电力企业纸质档案数字化加工流程探析

刘飒

摘 要：国网档案管理信息平台建设的主要工作内容为系统建设和纸质档案数字化加工两部分。一般档案信息平台的系统建设，及硬件及软件配置、网络环境布置、业务流程定制、总体协调、检查验收等平台建设均为省公司统一部署；而基层企业则负责本单位纸质档案数字化加工工作，在这里着重谈谈基层电力企业的纸质档案数字化加工流程。

关键词：电力企业；档案数字化；探析

首先各企业要充分认识纸质档案数字化加工的意义，及时落实责任部门和人员，抓紧做好资金计划、工作场所、工作方案及安全保密等各方面的准备工作。档案管理人员要结合纸质档案数字化工作对库存档案进行鉴定清理，熟悉相关要求，掌握纸质档案数字化加工的方式、流程和范围、提交数字化加工的档案必须经档案管理人员整理、组卷完毕，截止到数字化加工开始时已归档入库。为保证档案数据的完整准确，数字信息与档案实体相符，不加工的档案条目信息也必须全部录入数据库。接下来，谈谈档案数字化加工流程

1、加工流程图：

2、档案交接

档案按年度提卷，加工方的接收人员对每卷的所有页面进行统一的编号，全卷所有文件页号编写完成后，再依据企业的要求抽出不需要扫描的文件页，然后再次按序编写需要扫描的文件页号，页号编写完成后，按实际文件页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。

3、档案拆卷

档案拆卷前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，根据企业要求从中选中需要扫描的页面，再一次按序编制所需扫描的文件页号。两个页号需用不同的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数。档案拆卷时要严格按照要求对不需扫描的文件进行标注。

4、 档案的扫描

原件的扫描与存储格式完全按照相关技术标准。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单由档案拆卷人员和扫描人员共同填写）并签字领取原件进行扫描。扫描人员须根据原稿质量，对扫描处理系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。

图像的分辨率通常情况下为300dpi，如遇图纸或字间距和行行距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清晰的同时，又不过分增大电子文件影响远程查询和浏览的速度。

5、图像处理

加工方采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。

为提高图像扫描的分辨率，调整阀值、明亮度以及扫描方式，采用局部处理技术对图像进行修正，以确保数字档案浏览时辨认流程图的流程线。

6、 污渍、黑边、偏斜处理

根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理，对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。图像处理人员发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人员处理，双方签字确认后的表单留存备查。发现扫描造成不合格图像应及时返回上一生产流程交扫描人员处理。

7、全文字面的扫描密度

图像处理人员在进行处理前，扫描人员会根据不同原件的情况，提高图像扫描的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式，如遇字间距或行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况。对手写过密的要对图像进行细致的修正，确保各书写工具写出的不同颜色、深浅的文字及图像信息清晰可辩。

8、 贴帖页面与表格

对贴帖页面的处理先用软件系统进行自动处理，在扫描的时候消除贴帖重叠的曲线，不能自动处理的放大后人工处理。对字迹与表格线颜色深浅不一的，在扫描时进行细微调整后，图像处理时再进行局部调整，以确保数字档案的可阅读性。

9、 插图页面处理

档案中有插图的要在扫描时提高分辨率，图文混排的页面不做拆卷，在保持原始页面信息的同时使图像清晰可辩。

10、 照片页的处理

根据黑白或彩色图像对页面进行调整，对特残照片的处理，必要时采用专业的图像处理软件进行处理，确保照片的清晰度。

11、 存储格式与大小

分辨率：300dpi，对超大页面及图纸采用200dpi。文件格式：TIFF、JPG、双层PDF、TXT。储存大小：B5 或A4，20-30KB/页。

12、 质量检验

对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆卷、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验。文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的，登记清单并退回上一流程重新处理。

13、 识别与导出双层PDF

对文件进行手动或自动OCR 识别并导出双层PDF，可根据原稿情况选择相应处理方式。

14、 成品文件挂接

文本录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接。挂接到紫光档案管理系统企业版中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验。

15、 案卷整理

档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准和企业的实际情况进行有序的整理，加工方要安排专人负责案卷合并与整理。

a）原件合并

把扫描时挑出的页面插入到原来的页面位置中去，将扫描时展开的超大页面还原到扫描前的原样，把数字化中挑出的不要的多余页面提出。

b）全卷整理

将每卷文件按形成的时间、顺序、文件类别进行整理。

c）编写页号

按重新整理的页面顺序统一编写页号。

d）案卷目录和卷内目录

按顺序将一个项目文件合并到一卷中，并按国家档案管理进馆标准和四川省电力公司特有字段，组成案卷目录和卷内目录。

16、打印案卷封面和卷内目录

案卷目录和卷内目录与卷内文件进行匹配后打印案卷目录和卷内目录以备装订使用。

17、 装订

严格按照档案馆管理的标准和企业的要求将每卷档案的封面、卷内目录、卷内文件从左下角对齐打成三孔一线装订还原档案。

18、 案卷分盒

案卷号、日期等有规则的按顺序装入定制的档案盒中。

19、 打印档案背脊和目录号清单

按年度或项目以目录号为单位打印文件清单，根据需求打印档案盒背脊。

20、 编制目录（年度目录）

运送档案前后，制作出档案装箱目录，合并各箱清单，统一编制页码，形成装箱目录，并按通用格式存储装箱目录的电子文件，以便检索与查找，或按国家档案馆的要求编制。

以上为档案数字化加工的基本流程，在项目实施中，还要对加工单位实施的进度以企业档案的收集整理程度均进行动态管理，一方面根据加工单位的进度合理协调向其移交的档案量，以保证其各工序的正常有效运转，一方面督促其及时返还已完成处理的档案，尽量减少档案在其单位的滞留时间，从而确保了项目整体进度的如期完成与档案的实际利用两不误。

在项目实施过程中，还要严格强化过程管理，做好档案移交及回库过程中的逐项清点和登记确认工作。对加工单位的施工环境和过程是否符合档案的库房管理要求及保密性要求进行不定期的检查和督促，确保了档案的安全妥善保管，防止失密事件的发生。

同时，必须做好档案保护，为防止在加工过程中由于拆散、整理造成对档案的损伤，以及尽量避免在案卷上留下加工的痕迹，企业应定期、不定期的检查、抽查加工中的案卷，对于发现的问题立即与加工单位进行沟通，进行及时整改并采取防范措施，保证数字化档案的的原始性和完整性，档案回库的质量也才能得到充分的保证。endprint