地铁企业档案管理模式浅议

摘 要：随着地铁档案工作的管控难度增加，如何加强地铁管理企业的档案管理工作，是档案工作者面临的新课题。笔者认为公司档案管理工作要以服务地铁企业改革和发展为中心，按照集团化档案管理目标，坚持集中统一领导管理原则，以推进档案规范管理为手段，建立健全责任、组织、制度、督导体系，提升整个企业的档案工作整体水平。

关键词：档案管理；地铁工程项目建设；集中统一管理；集团化模式

1 引言

地铁公司作为地铁工程建设单位和管养单位，即是项目档案的主要保管和利用单位，也是接受各级审查验收的单位。而地铁工程是个庞大的巨系统工程，涉及30多个专业，参建单位上百家，投入大、工期长、涉及面广、专业性强，给档案工作带来一定的难度。这就要求公司把对工程档案质量要求贯穿到档案形成的全过程中，依靠科学的管理程序和方法，实施文档一体化管理和档案整理归档全过程掌控。

2 地铁企业档案管理的特点

2.1 抓源头管理，实现文件前端控制，确保工程档案齐全完整、真实准确

在工程管理方面，公司在工程承建之初，即强调抓好源头管理，各参建单位来往基础资料和工程技术文件，由相关档案部门集中管理，使档案工作渗透到工程前期活动之中；要求开工项目第一时间上报专门负责内业资料管理的指定人员名单，做到事前进行统领。

2.2 抓合同管理，坚持档案验收不合格不得进行项目竣工验收，确保工程档案归档质量

实行重点工程建设档案管理合同制，档案管理纳入工程合同管理，在合同签订时，将公司的工程档案管理制度列入合同附件，明确归档质量要求，档案验收不合格，暂缓进行工程结算，将工程档案工作与经济利益直接挂钩，同时也确保工程档案完整、准确、系统。

2.3 抓培训管理，落实归档要求，不断提高公司内部及参建单位工程档案管理水平

地铁工程建设与地铁运营期间，涉及到的拆迁、勘察、设计、咨询、施工、监理、维保、运营及供货单位上百家，其档案资料管理水平参差不齐。地铁公司作必须统一验收标准和归档要求，从文件的编制深度到文整要求，从施工用表的规范到文件的编排，都必须符合公司统一规定。因此加强对公司内部、下属单位及各参建单位相关人员的培训至关重要，定期组织档案培训，积极指导和规范内部及参建单位工程档案工作。

2.4 抓归档管理，杜绝不合格工程档案入库

负责项目的相关档案部门参加竣工验收会，通过省市档案局、城建档案馆、业主代表、监理等进行归档质量的层层把关，严格遵守竣工文件编制、审核、验收程序，对不合格的提出整改意见，并要求限期完成后，提交复查，对复查仍不过关的，拒绝在“合同结算单”中进行归档确认，杜绝不合格工程档案入库。

3 地铁企业档案管理模式：以公司为核心建立集中统一管理模式

3.1 统一领导

严格贯彻执行国家、省、公司的档案法规、规范和管理办法，制订统一的档案管理制度。公司设置专门的档案部门，作为全公司档案工作归口管理部门，负责对所属子分公司档案工作进行宏观管理， 履行服务、指导、协调、检查、监督等职能。

3.2 分级集中

公司各部门应确定至少1名专（兼）职档案（资料）员或设立，按照公司统一的档案管理相关要求，切实担负起本部门的档案管理责任。公司下属单位应设立档案管理机构，配备专业档案人员，集中管理本单形位成的各类档案资料，制定相应的档案管理制度，对所监管的参建单位相应的档案资料工作进行日常检查。各部门及下属单位均须接受公司档案部门的业务指导、监督、检查和培训。

3.3 各负其责

各部门及下属单位负责本部门档案的集中统一管理。根据各公司和项目的实际情况，对自己部门形成的文件进行收集、整理、过程利用、预立卷和移交归档工作；公司制定《档案归档范围及保管期限表》，对归档范围内的文件材料，须按公司档案管理规定，定期或不定期向公司档案管理部门移交、集中管理，归档范围内的所有档案须纳入公司的统一管理。部分有特殊要求的档案，在满足完整、安全和有序等基本要求后，经公司审批同意后，部门及下属单位方可自行管理。

4 地铁企业档案管理体系：以全方位控制为重点建立四个管理体系

4.1 建立明确的责任体系

按照“谁产生、谁负责”的原则，制订档案岗位职责范围， 明确各部门及下属单位是档案工作管理的责任主体， 负责对所产生的档案进行统一管理、规范整理、过程利用，安全保管、集中归档。根据实际情况，将档案工作纳入公司管理制度、年度经济考核责任制或者档案工作专项责任制中。制订详细的、操作性强的考核细则。

4.2 建立严密的组织体系

各下属单位成立档案工作领导小组，配备满足需要的专兼职档案人员，并及时根据人员变动情况进行调整。明确专兼职档案管理人员的职责，细化管理程序，并加大考核奖惩力度，调动档案人员的积极性。加强档案人员的培训，提高档案人员的素质。

4.3 建立完善的制度体系

制定各部门及下属单位的档案归档范围， 规定归档时间， 编制保管期限表。建立档案的接收、整理、保管、鉴定、销毁、统计、保密、利用、库房管理等日常工作制度。并根据公司档案管理中遇到的新情况、新问题，及时研究制订相应的制度和办法。

4.4 建立有力的督导体系

将档案工作目标纳入各部门及下属单位年度经济责任考核，年终予以考核。围绕整改公司的年度中心工作， 针对档案工作的重点和难点， 开展督办。贯彻《档案工作规范管理等级评定办法》，开展自查自纠，明确差距和不足，自觉进行整改。开展档案工作检查，查找问题和不足，督促进行整改。

5 地铁企业档案管理工作未来发展趋势

5.1 规范化、科学化、现代化管理的趋势

其一，要制定公司统一的档案管理制度和标准，促使档案工作者认真履行职责；其二，多开展培训、讲座类的活动，提高档案工作者的素质；其三，运用现代化的管理工具，促进公司档案工作信息化的发展；其四，积极探讨适合本行业的档案管理工作的模式、制度、方法等。

5.2 网络化管理趋势

这里的“网络化”可作两种理解。一是公司档案管理工作网络化的布局。企业应重视档案管理，在制度、机构、人员等各方面给予完善，在企业内部自上而下建立起网络化的管理结构。二是充分利用现代化的管理方式和手段，实现档案电子化信息化管理，不仅能提高效率，降低成本，节省大量的人力、物力和财力，而且非常适合地铁企业工程项目繁多、经营线路日益增多、及其档案管理工作分散、量大等特点，逐步向数字化档案馆的目标发展。

5.3 复合外向型的管理趋势

这是相对于以往企业单一的组织结构形式所对应的单一内向型的档案管理而言的。对内公司内部含若干下属单位和子公司，对外企业更要与形形色色的参建单位打交道，必然形成种类繁多的档案，其档案管理工作十分繁重，不仅包括收集、整理等事务性工作，还负有指导、监督的职责。档案管理将由传统封闭式的、孤立的、单纯的方式转变为一种复合外向型的方式。

参考文献

[1]国家档案局.《企业档案工作规范》[S].DA/T42- 2009，2010年1月1日实施.

[2]宫晓东.企业档案管理学[M].北京：高等教育出版社，1999.

[3]韩玉梅.外国档案管理[M].北京：中国人民大学出版社，1998.

作者简介

曹平（1978-），女，汉，四川成都，成都地铁有限责任公司，馆员。