对电子档案原始性认定问题的思考

刘玉玲

二十一世纪是网络的时代，随着办公自动化的进一步深化和cad、cam技术的推广应用，特别是电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生，进而形成了电子档案。同时也促进了档案事业的快速发展。通过对电子档案特点的分析，在信息网络环境下，档案部门如何面对这一变化，充分利用信息网络技术发展档案事业，成为当前的一个需要解决的实际问题。在此，本文就电子档案管理中的电子文件原始性认定及其对策等法律问题谈些看法。

1 电子档案的原始性如何认定

首先，不易判断档案的原始性。将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，从这个意义上说网络传递的仅是档案信息，用户得到的仅是复制品，而非档案原件。而网络下的档案任何一份输出件，都可以说是原件，也都可以说是复制件，由于其易复制、易更改而难以确认，其原始性不易确定。

其次，不易确定档案的真实性。档案上网过程即是档案从实态转向虚拟态，在这个转化过程中，档案工作人员操作过程失误的可能性是存在的，任何失误都可能造成档案信息的更改，档案信息在网络中传输时，具有流动性与虚拟性特点，信息与载体分离，使档案具有可控性、可变性等特点。同时网上黑客与病毒的客观存在，及用户根据自己的利益对信息的取舍，都可能使档案信息内容更改，却又不易察觉、识破。这些人为因素，会影响到电子档案的真实性。另外，将纸质档案转化为电子档案时所用的载体，相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。一般认为，这种载体所存信息在二十年左右会消失，然而在什么环境下什么时间信息开始丢失尚未有明确结论。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。同时随着网络的更新，一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。

2 如何解决电子档案的原始性认定问题

关于电子档案的原始性认定问题是确定其凭证作用的关键。电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来的一样，存在着认定上的困难。因此，要解决这个问题，科学地界定电子档案的原始性是档案研究领域的新课题。要解决这个问题，应从以下三方面来确保：

1、建立健全有效的规范的程序化的管理制度，从电子文件的形成、运行到归档管理的全过程确保其信息的原始性、真实性和完整性。

（1）建立磁盘文件登记制度。这可以从两方面入手：a、先由文书处理部门按照电子文件是否要归档为原则进行初步鉴定，然后再分别依据文件性质分别拷入软盘，并在磁盘上贴标签，统一登记入册，使计算机硬盘只作临时存储的媒介；对中途需打印、修改、复制的文件，必须同时建立严格的部门审批、登记制度。b、档案部门对已归档电子档案要履行严格的移交、登记、管理制度。

（2）档案管理工作提前介入电子文件的形成、运作和管理。档案管理的介入就是：从电子文件的形成、运作到管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责；在电子文件形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的质量；生成电子文件的专用软件必须一同归档；对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的安全；作为档案长期保管的电子文件应与相同的纸质文件或硬拷贝一同归档；为确保归档电子文件的完整性和有效性，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

2、采取专门技术措施，确保电子文件的原始性、真实性和完整性。

（1）由于电子文件可随时变换载体，或被不留痕迹地改动，为了保证电子文件的原始性和真实性，可采取办公软件用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理；有的办公自动化网络中，可自动对每份电子文件的修改，存取、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。

（2）已归档的电子文件，在档案管理与提供过程中，可以通过建立对电子文件的数据加密、用户识别、终端识别、扫描输入原始签名及数字时间印章法等技术措施。“数字时间印章法”是当前一种最新的方法，该办法可用来确保文件的原始性。倘若归档的电子文件被删除或修改，该文件的生成时在网上登记的时间也是无法改变的，从而保证电子文件的安全性。技术途径是电子文件转化为档案的基本前提，如果没有相应的一套保证电子文件的原始性的技术，电子文件的档案属性也就不存在了。

3、通过对电子文件的鉴定，确保电子档案的原始性和真实性。

档案的鉴定是档案业务建设中必不可少的一项工作，档案鉴定工作的质量高低和是否正常进行，对馆藏档案质量将产生直接影响。

（1）、电子文件的内容鉴定，这可以从纸质文件鉴定的原则、标准、方法中获得很多有益的经验。如，分析文件重要性的思路，档案保管期限表所规定的各类文件的保管期限等。

（2）、电子文件的技术鉴定，这是电子文件鉴定中新的部分，它是比内容鉴定更为重要的部分。技术鉴定是对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，包括对信息真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体性能的检测。技术鉴定一般应从这几方面进行：可读性鉴定、可靠性鉴定、无病毒鉴定和载体状况鉴定等。

4、通过立法来规范电子文件的原始性和真实性。

法律是保证电子文件原始性、真实性的有力武器。电子文件转化为电子档案需要有保证信息原始性的公证机构。要明确电子档案的制作规程、保管要求、保护措施及提供利用制度。电子文件转化电子档案的过程、电子档案的保管利用等环节，必须由法规作出明确，明确电子档案的法律效力。目前，对法律效力的解决是放在计算机信息系统整体法律认定上，为具有法人资格部门的计算机产生的电子文件记录应对该部门的活动具有凭证作用。电子文件的立法内容可以借鉴1996年6月联合国大会通过的由联合国国际贸易法委员会提出的《电子商务示范法》的做法，从而确定电子文件的原始性和真实性。