当档案遇上大数据——跨部门档案信息共享的实践与思考

刘新民

（南京市档案局科技处，江苏南京，210019）

档案学的发展历程告诉我们，每一次新技术的革新都必然影响档案学的发展。计算机技术、网络技术及云技术等等，无一不为档案事业带来新的增长。时下，当档案遇上大数据时，我们既要丰富我们对档案工作的认识，更要应对大数据给我们带来的冲击和对大数据的未来有充分的认识。

大数据可以用“一种资源（Source)、一种理念（Idea）、一种应用（Application)”来概括。一种“资源”是大数据本身的物性，即以二进制形式记录的磁性载体的可以被识别和处理的有用的代码，海量数据是对大数据最基本的认识，但数据资源的价值和利用形式具有深远的意义。一种“理念”是指大数据活动中的一种观念或逻辑思维，是对数据资源价值实现形式的价值观和方法论的革新。一种“应用”是指由于大数据处理需求而产生的各种技术、基础设施平台，以及以大数据为基础的人类活动和产品，直接体现了大数据的社会价值。

我们将档案信息通过应用系统或平台为社会政治、经济发展服务及为广大百姓服务的过程与大数据的特性进行比较，可以得出的结论是档案数据完全具备了大数据的“一种资源、一种理念和一种应用”特性。那么，我们是否可以认为，档案数据是大数据的组成部分，或大数据包括档案数据；档案数据不融入大数据，就不能成为大档案；大数据中没有档案数据，那也不称不上大数据，档案数据是大数据不可或缺的部分。

一、跨部门档案信息共享的实践

近期国务院常务会提出“运用互联网和大数据加强横向联系，让数据多跑路，群众少跑腿。”为了响应国务院的倡导，结合对目前社会百姓对档案信息需求热点的分析，南京市档案局拟开展档案部门与民政部门的婚姻登记档案信息跨部门共享服务。目的就是要有效利用互联网和大数据的优势，为社会百姓提供便捷、准确的服务。也就是利用互联网技术，消灭信息孤岛，使掌握在政府部门的各类信息（数据），通过信息（数据）的整合与挖掘，及时、准确地为政府行使职能作支撑，为百姓享受政府提供的社会福利作保障。

运用互联网加强横向联系，构建大数据背景下的大档案，方向是对的，目的是好的，但重要的是确保我们的行为有法可依、有法必依。为此，我们查阅了1984年至2012年110个国家部委、省市级的有关政务信息共享和信息系统中个人信息利用保护的相关法律法规。其中多部法律法规都提及了“信息共享”，但涉及共享范围、内容、条件和要求等具体条款的就比较原则，相对共享信息的条款，对个人信息保护的要求条款则比较具体和详细。

通过查阅分析，我们认为北京市自2001年至2009年连续出台的《北京市党政机关网络与信息安全管理办法》（2001年）、《关于加强数字化管理加快电子政务建设的通知》（2005年）、《关于加强政务信息资源共享工作的若干意见》（2005年）、《北京市公共服务网络与信息系统安全管理规定》（2005年）、《北京市信息安全等级保护管理办法（试行）》（2006年）、《北京市信息化促进条例》（2007年）、《北京市市级信息系统升级改造项目管理办法（试行）》（2007年）和《北京市法人基础信息数据库管理办法（试行）》（2009年）等一系列条例和规定，可以作为我们开展档案与民政部门间信息共享的依据和参考。据此，我们做了积极探索。

1.制定跨部门信息（数据）共享工作的原则。加强管理，创新机制，坚持需求导向、急用先行。建立信息（数据）采集、使用、共享机制，通过信息化技术手段实现对信息资源的管理和共享。紧密结合当前决策支持、城市管理、公共服务等重点工作的急需，加快信息资源建设和共享。目前，在南京市档案馆的档案信息中积累了大量的涉及民政部门的政务信息，如婚姻登记、收养登记、伤残抚恤、服役登记等等，这些信息虽然年代较远，但其中包含的历史信息不仅对民政部门拟定新政策和开展历史研究有着重要的参考价值，更为百姓开展生产、生活有着重要的参考作用。经过分析，我们选择了优先实施婚姻登记档案信息的共享。我们还将本着急用优先的原则，分阶段、分步骤地实现不同主题信息资源的共建和共享。

2.规划跨部门信息（数据）共享的路径。充分利用各部门已建立的市级业务系统及网络，通过先进的互联网技术实现跨部门跨系统的互通互联。南京市档案系统已建立了联通市区两级国家综合档案馆的信息交换平台，民政部门也将建立市级的业务信息交换平台，我们确立了立足两个市级业务交换系统，实现信息（数据）的整合与利用的共享路径。

3.制定跨部门信息（数据）共享的安全措施。在明确了共享信息（数据）内容、范围、用途和方式的前提下，确保面向第三方的信息披露符合数据保护法规和最佳实践。安全措施包括两个方面，一是系统安全，二是信息（数据）利用安全。档案信息不等同于一般的政务信息，其中涉及大量的个人隐私信息，稍有不慎可能会涉及法律问题。因此，我们除了应用先进的技术方法防范系统受到攻击或非法入侵，更重要的是在信息（数据）交换、共享和利用过程中执行最少化信息披露的原则，以防范信息泄漏时信息的完整。

二、推进跨部门档案信息共享的思考

我们开展的跨部门、跨系统信息（数据）共享，是档案部门主动融入政务信息共享的一次有意义的实践。其中，我们不仅面临技术层面的困难，更多的是政策和机制问题，如何破解这些困难和问题，值得我们思考。

1.在现行的档案法律法规中，缺少档案信息远程利用和共享的详细规定。在有关互联网利用的条款中，也未对档案信息的共享提出具体的要求和规定。我们现在实施的跨部门、跨系统地利用档案信息是否属法律授权范围，不能单凭热情和需求，必须要有法可依。

2.档案信息不等同于政务信息。目前我们采用的共享方式和办法主要是参照政务信息公开的一些做法，而政务信息利用主要针对的是公开的政务信息，这些规定和要求是否与现有的档案法律法规相冲突，还有待实践证明。

3.跨部门的信息共享如何有效地避免单方面的趋利性。政务信息资源因其内容不同、种类不同以致所蕴含的社会价值高低不一。我们可根据政府利己性的特点，将政务信息资源划分为多利政府信息资源、少利政府信息资源和无利政府信息资源。政府各部门在信息资源整合共享中，更倾向于多利政府或少利政府的政务信息资源整合，这是由其自身的趋利性所决定的。但从社会价值的角度——最大化满足公众的信息需求，政务信息资源的整合应以公众需求为导向替代政府利益为基础，最大化实现社会价值为己任的目标。要实现这个目标，档案馆在其中的作用和角色定位非常重要，作为掌握大量政务信息资源的档案馆如何掌握主动权积极应对，值得我们去思考和尝试。

4.在大数据和网络时代的背景下，大档案的内涵主要表现为未来档案的社会化、多元化、开放性和先进性。我们是否可先放下对“大档案”定义的学术讨论，认真考虑网络基础上的大的档案，即形成虚拟网络建设，达到档案信息资源的共享，而不是拘泥于实体上的结合。且大档案不应该仅仅是形式上的集中，关键是发挥档案的作用，使档案更好地为社会发展、经济建设服务。从整合形式上要走出档案实体整合的困境，将档案实体和档案信息整合相结合，重点在档案信息整合上。能否通过档案信息的整合破解档案实体整合的困境，实现真正意义上的大档案，值得探索与研究。

我们开展的跨部门、跨系统的信息资源整合与共享的实践，虽然处于起步阶段，但给我们的启示却是深刻的。我们深感创新发展的压力和差距，这种压力不仅仅来自内部，更多的是来自外部。而差距则不仅仅是理念上的，更多的是技术、方法和方式上的。但我们相信，只要我们立足档案事业发展这个主题，从少做起，从小做起，通过实践，不断探索良性的合作机制、有效的合作制度和可行的合作流程，必将促进档案信息更好地融入政务信息乃至大数据的利用。

［1］陈永生，聂二辉.政府信息资源趋利性整合共享及其应对策略［J］.档案学研究，2014(4).

［2］张芳霖，唐霜.大数据影响下档案学发展趋势的思考［J］.北京档案，2014(12）.

［3］王茂跃.大档案概念的若干观点简评［J］.北京档案，2015（1）.