浅析如何做好档案管理工作

宗成玲

摘 要：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作為历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。是历史真实记录和全面反映，是维护自身权益的重要工具，也是积累和传播知识的重要载体。档案管理具有“存真求实、鉴往知来”的独特功能，是一座永不枯竭的“金矿山”。随着经济社会发展和人类文明的进步，档案的作用也更加重要。就如何做好档案管理工作，笔者发表几点浅显体会。

关键词：档案；管理；职业素质

一、领导重视、全员具备档案管理意识是搞好档案管理工作的关键

任何单位，只有单位领导重视，全员参与，才能使这项工作顺利进行；如果领导不重视，有关人员不支持，很难开展许多具体工作。领导对档案工作的认识和价值程度，决定了他们对档案工作的重视程度，决定了档案工作的发展进程。因此，把档案工作列入领导议程列入有关部门的责任是时代的需要，是规范档案的需要。如何发挥主观能动性，去争取领导重视、全员支持档案工作呢？

（一）学好业务干好工作是争取领导支持和重视档案工作的前提和基础。档案员只有自己把档案业务学精，把基本工作落实到位，尽最大努力把文件材料收集好、整理好，把档案管理好，使用好，同时积极学习现代管理知识，不断提高自身业务素质，在领导和职工心目中留下一个好的印象，让领导满意，让利用者满意，让上级业务指导人员满意，用实实在在的工作业绩取得领导和大家的认可，才能得到信任和支持。

（二）认真学习、宣传、贯彻档案法律法规，提高全员档案管理意识，目前很多单位领导对档案工作的重要性缺乏意识，认为档案工作在一个单位里不能生产具体产品，没有经济价值，可有可无，这就需要档案工作者经常把相关文件和材料给领导看，这样肯定在领导心目中留下深刻的印象，才能发挥好的效果。

单位上的大多数职工也存在着档案意识薄弱，对档案不甚了解，认为整理这些材料是浪费人力、物力。档案管理人员要加大宣传档案法律法规力度，通过举实例启发全体领导干部职工认识到搞好档案工作对单位、本人切身利益有很大的益处，形成人人重视档案，全员参与的档案管理意识。

二、搞好档案管理工作，群策群力是基础

做好档案的基础工作，主要是抓好立卷归档、收集整理、提供利用。我处的档案绝大部分是文书、声像、设备、基建、工程、实物等档案，档案基础工作在各部门，因此，要做好档案基础工作，最根本的问题在各部门，最主要的力量也是在各部门。过去相当一段时间的档案工作的状况是各个部门跳独脚舞，结果出现了一些档案不能按时入库，查找档案繁琐等问题，案卷的质量也受到一定影响。在处领导的重视下，明确了档案管理职责，各部门的领导是档案管理工作的第一责任人，各部门采取责任制的办法收集、整理、装订、归档。要求各部门切实做好档案基础工作，还及时调整充实了处档案工作领导小组成员，全体人员共同参与档案工作，形成人人都关心档案工作的局面。每年的各类档案都做到及时收归入库装箱，没有发生丢失和未归档的问题。

实践证明：群众的力量是无穷的，档案管理只有依靠全员参与，才能把工作做实做好。

三、抓好档案信息化建设是搞好档案管理工作的前提

档案信息化建设是档案管理现代化的要求，一是要求对档案信息资源进行数字化管理。主要任务包括：传统载体档案数字化，就是以纸张、胶片、音像等载体保存的模拟信号档案通过扫描、拍摄等方式转换为数字信息档案。电子文件归档和电子档案接收。重要数字信息资源的采集三方面的内容；二是软件系统建设。信息化建设的目的是充分运用计算机等信息技术方法提高档案管理水平和效率，这需要通过计算机软件来实现。软件系统建设包括目录数据库系统和全文数据库系统建设，将来还包括非结构化档案以及异构数据库的管理系统建设；三是硬件设施建设。硬件设施建设是信息化建设的基础，主要包括微机、服务器、网络设施、存储设备等；四是保障体系建设。保障体系是信息化建设的支撑，主要包括档案信息化规划、法规、标准、人才队伍、安全体系等方面的建设

档案信息化建设是新时代档案管理工作的产物，这就要求档案工作人员增强现代化意识，建立与时代合拍的档案意识，使档案工作，以迎接知识经济时代的需要，以适应社会发展的需要。努力提高档案工作人员素质，包括思想，知识结构和操作技能等方面专业知识，又懂IT，特别是计算机知识和网络文化知识的综合型档案管理人才。要加快软硬件设施建设，实现装备和技术的现代化， 现代技术手段在档案管理中的应用还很不尽人意，我们要在树立档案信息资源共享意识的前提下，加快设施（设备）和技术现代化步伐，全面提高档案管理的现代化水平。要及时配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分利用现代科技，利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。同时加强制度建设，建立相关运行机制。工程一处档案管理不断完善制度建设，以公路四化管理为契机，修订完善了《档案管理办法》、《档案员岗位责任制》，增加了《档案信息化建设办法》等一系列规章制度，用制度管人管事，对档案工作的规范化管理起到了很大的作用。梳理了档案归档、档案借阅、档案搜索等档案管理工作流程，使我处档案管理走上科学化、规范化、信息化之路。

四、档案管理人员职业道德素养和业务素质的提高，是搞好档案管理工作的保障

由于档案的特殊性，这就要求档案管理人员具有较高的职业道德素养。一是忠于职守，爱岗敬业。档案工作者应尽的义务，保护，管理文件，为客户提供高质量的信息和服务。负责档案的工作人员应全心全意地投身于自己的工作，并保护完整性和安全性有关的文件和数据，以确保其作为历史证据的可靠性； 二是遵纪守法，严守机密。档案工作者应当保守所管理档案信息内容的机密，增强保密观念，培养良好的保密习惯。档案牵涉单位和个人的隐私，这就要求档案管理人员尊重文件形成者或文件所涉及当事人的隐私及其他合法权益，不利用职务之便，为自己或他人谋求私利，客观、公正地对待其专业“特权”，约束自己的行为；三是档案管理人员应当加强自身的马列主义理论素养，提高自身的政治素质，只有这样，才能在实际工作中明辨是非、坚持真理、实事求是，以正确的的立场、观点和方法对待档案工作。这就要求各单位要加强档案业务学习，积极参加档案业务知识和岗位技能培训，配备与单位档案工作科学化管理相适应的专（兼）职档案管理人员，做到持证上岗，专业治档。

档案管理对单位运转具有非常重要的作用，各单位必须加大档案管理开发力度，结合单位内部实际情况，进而不断提高单位档案管理水平，推动单位档案管理工作的规范化开展。

总之，做好档案管理工作，需要领导的高度重视，需要全员参与，需要大力发扬认真专业务实的作风，不断提高档案管理人员自身素质，淡泊名利、甘于奉献、勤于耕耘， 信息化社会的到来，给档案事业发展带来前所未有的机遇，我们应更好地担负起档案工作资政育人、传承文明、服务大局的重任。