高校本科毕业论文档案的管理和利用

王德琴

本科毕业论文是高等学校应届本科毕业生按照教学计划在毕业前完成，能够反映学生综合知识水平，并代表学生见解、能力及成果的学术论文。本科毕业论文的撰写过程是培养学生创新能力、实践能力和创新精神的重要实践环节，同时也是高校实现培养目标和检验教学质量的关键环节。本科毕业论文档案是高校教学档案的重要组成部分，可以反映出学校的教育教学质量和科研水平。为了提高本科毕业论文档案的利用率，更好地为教学科研服务，为全校师生服务，学校管理部门有必要制定出一套科学规范的本科毕业论文管理体系。

一、本科毕业论文档案的价值

1.为学校发展提供可靠依据。本科毕业论文作为一种教学档案，具有真实性和可靠性的特点，不仅记录了学生在学习阶段的学业情况，而且凝聚了专业教师的智慧，还反映了学校的管理水平和文化底蕴。做好本科毕业论文的归档工作，可以为学校领导和各职能部门提供真实可靠的参考依据，促进学校更好地实现人才培养目标。同时，科学管理毕业论文档案还可以为各种教学评估提供有效支持。

2.有利于知识的传播和利用。本科毕业论文归档后存放于资料室，学生可以通过在资料室阅览或外借的方式了解往届学生毕业论文的科研动态，结合自己所学的专业知识，撰写出自己满意的本科毕业论文。学校通过本科毕业论文数据库的建立，方便学生通过校园网，及时获取本科毕业论文的多种信息，实现资源共享。

3.发掘潜在的科研利用价值，加强校企合作。本科毕业论文档案具有潜在的科研利用价值，可以转化为某些生产力因素，创造出更大的经济效益。如长治学院生物技术专业学生撰写的《老顶山苹果园土壤动物群落多样性分析》和《长治市周边地区地下水水质遗传毒理学监测与评价》等论文，针对实际问题提出了一系列可行性措施，为解决水土问题提供了参考。因此，深入挖掘本科毕业论文档案资源，不仅可以促进学校科研水平的提高，还有助于加强与相关企业的合作，走上产学研一体化的道路。

二、当前高校本科毕业论文档案管理的现状

目前，多数新建本科院校系级单位的毕业论文档案管理存在以下问题：

1.检索渠道不畅。目前，新建本科院校的本科毕业论文多数由院系各自管理，管理手段和服务方式比较落后。纸质论文仅限于简单的装订和保存，而借阅率很低;电子版收集虽然比较齐全，但管理凌乱，不规范，不能通过扫描条形码来借阅，更不用说建立数据库，通过校园网进行检索了。

2.缺少专题汇编。专题汇编是对本科毕业论文内容的再加工过程，挖掘了本科毕业论文的精髓，为广大利用者提供了有针对性的信息资源。但是，多数院系缺少专题汇编，只是按班级和学号整理上架，影响了本科毕业论文的查阅率。其原因主要有两点：一是档案管理人员的能力有限、意识淡薄，胜任不了这种高质量要求的编研工作;二是由于本科毕业论文的借阅量少，没有发现更待解决的问题，这一现状导致档案管理者对进行本科毕业论文专题汇编工作的积极性不高。

3.宣传力度不够。本科毕业论文是一种重要的信息资源，但由于宣传力度不够，还没有被更多的高校师生所重视。论文写作过程中，师生查阅资料时，往往忽视院系资料室丰富的毕业论文资料，造成本科毕业论文档案在大学校园中的“知名度”太低。

三、构建科学合理的本科毕业论文档案管理体系

1.规范档案管理制度

制定合理的管理制度是规范毕业论文档案的前提条件。学校管理部门应根据《普通高等学校档案管理办法》，结合本院系的实际情况，建立档案管理机构，明确档案工作的分管领导、主管领导和档案管理人员及其职责;建立健全毕业论文档案工作的各项规章制度，如归档制度、档案利用制度、档案管理人员岗位责任制、档案保管制度和档案保密制度等;规定档案管理人员在每学年的6月份收集当届毕业论文的所有资料，并整理归档。建立合理的规章制度，不仅可以作为毕业论文的管理依据，还可以保障毕业论文档案的完整、规范。

2.配备高素质档案管理人员

首先，档案管理人员需要掌握档案管理学基础知识，熟悉毕业论文档案的管理环节，对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研和利用等业务得心应手。其次，档案管理人员需具备一定的计算机操作能力，能够解决网络故障，保障系统的安全。利用计算机管理档案，是实现档案管理信息化的重要手段之一，也是我国档案改革的重要内容，当代档案管理人员如果不具备基本的计算机操作能力，很难适应档案管理工作。最后，要建立档案管理人员培训制度，每年定期或不定期地组织档案管理人员外出培训，引进先进理念，掌握最新的专业技能。

3.界定纸质档案归档范围

高校本科毕业论文是院系教学档案的重要组成部分，档案管理人员必须从实际出发，认真收集、整理、编排、著录等，起到真正为师生服务的作用。本科毕业论文纸质归档资料主要包括三部分（图1）。第一部分是毕业论文的主体资料，包括学生从论文选题到论文答辩各个环节中所形成的原始记录，是毕业论文学术和研究价值的集中体现。资料归整时，将每位学生的毕业论文主体资料收集完整，分装于档案袋中（档案袋的填写要体现院系、专业、班级、学号、姓名、性别、电话、E-mail、题目、指导教师、职称、论文完成时间、论文成绩等信息）。第二部分是答辩资料，主要体现教学的严谨性和答辩的规范性。第三部分是学生在毕业论文撰写过程中形成的汇总资料，是对毕业论文工作基本情况、过程管理的初步分析。

图1本科毕业论文纸质归档资料范围

4.重视电子档案的管理

随着学生人数的逐年增加，纸质论文的借阅量不断增多，人工借阅费时费力，不能满足师生的需求，而电子档案的有效利用可以缓解这一矛盾。第一，在纸质档案标准化的基础上进行电子档案的管理。杂乱无章、不规范的纸质档案无法进行计算机管理，只有规范化管理的纸质档案才能顺利进行电子档案的现代化管理。第二，本科毕业论文电子档案内容包括：条形编码、论文作者、论文题目、指导教师及职称、论文等级、答辩日期、入库时间、存放位置等基本信息，师生在借阅和归还纸质论文时只需扫描条形编码即可。需要说明的是，电子档案管理系统必须设置管理人员入口权限、超期处理权限和借阅数量权限等。在管理人员实际操作的过程中，还应重视系统内数据的安全性，可通过防火墙、加密、身份认证等手段，防止黑客、病毒等的入侵，保证工作的正常运转。

四、加强本科毕业论文档案的开发利用

收集、整理和保存毕业论文档案只是过程和手段，服务于社会和个人才是我们的最终目的。通过以下四种途径，可以有效实现这一目的。

1.建立数据库，实现资源共享。学生撰写毕业论文时，需要查阅大量的资料，只靠借阅纸质档案已远远不能满足需求，必须查阅大量的电子文档，并经过自己的认真思考、反复斟酌，才能顺利地完成论文写作。利用Access建立适合本院系的毕业论文管理数据库，与本校图书馆的大型数据库链接，广大师生就可以通过登录图书馆的网站进行查询。如指导教师所拟的论文题目较多，涉及到多个研究方向，学生在选题时就会比较迷茫，此时若能很方便地检索到历届毕业生的毕业论文选题目录，学生便可通过讨论、研究，根据自己的兴趣爱好，选择有价值、有意义的研究方向，确定合适的选题。又如学生确定选题后，如何更好地提出新观点、采用新方法、拓展新思路、推出新成果尤其显得重要，此时就需要便捷地查看历届相关本科毕业论文全文，才能总揽全局、避免重复，真正写出体现自我的论文。总之，通过建立本科毕业论文档案数据库，实现资源共享，既可以有效提高档案的查全率、查准率，又省时省力、方便快捷，查询者可以通过目录检索、关键词检索、文摘检索、查看正文等信息，很方便地查询到对自己有实际参考价值的文献资料，撰写出高质量、高水平的毕业论文。

2.突出优秀论文。论文答辩完毕，答辩委员会都会将学生的论文评出优秀、良好、中等、及格和不及格五个等级。一篇优秀的毕业论文，既凝聚了学生的智慧和心血，也倾注了指导教师的辛勤和汗水，代表着本届本专业学生的最高学术水平，应该重点存档、永久保存，为后继毕业生作为参考文献查询提供便利，为教师进行科研、教研提供资料。建立本科毕业论文管理数据库，也应突出优秀论文，使利用者可以通过检索论文级别很方便地查找到。

3.进行专题汇编。历届本科毕业论文数量多，且一般按照专业和学号进行归档，如果学生需要查找某个研究方向或某位指导教师辅导的论文，就费时费力。因此，还可按照研究方向、指导教师等进行专题汇编，为师生查找提供便利。建立数据库时，也应设置研究方向、指导教师等检索项，方便师生查询。

4.畅通传播渠道。除了通过建立数据库、突出优秀论文和论文专题汇编等手段，提高档案的利用率外，还可通过校园网、报栏、橱窗、主题班会、校内广播、培训和讲座等多种形式进行宣传，变被动服务为主动服务，变封闭式管理为开放式管理，提高本科毕业论文档案的“知名度”和师生的利用意识，使档案最大限度地发挥作用。

（作者单位：长治学院生物科学与技术系）