浅析基层计划生育档案现代化管理模式

付蕊

(中国人民解放军91967 部队 河北 邢台 054102)

一、前言

近年来，由于社会的迅猛发展，使得基层计划生育逐步采用现代化管理模式。但是，我国基层计划生育档案管理依旧落后。在庞大档案数据面前，以往管理方式，计划生育档案管理专业人员短缺等相关问题对计划生育档案管理效率与质量产生直接性影响。基于社会、科技发展新形势，现代化管理基层计划生育档案可谓势在必行［1］。提升档案管理认识，健全与完善档案管理体制，强化建设专业性的计划生育档案管理队伍，将专业化、现代化管理模式引进计划生育档案管理中，由此才能确保计划生育档案管理规范化与现代化得以实现，计划生育档案管理中所存在的问题才能得到有效、合理解决。

二、基层计划生育档案管理中的问题

(一)缺乏对计划生育档案管理工作的正确认识

一些基层工作者在具体工作中未意识到计划生育档案管理工作的重要性，主观表示计划生育档案管理没有实际价值，计划生育工作和档案管理没有直接性练习，职工只需按照生育规划生育就可以，不需要管理档案。此外，加之基层计划生育管理工作者松懈的管理理念，因此，档案不能及时归档、资料收集不全等情况颇为常见。

(二)基层计划生育档案资料缺乏真实性

因为采取一票否决的计划生育政策，使得计生档案中，少数单位会隐瞒聘用临时工情况，而且对于下岗人员节育与停薪留职等情况也缺乏有效管理，往往会存在报喜不报忧、漏档漏管现象。还有些单位甚至会出现假证明、假资料以及假文件情况，对档案资料真实性造成严重损坏。

(三)偏低的档案管理人员综合素质

很多单位都是由病、老或弱的女同志管理计划生育档案，文化素质比较低，缺乏档案管理专业知识，具有较差的实际操作能力，具体工作中很少主动，多为被动，这就很难提升计划生育档案管理水平。

(四)不固定的计划生育工作人员

很多计划生育干部都属于兼职，人员流动性比较大，人事调动频繁，导致档案清理不彻底，而且交接也缺乏完全性。导致计划生育档案资料存在严重散失情况，对档案统一、完整性造成严重影响。

三、基层计划生育档案现代化管理措施

(一)不断提升基层计划生育档案管理工作水平

首先，若想提升基层计划生育档案管理水平，就应该采用规范化、标准化管理程序，也就说，计生档案整理、收集、著录、鉴定以及保管等管理工作均要依照科学措施与统一程序进行。

其次，计划生育档案现代化管理模式予以全面掌握，提升档案管理人员综合素质。基层计划生育档案管理中，电子计算机技术的有效、合理运用，能够帮助档案管理工作系统性完成档案修改、起草、登记、检索、删减、打印以及汇集统计等相关工作，有效衔接档案管理和自动化办公，该档案管理技术与现代化科技手段，都必须由计划生育档案管理人员全面、合理掌握与正确运用。

再次，必须重组案卷，确保案卷实现管理规范化。微机处理档案管理工作后，需要将根据"卷"归档，转变成根据"件"归档。因为随机管档后，就能够集中以往档案，尤其就使立卷管理水平得到有效提升，以此实现计划生育档案及时归档的最终目的。

第四，应该统一分类号，确保档案检索查全率。符合人类族性检索之需是计算机检索一大优势所在，为保证档案检索本身所具有的完整性，具体分类时，必须遵照《中国档案分类法》集中分类，然后因时制宜将档案管理具体细则制定出来［2］。

最后，规范档案题名，提升档案检索查准率。计划生育档案分类号可以说是实现检索查全率的重要保证，只有准确题名，才可以确保档案查准率。然而，只是确保档案查全率依旧远远不够，还要不断提升档案查准率，所以，计划生育著录过程中，必须对题名予以统一规范。

(二)不断强化现代化管理基层计划生育档案工作的进程

1.不断提升档案管理人员信息知识素养

所谓档案管理人员信息知识，其实就是了解信息基本常识，全面掌握档案工作信息员、档案信息检索方法以及检索工具等。在管理人员信息素养中，信息知识是其关键组成环节，需要掌握的档案管理信息知识主要有:①信息文化知识。也就是科学文化基本常识，能够正确、全面理解与有效运用信息概念，了解信息技术变化与发展;②信息网络与计算机技术常识。也就是计划生育档案管理工作者本身所具有的计算机知识，此为对档案管理者的基本要求。

2.简化档案管理工作程序

档案著录时，可把案卷著录为三大层次，也就是说:对具有较低查考价值或者反映问题较为单一的档案实施案卷级著录;对反映问题庞杂或者较为重要的文件实施文件级著录;对一卷中的不同文件中包含内容相同的档案实施文件组合级著录。

3.对档案原基础予以充分利用

如果案卷目录全引具备，且具有较好基础，在具体著录过程中，可在全引目录中直接分类标引，但是对于形式较为特殊的档案，像:案件、病历档案等，则应该通过计算机程序用案卷目录对人名、时间及地址等实施直接录入，再通过计算机将分类号统一标识出来［3］。

四、结语

根据基层计划生育档案管理中的问题，对具有现代化的计划生育档案管理对策进行分析与探讨，对计生档案管理工作极具重大价值，有利于计划生育档案管理工作准确性、完整性以及权威性的提升，同时也在很大程度上提升了计划生育档案的使用率，为快速、健康发展计生档案管理工作奠定良好基础。而且随着不断完善的人力资源与制度体系，档案管理实践经验的不断积累，我国计生档案必将向现代化管理方向迈进。

［1］ 刘玉琦.基层计划生育档案现代化管理模式的探索［J］.中国计划生育学杂志，2010(11):697 -698.

［2］ 张喆霖，张慧霞，张建华.坚持用科学发展观指导档案现代化管理工作［J］.经营管理者，2013(28):187 -188.

［3］ 张华.试论档案现代化管理与计算机的应用［J］.东方企业文化，2011(24):164 -165.