电子人事档案中个人隐私权的保护

官艳春

(云南省红河州医疗保险基金管理中心，云南 红河州 661100)

档案工作是对社会中各项生产活动中信息的记录，而有关个人的隐私信息或多或少都会反映在档案上，因而在档案信息的获取和使用过程中，势必会发生一些涉及公民隐私权的问题，尤其是在人事档案中，有关个人家庭、工作、学习、经历等信息的隐私保护问题。如何在档案的使用中保护公民的隐私权，规范化使用档案是档案学研究中不可避免的话题。

一、隐私权和电子人事档案的关系

在人事档案的信息内容中，记载着一个人的过往经历，生活、工作、学习、家庭、背景等信息，可以反映出一些人的功过是非。这些内容中，有些是只能由上级部门组织汇报，不能为外人知晓，如军方人事档案，连家庭成员也不能提及。［1］从一定程度上看，简单的人事档案涉及的是一个人的基础信息，而更深层次的可能涉及党政和国家的信息。因而任何人不能以任何理由、任何形式泄露人事档案信息，更不能用档案信息来获取利益。

从法律意义上看，隐私是一种和公共群体的利益不相干的，当事人不愿意他人或他人不便知晓的信息，或是不愿他人干涉和他人不便干涉的信息，以及当事人不愿他人侵入或他人不便侵入的个人领域。隐私权是公民的最基本人格权利。

档案和隐私之间的关系，从社会角度看，档案是源于社会各个方面的，真实反映社会活动的一种信息，这其中必然涉及公民不愿他人知晓、不愿他人干涉、不愿他人侵入的隐私信息。档案中保存着如此多数量的隐私内容，档案工作的保密问题必然涉及隐私权的保护，因而我们要注意在档案的收集、使用中的隐私权保护，保障人民基本权利。

二、人事档案隐私权保护存在的问题

在互联网的信息时代中，信息安全一直是较为突出的问题，人事档案的信息也不可避免，其主要的问题在以下几点。

(一)管理环节方面

管理环节中最为突出的就是档案保护的制度方面，由于部门平台对网络安全的重视不够、措施不力、管理不善导致个人资料泄露，有些不法分子以人事档案中个人信息非法出售获利，未经个人或组织同意私自将个人信息出售给他人，从而给当事人带来损失和烦扰。

(二)传输和贮存环节方面

电子人事档案中的记录、传输、保存等环节都是人为操作的环节，受到主管和客观方面的因素影响，如客观的硬件软件环境薄弱，数据库管理不完善，导致第三方可以侵入系统中获取他人档案信息，甚至篡改和传播资料，给档案的当事人带来较大的隐私侵害。

(三)利用环节方面

与普通档案不同，人事档案的利用主要是单位人事部门或上级机关对人事档案相关信息进行查证，在转正定级、职称申报等方面起到依据和参考作用。在电子人事档案管理中，这种查证过程的安全风险大大增加，往往会因为网络技术本身缺乏安全性，加上人为操作不当等因素，造成个人资料外泄或被删改，给当事人造成伤害。

三、人事档案隐私权保护的对策建议

(一)制定档案管理制度并执行到位

人事档案是个人资料和综合信息的表现，同时也是个人、单位甚至是组织上的机密文件，对于人事档案这样的涉及公民的隐私权利的又涉及保密性的文件资料，需要和一般的文件档案区分开来，［2］因而要制定完善的档案管理制度，全面落实到档案的查阅、使用、传输、保存等方面，执行到位，确保个人隐私得到保护。

(二)创新隐私保护手段

传统的纸质人事档案的隐私问题并不突出，但在信息化环境下，档案的管理手段和技术应尽可能多样化，丰富管理手段才能适应大数据时代各种潜在的安全风险。通过加密软件、完善软件管理等措施，制定授权制度，操作日志制度等，记录所有的涉及人事档案的行为活动，当发生风险时可以及时追溯源头。

(三)建立和落实人事档案管理者的责任和义务

人事档案中的隐私面临的风险较多，这也给档案的工作人员提出新的要求。管理人员要提升自己的责任意识，明确档案管理的责任、人事档案的基本收集程序、使用范围、使用程序等。维护档案安全是其基本的职责和义务，无论是管理上还是技术上都要对网络平台中的危险源有高度的风险意识。

(四)提升管理部门的法律和道德意识

主观方面的侵犯隐私权更为严重，因而自律是人事档案管理部门的重要原则，一切都要遵循管理制度来，这就要求档案工作者不仅要遵守规章制度，更要有职业操守，因此，人事档案工作者要始终警醒自己，自觉做好人事档案管理和个人隐私权的保护，从而更好地为人事档案当事人服务，为全社会服务。

四、结语

人事档案中有众多重要的隐私信息，保护隐私的工作任务将日益艰巨，如何从管理和技术两方面来防范隐患，是未来需要进一步深入研究的课题。

［1］何莎. 电子档案的形成及保护［J］. 档案，2011，(2):58-59.

［2］李扬新.论档案开放与公民隐私权保护［J］. 档案学通讯，2001，(5):9-11，16.