水利工程档案信息化建设提供组织保障和资金保障，建立良好的工作机制，相关的软硬件（包括库房、建设、档案信息的数字化转换、档案网站建设和数字档案馆）建设才能达到信息化建设的需要。

2.2 严格执行各类档案管理制度

在水利工程档案信息化建设的进程中，要以规章制度来推动档案信息资源建设、促进档案基础平台构建、提升管理人员的管理水平。在推进水利工程档案信息化建设的进程中，相关部门必须严格执行《水利工程建设项目档案管理规定》、《水利工程建设项目档案验收管理办法》等规章制度，按照要求，严格工程档案验收，促进档案信息化建设基础平台构建，从而有效的促进水利工程档案信息化建设。

2.3 全面提高水利工程档案工作者素质

推进水利工程档案信息化建设，必须全面提高水利工程档案工作人员的素质。一是把档案工作需要的复合型人才充实到水利工程档案工作队伍中。二是加强水利工程档案培训教育工作，加大培训力度，提高现有水利工程档案工作人员素质。三是选送档案工作人员到相关的高校进修，进一步增强档案工作人员掌握档案知识的能力和实际工作能力。四是积极开展职业教育，提高水利工程档案工作人员的敬业意识。五是进一步提高水利工程档案工作人员的地位，增强工作自豪感。

2.4 以“双规制”促进水利工程档案信息化建设

制定切实可行的规章制度，彻底改变重视纸质档案轻电子档案的工作现状，以严格的“双规制”促进水利工程档案信息化建设。严格按照档案信息化建设的工作要求，在文件资料归档时做到纸质档案和电子档案并行并存。将纸质档案以原始状态转换成电子档案，或将电子档案以原始状态转换成纸质档案，纸介质与磁、光介质两种档案一起归档，形成内容完全相同的两套档案。在“双规制”的工作机制下，准确收录水利工程档案信息，确保信息的完整性、系统性、规范性和标准化。需要注意的是电子档案还应多备份存档，支持电子档案的系统软件也应随之归档，并采取有效措施保护电子档案的信息不被修改、盗窃和删除，保证电子档案的客观真实性、完整性、安全性和可识别性。

2.5 加强声像档案资料的抓拍和归档工作

在水利工程建设特别是重大水利工程建设过程中，要及时抓拍关键建设环节和关键性枢纽工程，准确再现关键性枢纽工程和隐蔽工程的具体方位、构造。这些声像档案资料是非常珍贵的不可再生的信息资源，不仅能够满足宣传报道的需要，而且是工程竣工验收必须具有的，也是今后工程运行中维护和管理需要的第一手资料。因此，必须加强声像档案资料的归档工作。

另外，在水利工程档案管理信息化建设中，对周期长的工程可分段限期收集档案文件资料，还应注意水利工程档案管理信息化流程的完整性、系统的兼容性和安全性等。