人才培养工作评估视野下的高职高专教学档案工作浅析＊

侯勇英

（河南机电高等专科学校，河南新乡453000）

人才培养工作评估视野下的高职高专教学档案工作浅析＊

侯勇英

（河南机电高等专科学校，河南新乡453000）

教学档案是高职高专院校评估期间全面展示学校办学实力与特色的信息窗口，是评估的重要基础和依据。为了更好发挥教学档案在评估中的作用，必须从档案管理理念、管理制度、管理体制和基础设施等方面，加强教学档案工作。

评估；教学档案；档案意识；档案管理

教育部开展的高等职业院校人才培养工作评估，是对高等职业院校人才培养工作的一次综合检阅，也是对教学工作的全面评估。通过评估，能有效地促进高职高专院校教学档案工作的科学化、规范化。本人长期从事教学管理和服务工作，参与了学校人才培养工作评估工作，就人才培养工作评估视野下的教学档案工作管理，谈谈自己粗浅的看法。

1 人才培养工作评估与教学档案管理的关系

教学档案是高等职业院校在教学中积累的综合档案、学籍档案、毕业生档案等具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料。高等职业院校教学档案是衡量学校教学工作和人才培养质量的重要尺度，是评估的参考依据。

1.1 教学档案是人才培养工作评估的参考依据

教育部《高等职业院校人才培养工作评估指标体系》7个主要评估指标中的4个评估指标，直接涉及教学档案。学校的自评报告、分项自评报告、院长（校长）汇报等评估材料，涉及这4个方面的内容时，都以真实的原始教学档案作为主要客观依据。教学档案能够提供比较完整、系统真实的教学质量有用证明、各种数据等等，是受评学校工作陈述的重要支撑，起到重要的验证功能。在人才培养工作评估过程中，由于评估时间比较短，专家又要全面了解和掌握学校的人才培养工作运行状态，必然对各种佐证材料进行查阅，特别是教学材料。通过对教学档案材料的查阅，以此对教学质量进行科学分析。齐全完整、科学规范的教学档案材料就成了评估工作的重要依据，就成了评估专家系统准确了解学校教学工作，做出正确评估结论不可少的凭证。

1.2 教学档案是专家组对教学工作做出客观评价的依据

评估期间，专家组除了看、听和召开座谈会之外，大部分时间都是看院（校）长汇报稿、自评报告和分项自评报告，查阅佐证材料。在考察课程建设、实践教学、特色专业建设、教学管理等主要评估指标时，专家组就要对教学文件，如教学大纲、专业规划、精品课程、实习大纲、课程安排、教学督导、试题、试卷分析、学生成绩、学风建设等等。如果学校能够提供完整无缺的佐证材料，专家组通过对这些佐证材料进行分析，辅之以调查、走访、座谈等，就可以对这个学校的教学工作做出基本的评价。如果教学档案管理不完善，归档不及时，甚至丢失，专家组就很难做出符合实际的评价。

1.3 评估促进教学档案管理制度化、规范化

教学档案管理工作在人才培养工作评估中全面展示，一定程度上决定评估的效果。因此，人才培养工作评估有助于深化学校对档案工作的认识，提高教职工的档案意识；有助于检阅教学档案工作的基本情况，提高学校档案意识；有助于发现档案管理工作中的不足，制定相应的规章制度，完善体制机制，确保归档制度、保管制度、开发利用制度贯彻执行，理顺教学系（部）、教学管理部门和档案管理部门之间的体制，使评估与档案管理统一起来，使教学档案管理工作实现以评估促改进、以评估促建设、以评估促提高的目的。

2 高等职业院校教学档案工作存在的问题

随着评估工作在全国高等职业院校的展开，各校充分认识到教学档案对评估重要性，也都采取相应的措施，教学档案工作得到了明显的改善。但从评估工作实践来看，高等职业院校教学档案工作仍然存在着许多需要解决的问题，教学档案工作有待于进一步制度化、科学化、规范化。

2.1 管理意识淡薄

评估是对学校的教学管理、教学改革、教学效果的综合考核，教学档案是考核的主要依据。但是，在实际工作中，有些学校档案意识淡薄，认识不到档案的作用。主要体现在：校党委会、校长办公会部讨论解决教学档案工作，领导干部不关心、不重视、不过问档案工作，不把教学档案经费列入学校年度经费预算。导致档案材料积压、收集不全、缺失等等。有些学校在迎接评估期间，集中人力、物力、财力收集整理评估所需要的教学佐证材料，结果发现，许多教学工作都在按部就班地进行，并且在一些方面形成了亮点和特色，但是没有形成文字材料，或者文字材料不完整，造成无佐证材料可查。为顺利通过评估，学校又不得不重新收集、整理、补充佐证材料，造成工作上的很大浪费。

2.2 管理队伍薄弱

教学档案管理是一项专业性、科学性和规范性较强的工作，需要有一支懂业务、乐奉献、专兼职相结合的档案管理队伍。目前，高等职业院校教学档案管理队伍明显薄弱，不适应教学档案工作快速发展的需要，突出表现在：专职管理人员偏少，管理任务非常繁重，常常感觉压力很大；档案专业毕业人员很少，管理人员明显呈现出知识水平不高，学历、职称低的现状，常常感觉力不从心；各教学院（系）缺少或者没有专职教学档案人员，只有身担数职的兼职管理人员，无暇顾及档案的收集整理，有的职务更换频繁，档案管理没有连续性。

2.3 管理不规范

在人才培养工作评估中，涉及教学档案方面的佐证材料，高等职业院校通常是按照一定的指标体系进行归档，供专家查阅。目前，高等职业院校在归档教学档案的模式有3种：主要评估指标＋关键评估要素＋建议重点考察内容；主要评估指标＋关键评估要素＋说明；关键评估要素＋说明＋建议重点考察内容［1］。这种没有统一标准和规范的归档现状，不仅与档案分类管理体系相脱节，难以实现有机衔接，也给专家查阅佐证材料带来很多不便，难以给教学档案是否完整齐全进行科学的评价。

2.4 后续管理不到位

很多高等职业院校没有系（部）一级档案管理部门，院（校）成立的评估办公室也是临时机构，评估结束后就撤销了，造成教学档案不及时移交到对口部门和院（校）档案部门，出现档案无人管理，材料丢失严重等现象；有些材料是从其他部门抽调过来的，评估结束后材料即被返还；有些教学档案被牢牢地锁在文件柜里，使档案的利用范围受到限制。上述教学档案后续管理无序的现象，必将对高等职业院校教学档案管理实现科学化、规范化产生不利影响，发挥不了教学档案在学校教学工作和人才培养工作中应有的作用。

3 做好教学档案管理的几点思考

为更好地发挥教学档案在评估和人才培养工作中的作用，使评估获得预期的效果，高等职业院校需要在思想认识、管理队伍、制度和基本条件等方面，进一步加强建设。

3.1 提高各级领导和教职工对教学档案工作重要性的认识

对教学档案工作重要性的认识程度，直接影响着教学档案管理质量的好坏，直接影响着教学档案工作的发展，直接影响着评估的结果。高等职业院校必须提高思想认识，通过各种渠道广泛宣传教学档案在学校教学工作和人才培养工作评估中的价值和作用，提高各级领导和教职工对教学档案工作重要性的认识，充分调动他们保护档案的积极性和自觉性。各级领导要把教学档案工作列入工作日程，定期不定期讨论解决教学档案工作出现的新情况新问题，在人、财、物上给予保障。档案管理人员必须转变传统的档案观念，增强档案意识，增强服务观念，提高服务水平，及时向上级领导请示、汇报教学档案工作。

3.2 加强管理队伍建设

高等教育实现大众化以来，高等职业院校的学生规模不断扩大，教学档案数量日益增多，用人单位对高技能人才标准要求的不断提高，教学档案工作重要性日益显现，这就要求教学档案工作与学校各项工作同步发展。把教学档案工作做好，必须建立一支业务精、能力强、作风好、专兼结合的管理队伍。通过不同形式，采取各种措施有计划、有步骤地加强管理人员的培训，帮助他们提高管理知识，正确运用现代化的管理技术和管理方法，提高他们的责任心和服务意识。学校也应为档案管理人员的工作、生活创造良好条件，提高他们的业务水平，使他们更安心于本职工作，集中精力做好档案管理和服务。

3.3 加快教学档案管理制度化、科学化、规范化步伐

高等职业院校要加强档案制度建设，制定归档制度、保管制度、开发利用制度等，实施统一的管理办法和分类管理体系。根据评估指标体系，教学档案与其他档案相比，具有很强的专题性，不适合按年度和不同院（系）分类，可以采用按理论教学、实践教学等不同内容，进行分类归档，以方便不同档案的查阅。在信息化时代，也要加快教学档案信息化建设步伐，充分利用现代化信息技术，实现教学档案信息化、网络化建设步伐。通过校园网，建立院（校）档案管理部门网站，教学管理部门和教学系（部）也相应建立各自的网站，将教学档案材料中的信息纳入全院（校）信息管理系统，实现教学档案编目、检索、辅助立卷、自动转档等工作的计算机管理，使教学档案管理从实体管理向网络管理转变，从封闭型转为开放型，从被动服务转向主动服务。

要理顺教学档案工作的管理体制，实行院（校）统一领导、教学管理部门和教学系（部）分级管理相结合，以院（校）集中统一管理为主。档案是一门专业，档案管理部门是管理教学档案的职能部门，对全部教学档案进行科学管理，确保档案的齐全、完整和有效使用。各院（系）具体负责本部门档案的收集、整理、管理，教学文件、教务档案、教师业务档案等的归档落实在院（系），同时，院（系）受学校档案管理部门的行政管理和业务指导，并列入学校档案工作的考评范围。

3.4 加强档案管理基本条件建设

1989年，原国家教委在《普通高等学校档案管理办法》中，对高等学校建立档案馆具体条件进行了规定，按照这个条件，高职高专院校绝大多数不符合设置档案馆的条件，档案室成了主要档案管理机构［2］。随着高等教育的扩招，高职高专院校档案基础设施已不适应现实需要与发展需求。突出表现在：档案管理人员变动频繁；资金配套不足；院（系）缺乏相对固定的档案管理人员及场地、设施、器材和装具。基于此，高职高专院校要选择责任心强、业务素质高的同志负责档案管理工作，保持队伍的相对稳定，加强档案知识和法规的培训。将档案基本设施经费列入学校年度经费预算中，保障院（系）档案管理场地、设施、器材和装具的落实。

教学档案是高等职业院校教学过程中形成的有价值的文字档案和电子档案，是评估的重要依据。只有不断地加强教学档案管理，实现档案管理的科学化、规范化，才能更好地服务于评估，服务于学校的各项工作，为教育教学改革做出更大贡献。

（责任编辑 杨文忠）

［1］倪慧敏，等.高校评估档案管理规范化的探索［J］.档案学，2006，（5）：17.

［2］朱宝钧.从高校评估看高校档案工作中的若干缺失［J］.档案管理，2007，（6）：82.

The Teaching Archives Work in View of the Assessment of Talents Training in the Higher Vocational College

HOU Yong－ying

（Henan Mechanical and Electrical Engineering College，Xinxiang 453000，China）

Teaching archives，as the basis of the talent assessment，can exhibit the strength and characteristics of the vocational colleges comprehensively during the evaluation period.In order to further exert the functions of teaching archives，it is necessary to perfect teaching archives work from the aspect of archives management philosophy，the managerial system，management institution and the infrastructure and so on.

assessment；teaching archives；archives awareness；archives management

G717

A

1008－2093（2015）01－0063－03

2014－06－11

侯勇英（1971－），女，河南林州人，副研究馆员，主要从事高教管理研究。