心系档案尽职责 平凡岗位建新功

郑秀君

白园园，衡水银行总部综合办公室一名普通档案员。站在2013年衡水市直档案工作会的先进典型发言台上，这位外表干练、文静而端庄的姑娘侃侃而谈，目光坚定睿智，透露出内心无比的充实。

“寒来暑往、冬去春来，转眼间，我在档案员的岗位上已经工作了七年。七年弹指一挥间，凭借‘从故纸堆里收藏时间，从碎片中积累历史，在服务中奉献青春的人生信条，在市档案局领导及同事们的信任、支持与帮助下，我从茫然无措的岗位新人，成长为一名思想坚定、业务过硬、工作务实的业务标兵。虽然这个过程充满了困难和艰辛，但也带给了我充实和满足。正是这样一份工作让我体验到了成就感，体会到了自身价值所在，也让我更加坚信了一个道理：平凡的工作不平庸，普通的岗位也能创造出完美的人生价值。”——这是一位普通档案工作者发自肺腑的心声，朴素但是深刻，引起听众强烈的共鸣，赢得了人们热烈的掌声。这掌声不仅是对发言人的鼓励，更是对自己、对所有档案人的鼓励。

不负众望，整改夯实基础

据说，2008年，白园园从基层支行调入总部综合办公室时，颇让领导费了一番周折。支行领导不放人，顶着上司，硬是将她扣了半年之久，理由：这姑娘做任何事都让人放心，是得力干将，不放。但是，总部档案室的现状，让领导调人的决心无比坚定。“由于多年缺乏管理，当时的档案室狭小压抑凌乱不堪，许多文件资料都散放在档案架上，根本没有装订和归档;档案盒卷脊、卷面空白;案卷散乱，目录散失;归档文件不全，找档案基本靠翻，查档案绝对要等。查一份档案找半小时是常事。”总部领导暗地里说“这种烂摊子交给白园园最合适。我们自己人，心里有数。”市局业务指导科的封雪翘起拇指，“要说人家商行领导的能力，别的咱不清楚，识人用人，绝对是这个。这白园园天生就是干档案的料儿啊。一是心细，凡是工作中的细枝末节，都能想到，别指望她给你落下。二是认真，不懂就问，必定得弄个一清二楚，没有含糊;三是有责任感，具有她这年龄的年轻人身上很少看到的那种‘自我加压精神，只要认准了目标，不用你催，一定会坚持下去，不达目标不罢休;四是有奉献精神，不怕麻烦，不怕付出，不但自己会学，还能尽心教给支行档案员，不管岁数大、岁数小的，都能协调带动，共同进步。”

对于白园园来说，夸奖是别人的，背后的努力却是自己的，她为此付出多少，只有自己清楚。“看到同事们长时间等待查档的无奈时，我心里沉甸甸的。为了彻底改变这种状况，我一边做好每年档案的立卷接续，一边一门心思扑在总部档案室的整改上。在此期间，我克服了一系列的困难，由于从档时间短，业务不熟练，档案培训材料成了包里必备品，只要一得空就拿出来研究，遇到问题就向业务科的大姐和老档案员们悉心求教，一天十几个电话是常事，有时因为探讨问题，一个电话打上个把小时，手机都烫手了才不得不挂断;办公室工作千头万绪，人少事多，身兼数职，班上没时间，踏不下心做档案，就把编制卷内目录、装订等琐碎活带回家干，加班到深夜成了家常便饭;归档材料不齐全，就想方设法到处搜集，向各科室要，在旧文件里翻，以至养成了只要看到带字的纸就绝不丢掉，直到归档完毕再行处理的习惯，同事们也逐渐树立了档案意识，在处理废旧文件时总是会先送到我这里来进行筛选。”

功夫不负有心人，2008到2011年，四年时间里，白园园根据市档案局的规范，结合银行工作实际，制订出了科学的档案分类大纲，重新修订了各类档案的归档范围和保管期限;对散放的文件进行了归档处理，整理补充入档文件120余份;将各门类档案的目录重新整理、录入微机，并编制了专题文件目录。这些工作大大提高了总部档案室查档的准确性和查全率，查档时间由原来的半小时以上缩短到五分钟以内。总部档案室的管理工作终于步入了正轨。

扩大战果，创新促进发展

在档言档。白园园站在档案的角度，敏锐觉察到，衡水银行发展迅速，分支机构、业务量日益增加，但是整个行业的档案管理模式却十几年一成不变，不能实现档案为发展服务的根本目的。于是，她开始在总部档案管理的各个方面尝试新措施，收到良好效果。在档案工作制度上，为使商行的档案工作整体规范化，在办公室领导支持下，白园园主持修订了商行的档案管理工作办法、文书处理、档案鉴定销毁、档案库房管理、三纳入四参加等一系列规章制度。2012年在她建议下，总部领导更是首次将档案工作纳入商行年度经营目标考核体系，作为单项指标进行考核。档案工作的好坏开始直接与效益挂钩。这使原本在档案管理上各自为政的支行重新纳入总部监管体系，有力地促进了商行档案管理水平整体推进。在团队业务水平提升上，她秉承“一枝独秀不是春，百花齐放春满园”的理念，把支行档案员的培训纳入工作日程。在既要完成总部档案整理归档又要忙于办公室日常工作，两面兼顾的情况下，一方面请市档案局业务指导人员来开展行内业务培训;另一方面建立自己的QQ档案业务交流群，随时为支行档案员答疑解惑，手机24小时开机，便于档案员咨询。支行档案员整体业务水平迅速提高，商行档案管理专业队伍逐步形成。在档案收集上，她改变了过去一直沿用的年底收文统一整理方式，利用所在综合办公室是文件收发集散地的有利条件，采取“截留卡要”的工作方法，即对需要归档的文件截住不流失、留存不散失、卡死不丢失、要来不遗失，变一次性归集为日常收集。这套方法在商行内部加以推广后，各支行档案员都表示收效明显，降低了立档工作强度还提高了工作效率。在档案整理上，她结合银行工作实际，编写出了一套涵盖文书、会计、信贷三个门类，图文并茂、易学易懂、可操作性强的档案整理规范，不但对各门类档案的整理流程进行了详细说明，还统一规定了各类表格、印章、盒脊、封面的格式。这套规范，填补了银行档案整理上的空白，结束了各支行花样百出的局面。这套整理规范已经在全行范围推广使用，成为商行新档案员岗前必备学习资料。在档案利用上，她时刻把自己放在档案使用者的角度，想方设法为查找利用提供便利。一方面建立了重要档案电子扫描备份库，查找重要文件，无需开库就能看到原文，既保证了档案安全又提高了利用效率;另一方面加强档案编研，除了组织沿革、大事记、基础数字汇编等常规编研材料外，她根据档案实际利用情况，整理完成了《衡水银行及新设支行成立记事》、《重要批复文件汇编》、《银监局现场检查意见书汇编》等多项汇编、编研材料，成为领导和相关科室案头的必备参考材料。除此之外，她还十分注重其他载体档案资料的收集整理工作，2012年建立了声像档案，丰富了商行的档案馆藏门类，使记录着商行发展变迁的重要声像史料得以科学留存、便捷使用。

达标升级，全力创优争先

2011年，总部决定成立自己的标准化档案馆。选址、加固、装修，白园园几乎把自己的全部精力都放在了档案馆的建设上。装修期间，她每天监督工人装空调、装防盗网防盗门、修房顶，早出晚归加班加点成了常态，以至于她爱人在那段时间笑称她“包工头”。为了使新建的档案馆符合档案管理“三分设”的要求，在她极力建议下，总部为档案馆增设了阅览室、支行办公室，并拿出资金购置了阅览桌、办公桌椅、复印机等办公室设施，使每一家入馆支行的设施配备均满足3A级档案室的要求，为之后档案室顺利升级打下了良好基础。

衡水商行档案馆在解决了档案库存容量问题的同时，也开启了商行档案管理升级达标工作的序幕。

作为这项工作的具体承办人员，自接到这个重要任务起，她就把刚满周岁的孩子交给老人照顾，放弃了年休假、双休日，成了档案馆来的最早、走的最晚的人。2011年，她同支行档案员一道完成了总部及十二个支行的室藏档案整体搬迁，累计搬迁近30万卷档案;2012年，她带领临时成立的档案整理小组人员，历时4个月对总部室藏的全部会计和信贷档案进行重新梳理，将不符合要求的4716卷档案全部下架，重新整理，更换破损档案盒1000余个;下半年为解决总部档案电子化水平较低，不符合等级认证要求问题，她积极与市档案局业务指导科的同志沟通，多次向科室和主管领导积极谏言，经过不懈努力，完成了档案管理软件和高速扫描仪等软硬件设施的安装调试，并在人员紧张无法抽调人手的情况下，独自一人承担了条目录入和扫描挂接工作，历时5个月完成了全部档案目录和60%文书档案的原文扫描录入挂接工作;2013年，为了做好档案备检，完成最后冲刺，她和支行档案员们天天泡在档案馆，晚上经常工作到7、8点才回家，经常在孩子睡着后的深夜里起身查资料、写材料、与档案员们在网上讨论问题、上传共享文件。苦心换来丰硕果，在白园园与支行档案员共同努力下，2013年底，衡水商行十二个支行以平均分79.5分的好成绩一致通过“2A”级等级验收，而商行总部综合档案室更是以91.8分的好成绩在市级“4A”级别档案室验收工作中名列前茅。2014年，她再接再厉，再次以高分完成了4家支行档案室一个“3A”，三个“2A”的等级认证。

三年半时间，1200多个日夜的辛勤工作换来了商行档案工作质量全面提升，也使白圆圆对孩子和家庭满怀歉疚。自孩子周岁起，她就把所有的时间和精力都放在了档案上，没日没夜的工作，累了趴在办公桌上休息一会，病了吃点药坚持再干，晚上加班写材料到凌晨成为常态。家里的一切没有时间管，就都交给老人和丈夫打理。孩子牙牙学语、蹒跚学步、上幼儿园这些成长中经历的重要时刻她都没有陪在身边，以至于到现在只要她手里拿着文件回家，儿子就会问：“妈妈你今天晚上又要加班吗？我不吵你，太晚的话我会跟爸爸睡。”孩子无心的话使她眼含热泪，既心酸又感动。正是家人这种无私的奉献和支持成就了白园园今天事业的成功。现如今进入衡水商行档案馆，往日成堆的文件、杂乱不堪的库房早已不见踪影，取而代之的是现代化的档案密集架、先进的档案管理设备、整齐划一的档案装具、整洁的案卷、快捷的检索利用。目前衡水商行总部和16家升级支行的档案室已经列入衡水市标准化示范档案室，来参观学习的人络绎不绝。

荣誉和成绩只能记载过去，而今，白园园又以全新的姿态投入了衡水商行新办公楼标准化档案室的规划建设工作中，力争在不远的将来实现总行档案室“5A”级、全行下属39个支行全部通过档案等级认证的目标。

平凡，却不甘于平庸，是每一个普通档案人的毕生追求，她们也必将在不懈的追求中获取那份沉甸甸的存在感和人生价值感。