中职院校档案管理工作存在的问题及措施

2015-03-24苗睿

大家健康(学术版) 2015年1期

关键词：检索档案管理中职

苗睿

(山东省莱阳卫生学校山东莱阳 265200)

中职院校档案管理工作存在的问题及措施

苗睿

(山东省莱阳卫生学校山东莱阳 265200)

随着我国经济水平的不断进步与发展，信息化建设的速度也在不断加快，并且全面覆盖在每个行业工作之中。中职院校在开展档案管理工作时也面临着很大的压力与挑战，文章主要分析许多中职院校在当前档案管理工作中存在的各种问题，并提出相应的策略与建设档案信息化管理的几点建议。

中职院校;档案管理工作;档案信息化

目前，许多中职院校档案管理工作虽然取得显著的成绩与进步，但在很多方面依然存在着问题，并且随着信息化与市场经济的不断发展，面临的压力越来越大。为此，如何在现阶段档案管理工作中找出各种缺陷与问题，并针对问题采取相应的措施尤为重要。综合说来，现阶段很多中职院校在当前档案管理工作中都存在很多突出的问题，主要有以下几个方面。

一、中职院校档案管理工作中的问题分析

1.档案管理工作者专业素质偏低。就目前而言，各大中职院校虽然有具有稳定而长期的档案管理团队，但由于新时期许多档案管理工作的变革与发展需求，导致现有的管理队伍的专业素质与文化水平都很难达到要求。

2.档案检索效率偏低。部分中职院校目前在档案检索工作中主要的检索方式有计算机与人工检索两种。但就目前中职院校发展状况而言，人工检索是其主要的一种检索手段。虽然有关档案管理部门在这方面开展了大量工作，并且也不断编制出更多形式的检索工具，而在检索时仍然出现工作不够细致的情况，仅仅只是将工作量提了上去，检索工作对计算机的依赖程度降低，计算机检索工作相对较少［1］。

3.编研水平不高。部门档案患者者为了应付检查，追求表面升级，通常在选择人员方面较为随意，最终导致编研产品的质量与层次不高，并且不具备很强的实用性与利用价值。

4.档案管理不规范，内部管理水平不高。一些中职院校在这方面的主要表现有：卷内目录不规范，档号不规范，组卷较为混乱，案卷标题不合理，以及纸张规格问题等等。

二、提升档案管理效率的相关对策

1.提升档案管理人员的专业素质水平。人才是中职院校档案管理效率提升的重要因素之一，因此必须要引进具有专业技术与专业知识的人才参与到档案管理工作中去。同时，中职院校还应当针对现阶段的人员教育状况开展相应的档案管理教育措施，以使工作人员积极适应档案管理工作变更的要求［2］。档案管理人员还应当努力加强学习，不断提升综合素质，并学会运用新的档案管理理论指导及完善工作。

2.提升档案管理工作者的积极性。由于长期以来，落后而单调的工作方式与方法导致中职院校档案管理工作者的积极性受挫，一直处在材料收集工作的被动状态。要想充分做好该校档案服务工作，应不断完善当前的工作模式，并积极提升档案管理人员的主动性与积极性，鼓励档案管理人员不但更新档案管理新理念，从而更好参与到档案管理工作中去［3］。

3.更新档案管理观念，充分实现自身价值。就目前状况分析，中职院校档案管理人员中有部分工作者尚未能意识到档案工作对学校发展的重要性，这就要求相关领导人员积极做好有关教育与宣传工作，使档案管理工作人员清除意识到档案管理的重要性，从而增强其对工作的自信心与自豪感。

4.档案现代化实现与企业同步。档案部门管理工作的变革以及信息化技术的发展，要求现阶段档案管理工作必须实现信息化建设。笔者认为，中职院校可以合理使用电子档案管理方式，将电子文件保管起来［4］。建档案管理信息化建设过程中，依然有很多需要优化完善的系统，如资源管理与信息管理系统等。为此，学校档案管理部门应当积极参与学习与研究，努力掌握各种现代化档案管理技术，从而使企业信息化与档案现代化形成有机结合，最终实现同步发展。

三、建设信息化档案管理的相关建议

1.建立健全合理科学的档案管理工作制度，规范工作人员的职责与行为。要想解决现阶段文件归档问题，中职院校档案部门工作人员应当明确电子文件归档的范围与时间，创建出合理的文件信息交换与存储标准，从而为档案信息资源共享提供条件。创建电子档案后要建立备份制度与保密制度，做好文件的保密工作。

2.强化档案管理团队的建设力度。现阶段中职院校的档案管理队伍在知识储备方面较为单一，因此必须加强团队建设，普遍提高档案管理队伍的学历水平，并且对工作人员的年龄层次进行不断优化，补充一些年轻而富有才干的知识人才进去。

3.科学使用校园网络，对档案信息进行收集与整理，并且建立电子化的数据库。积极鼓励每个部门通过电子文件并依据相关要求与标准将档案材料上报上去，如文字、照片、视频等。同时，将校园网与档案管理的软件系统连接起来，最终实现检索自动化与档案查询一体化。

4.强化档案建设力度，将档案室藏特色体现出来。中职院校在设置专业时必须要将其特色展现出来，并且还要注重培养应用型人才。为此，中职院校要注重对本校精品课程以及重点专业的档案工作进行建设。此外，由于档案管理工作保密性较强，并且存在使用权限问题，以及遭受网络病毒攻击，加上信息化建设中存在的程序缺陷与技术等问题，所以必须建立起信息化档案的安全保障系统。

5.更新观念，进一步强化档案管理。相关档案管理人员应当从学校的发展与改革的角度更新管理观念，将其视作重要的信息来源，并不断提升档案资源的有效使用率，将信息化档案建设的作用发挥到最大。