企业档案就要服务于当前经营和未来发展

杜俊燕

2009年11月17日，新联合档案馆成立，作为新联合投资控股有限公司（以下简称控股公司）的二级单位，董事局主席李雨浓先生为其定位“企业历史资料保管中心、情报信息研究中心，企业文化宣传阵地”。在短短5年时间里，新联合档案工作逐渐形成特色，对企业的价值也逐渐凸显。2012年11月，新联合档案馆通过河北省企业档案工作目标管理认定，成为河北省首家“五星级”企业档案工作单位，被称为“河北省民企档案第一馆”。2014年，国家档案局副局长带队的执法检查组检查新联合档案工作，对新联合档案工作给予高度肯定。

从档案工作红黑榜说起

新联合档案馆自成立始，就集中保管控股公司下属安联地产集团、瑞安金融集团，21世纪教育集团、1+2联合不动产集团、宜和大众集团及下属公司的档案。为了保证年度档案移交时档案的收集率，制定了《新联合档案管理办法》《档案管理分类编号规则》等各项规章制度。各下属集团、公司也制定了档案管理实施细则，通过制度化管理规范档案工作。此外，档案馆制定检查标准，形成每季度检查的惯例。检查中，对照标准，现场打分，反馈整改，对检查结果较差的或整改不合格的，对档案分管领导给予行政处罚，处罚的钱直接转到公司的公益基金会账户，进行对外捐助。

2013年，新联合档案工作创新工作模式，通过档案综合管理系统，实行实时在线收集档案。收集的方式改变了，检查指导的方式紧随变化。由每季度检查转为每半月检查，检查结果设红黑榜，将做的较好的，红榜表扬，做的差的黑榜通报，连续两次登上红榜或黑榜，实行奖励或处罚，通报结果在公司的OA办公平台公布。由此，档案工作已成为公司行政部门的一项考核指标。

检查、评比工作的开展得力于公司配备的专业人才和创建的健全的档案管理网络。公司为档案馆配备高标准的档案管理队伍，5名专职档案管理人员全部为档案、图书等专业的硕士，都具有初、中级专业职称。不仅如此，405名兼职档案员都具有本科学历。目前，新联合投资控股公司及各产业集团执行副总裁分管新联合档案工作，各级单位决策层有相关领导专门分管档案工作，各公司人力资源及行政部负责统筹本集团档案工作，确保档案工作纳入各集团、各公司日常工作议程。各部门设兼职档案员，集中保管日常产生档案，形成各单位、各部门既统一管理又各负其责的档案工作格局，从而在整个企业内部形成一个“树”状的档案管理体系。

在董事局的重视下，各级分管领导也重视档案工作，将档案工作纳入公司的年度工作计划。每年控股公司总裁主持召开档案工作体系会议，各级分管档案工作的决策层都要参加。每年5月前，档案馆组织各单位整理、移交上一年度档案，每年的档案移交工作，公司领导都亲临指导。企业的档案管理工作开始走上专业化、标准化的道路。

基础设施保障与业务能力建设

公司注重硬件设施的投入。新联合档案馆占地1400平米，独立办公区、借阅区、接待区、历史展览区等。库房面积200平米以上，各种基础设施健全。2011年公司购置档案管理软件，将馆藏40多万件档案数字化。基础建设的投入累计上百万。

公司更关注人员业务能力。新联合兼职档案员多达400多人。为切实提高档案管理人员的业务水平，公司采取远程培训、实地操作训练、课件讲解、法规培训等多种培训方式，对兼职档案员进行培训。近年来，企业共组织各类业务培训60余次，上千人参训。

公司还积极参加石家庄市档案局组织的集中培训、对标学习、组织自学等培训。为拓展视野，学人之长，公司组织档案管理人员到江苏雨润集团、波司登集团、河北师范大学、河北大学、河北省国土资源厅等单位档案馆参观学习。取人之长，补己之短，提升业务能力，公司的档案工作也在不断创新中提升，档案工作也能对企业发展创造更大的价值。

档案工作参与管理

不再是一句空话

企业的存在是追求合理的利润。作为企业的档案工作，目标就是要围绕能为企业创造利润开展工作。档案工作直接创造利润不可行，就服务企业间接创造经济利益。我们的编研工作就利用这一点，参与到公司日常经营管理中，通过档案的编研来发现问题和价值。

新联合档案馆一成立，创办《档案月报》刊物，介绍档案工作动态，宣传企业档案工作。2013年，《档案月报》改版为《档案半月谈》，设“档案观察”栏目，通过梳理、分析在线录入档案，提出生产、经营中的问题及解决之道。其中，关于客户服务、工作质量、营销实施等方面的文章，引起决策层重视，并督促问题的改善，档案真正起到了决策者助手的作用。

2011年，为方便利用和保管需要，将馆藏40多万件档案数字化。这一举措方便了档案利用者，也方便了编研工作需要。档案馆挖掘馆藏档案中重大事件、对公司做出贡献的人物故事、企业文化等资料，每月在《新联合时报》专栏刊发一篇文章，让老员工回忆起企业成长的点滴，让新员工看到企业的历史和发展，传承企业文化。档案管理信息系统还助力公司重大经营活动，如协助申报成立公司、项目开盘宣传、申报资质、提供诉讼维权参考等。

2009年，新联合“光荣与梦想”陈列展厅建成开放，面积900平方米的展厅浓缩了新联合20年的发展历程，是企业历史、企业文化、企业成绩、企业形象的重要宣传阵地。展厅建成以来，接待了来自海内外企业、政府职能部门、合作企业和客户等6000余人次，实现了社会效益和经济效益双重效应。记得2011年，某商业银行总行副行长参观展览后，对企业的历史和文化大加赞赏，当场拍板决定给企业贷款，随后顺利签订贷款协议。

新联合经营企业有一条准则“不羡慕、不排斥、不张扬”，也正是新联合档案工作的写照，能有成绩，是我们静下心来，老老实实，埋头苦干的结果。我们也坚信，企业的档案工作，就是要紧紧围绕企业的经营和发展才会有大作为，这是我们坚持的目标和我们为之努力的目标。