浅议电子档案管理工作

李鑫

摘 要：档案，是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供检查保存的各种形式的历史记录。本文介绍了传统档案材料的形式与管理情况、电子档案材料的形式与管理情况，并对比分析了电子档案与传统档案之间的关系，提出了在未来相当长的时间内，将会出现电子档案与传统档案并存的档案管理工作时代，在这个时代内电子档案的应用比例将会越来越多的结论。结合我省电子档案管理工作的现状，分析了我省与先进省份在电子档案管理工作中的差距与不足，针对差距与不足提出了进一步加强我省电子档案管理工作水平的建议和思考。

关键词：档案管理；电子档案；传统档案；对比；发展趋势

随着人类社会的不断进步和发展，电子计算机的普及对人类社会的各项活动产生了极其深远的影响，电子文件档案随之产生。现如今，电子档案的形成与应用已非常普遍，如何正确认识电子档案管理工作与传统档案管理工作的关系，以及如何进一步加强我省电子档案管理工作水平是一个不断改进、创新的课题。

一、传统档案与管理

档案，是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供检查保存的各种形式的历史记录。档案形成的目的有两个方面：其一是有意识的进行档案的收集整理，是按照档案法的要求和档案管理工作的程序在规定的时间内完成的人事档案、会议记录、凭证票据、录影录音、图片、纸质文件等档案材料的收集、整理分类、保管与统计工作；其二，是为了解决、处理现实问题而产生的随机事件的相关档案材料的收集、整理分类、保管与统计工作。檔案的存储时间，有长期永久存储和长期（16年——50年）存储、短期（15年以下）存储。传统档案材料的形式多种多样，有人事档案、会议记录、凭证票据、录影录音、图片、纸质文件、实物等。传统档案材料以纸质材料为主，包括人事档案、会议记录、凭证票据、文件、契约、相片等。

二、电子档案与管理

电子档案材料，与传统档案材料不同，材料是依托于计算机技术的电子WOED、电子EXCL、电子软件的信息集成、电子影音影像与图片。随着计算机技术的普及，目前在档案界已经不同程度的开展电子档案管理相关工作，是这科学技术发展对档案管理工作的影响趋势所在。从电子档案材料的保管内容来看，与传统档案材料的内容是统一的，是传统档案材料的另一种信息载体。但是，其保管的形式发生了改变，其占空空间小、保管对环境条件的要求低、便于检索和统计是其相对于传统档案材料的优势所在。

三、传统档案与电子档案的关系

随着无纸化办公趋势的发展，电子档案材料在档案管理中应用的比例势必越来越大。但是，传统档案材料还有其历史真实性的特点必然短期内不可能被电子档案完全取代。也就是说，在未来相当长的时间内，将会出现电子档案与传统档案并存的档案管理工作时代，在这个时代内电子档案的应用比例将会越来越多。

对于一些非重要的档案材料，完全可以用电子档案来进行管理，无纸化办公，依托于互联网技术和档案管理软件，简化办公程序，方便快捷。对于一些重要的文件，需要长期保管或永久保管，传统档案材料的安全性和长久性就表现出不足，因为传统档案材料随着时间的推移会发生磁性消失、字迹老化、变色、潮湿发霉、虫鼠破坏、火灾水害等问题，一旦档案材料破坏就永久的丧失了档案材料，给档案管理工作带来彻底的破坏。为了增加档案保管的安全性和长久性，可以使用传统档案材料与电子档案材料并存的方式来开展档案管理工作。电子档案可以存储在计算机硬盘内，移动硬盘内、网络数字化资源库内，便于备份，能够永久保存。

随着档案管理工作的系统化推进，依靠档案管理推进工作过程进一步科学化的局面将会出现，因此在这样的工作背景下，可能不再是现有传统档案材料，之后使用传统档案材料进行电子档案的备份和复制，未来可能是建立系统的档案管理规范和管理流程，先有电子档案材料的应用构成现实有效后，方有重要文件的纸质化备份。

四、我省电子档案管理的形势与分析

依托于互联网技术和档案管理软件的平台，目前档案管理工作网站已经普及，并初步实现了部分电子档案材料的网络化交接、档案信息公开、档案材料查询、档案管理工作网络预约等功能。通过调研发现，我省档案管理工作网站与先进省份相比，在经费投入、基础建设、发展规模、技术成果应用等方向还存在一定的差距，需要进一步加强档案管理工作网站的科技研发与推广。

具体来说，要横向联合各个档案馆，纵向联合具备学术科研能力的高校，围绕电子档案管理工作建设需要的问题，聚合力解决问题。围绕相关软件和网站的功能建设和特色发展，围绕各单位之间的档案建设资源共享，围绕档案管理工作的网络远程交接功能的改进，围绕电子档案的安全防控，围绕电子档案管理工作的标准等问题积极开展科研攻关与技术成果推广。其中，最基础性的工作内容是实现电子档案的“储存”功能以及电子档案的“检索”功能以及电子档案的办公“交接”功能。

五、结束语

随着计算机技术的普及发展和无纸化办公的广泛应用，一种新型的档案载体——电子档案，其应用与发展趋势，势不可挡，它的出现打破了传统档案的弊端，是传统档案管理工作的发展和补充。我们要重视电子档案管理工作的意义，明确建设方向与建设重点，不断推进我省电子档案管理工作水平的提升。

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