浅谈信息时代对企业档案管理的认识

迟英娇

档案是对企业生产经营活动的全面记录和总结，对企业的发展具有至关重要的作用，因此，如何完善档案管理与提高档案的利用效率成为现下企业关注的热点问题。随着时代的发展，信息化已经普遍应用于我们的日常工作和生活中，也逐渐成为档案管理的重要载体。目前，大部分企业档案管理已完成由人管向电子管理的重要转变，档案管理软件也应运而生，如财务管理软件、人事档案管理软件等，档案管理思路日渐清晰，管理方法也日趋完善，但就目前档案管理现状而言，仍存在疏于管理、管理措施不到位或管理方式落后等现象。

1 转变档案管理思想，认识档案的重要性

目前企业档案主要分为：人事档案、财务档案、科技档案和文书档案。以科技档案为例，它涉及的范围面非常广，不仅是连接生产经营活动的纽带，更是反映项目建设情况的重要依据，科技档案中的工程项目建设档案资料是对整个建设工程过程的实际记录，包括工程从立项审批、可行性研究、初步设计到招投标、施工、再到竣工阶段的各项活动，加强工程档案资料的编制与管理工作首先要认识到工程档案的重要性：工程档案有效记录的工程施工过程，可及时汲取教训、总结经验，并为项目后期的维修、改建等提供有力依据。一套完整、成熟的工程档案凝聚了前期相关项目建设的经验，为处理施工过程中的各种问题提供了有力的参考。对于危险系数较高的行业，为避免安全事故的发生、健全安全管理体系、完善施工措施和章程、健全岗位责任制，怎样使用和借鉴相关文献、档案资料使之有效的为本项目的施工管理服务就显得尤为重要。只有认识到档案的重要性，才能摆脱部分企业重生产轻档案的现状，才能更好的完善档案管理制度、优化档案管理体系，让档案发挥出更大的利用价值。

2 夯实档案管理基础，保证档案资料的完整性

企业单位须建立和完善档案管理体系、制度，配备适合的专、兼职档案管理人员，优化档案存放环境，严格按照国家标准和地方标准循序渐进的完成档案管理工作。

每一套完整的工程项目档案都是经过一道道工序精雕细琢而成，而链接每道工序的关键就是档案管理人员，要夯实档案管理基础就必须提高档案管理人员素质和管理水平，一个优秀的档案管理人员必须具备丰富的档案管理知识，并懂得如何把理论应用到实践中来。尤其是工程档案的归档和整理过程繁琐，所涉及的内容专业性都非常强，如果档案人员不具备对工程资料的了解，就无法分辨出资料是否齐全，无法按矿、土、安三类工程的存档要求归档。随着各种档案管理软件的应用，为档案的归档、检索和利用提供了方便快捷的新方式，电子版目录的出现减少了档案资料的流失，保存时间也更久远。

因此，要跟上时代的步伐，档案管理人员必须具备与时俱进的能力和不断学习的精神，学会在工作中寻找新的方式方法，在提高工作效率的同时及时了解和掌握与档案有关的政策法规。随着国家针对重大项目档案验收政策的不断完善，各相关企业也逐渐提高了对档案重要性的认识程度，但是目前购买档案管理软件的费用并不低，档案管理软件需要有一定电脑和系统操作经验的人才能使用。因此要使档案管理方法由新技术管理完全代替人工管理还需要一定的时间。

要充分发挥档案资料的利用价值，还需要不断完善档案资料的前期整理工作。各类资料在验收合格准备入档时，应按各单位的档号编制要求给档案资料分类和编制档号，这也是对档案管理人员的又一要求。档案资料管理人员应熟悉资料的属性，了解资料所包含的内容，只有对资料有足够的认识才能有一个准确的分类。档案资料的整理是一件繁琐的工作，各个环节都需要档案管理人员有足够的耐心和细致入微的观察、认识，像档案盒脊的填写，加盖档号章，填写档号等都是细小的工作，只有静下心来逐一完成，周期长、范围广。企业应进一步贯彻档案管理的重要导向，强化档案管理意识，引导员工在自己锻炼出业务过硬、作风扎实、爱岗敬业、勤于学习、严于律己、协作沟通能力强的工作岗位。

按国家要求，档案资料应配备专门的存放地点，专人负责保管，对存放地点更是有一定要求的，比如存放室应通风，避免阳光直射，是否有防火、防虫、防湿等措施，涉密文件资料应单独存放，档案资料存放地点的选择直接影响了档案资料能否长时间保存，企业在选址时应首先考虑当地的气候特点，楼层的选择，根据企业自身属性的不同，档案资料的存放数量也会有所区别。如一个企业的业务范围较广，就应选择宽敞、明亮的档案存放地点。为了方便档案资料的搬运、存放、借阅，档案资料最好存放在楼层较低的办公地点。

3 密切各相关部门的配合，明确档案管理职责

档案管理工作须具备清晰的管理思路，首先应制定符合企业自身管理的相关制度，以建章建制为前提，让各项工作有章可循。只有在制度中明确规定档案资料的管理流程、归档范围、归档要求、审核依据，让各部门在工作中有章可循，了解档案资料组卷的基本要求，更好的完成本部门、本岗位的工作任务。其次，应在制度中明确各相关部门及人员职责，只有明确责任才能在工作中更加认真，增强工作的主动性、积极性。奖罚有度还可以进一步确保档案资料的完整性，追究对档案资料造成遗失的部门、人员责任。档案管理制度中对各部门之间的衔接要有相关要求，加强各相关部门及人员之间的配合程度，以信息化为媒介，利用网络和档案管理软件快捷、高速的传播特性，第一时间了解档案资料的进展情况，加快了整改速度，增强了工作进展时间节点。最后，档案管理工作脉络交错相连，一般企业都设有档案初审、复核部门，且各部门之间独立完成各自工作，密切配合并互检互补。以竣工资料为例，资料在归档前要经过施工单位编制、监理单位审核、质检部门复核、建设单位技术员对资料内容进行查验、最后经由档案管理人员组卷、归档（有些单位档案部门分二级复核）。这样一个完整的工作流程即离不开各部门的密切配合，也离不开制度的明确要求，一方面可以确保档案资料的完整性，又可互补互约，环环相扣，在资料验收前完成资料的整改工作，方便验收工作的顺利进行。

4 加强信息化管理，提高档案资料利用率

在现代信息技术发展的今天，计算机的应用领域已拓展到政治、经济、文化、军事、科技等我们能够认识的各个领域。面对计算机技术在管理创新中的应用，提高档案资料利用效率，推进管理现代化必须与技术创新、技术进步结合起来，同步进行，统筹考虑。新技术、新系统不仅可以提高工作效率，方便搜索、查找资料，还可以利用系统设定权限，实现资源共享。以科技档案为例，在档案软件没有普及之前，很多企业用的最多的是EXCEL表格，建立表格版案卷目录和卷内目录，这种方式相较于手写版目录确实字迹清晰，查找方便，但它仍有很多弊端，如表格版的案卷目录必须和卷内目录分开，存在于一个表格内会混淆案卷内容，打印更加不便。档案管理软件较EXCEL表格的另一显著优势是系统可以实时更新，只要根据公司要求设定好权限，可以随时输入随时更新，即使管理层面不在同一地点，也可随时查看档案资料入档情况，并完成远程指导。档案管理软件的搜索功能也较表格有所发展，查找某一资料时，如无法记清资料名称，可在档案软件搜索功能中输入资料名称的关键字，马上就可查出资料所在位置。档案管理软件的功能还有很多，信息化、自动化的操作系统，实现了信息的“整合”、“集成”、“处理”，企业能把资源利用在实处。

在企业发展前进的道路上，就要打破原有的惯性思维定势，梳理动态性思维观念和与时俱进的观念，与时俱进，创新思维，以高起点、高标准、高质量为要求，从结果出发想办法，从目标出发提升执行力，尽一切努力最终实现企业发展再上新台阶。