电子病历档案管理存在的问题剖析与改进措施

王 琳

长春医学高等专科学校

电子病历档案管理存在的问题剖析与改进措施

王 琳

长春医学高等专科学校

现今医院传统的纸质病历档案已逐渐被电子病历取代。电子文件的归档、确保电子文件的安全已经成为现代医院亟需解决的问题，也是日常档案管理者必须要面对的问题。在此背景下，本文就医院电子病历档案管理面对的问题及解决的办法给出简要分析与解决方法。

医院；电子病历档案；管理

现今网络的普及、计算机的应用为办公自动化提供了便捷的路径。各单位在文件管理上更是体现出明显的优势。对医院而言，实现病历档案电子化管理更成为必然趋势。近年来，随着信息技术产业的快速发展，过去患者检查的图文报告、照相记录、生化检查等均可形成电子文件即时收集、归档，并将长期保存，形成电子病历档案。因此，大型医院档案管理者面临着如何建立完善的医疗电子档案管理制度等问题。

1 电子病历在归档管理方面存在的问题

1.1 电子文件不能独具存在

传统纸质病历档案可以通过医师笔迹和签名来鉴定病历内容的真实性，医院的电子病历是在此基础上生成、处理中所产生的附属品，它是通过应用信息技术,把患者的所有数据信息储存于介质中，所以人为地对电子病历进行篡改、删除、剪接、编辑等操作变得相对容易。而目前电子病历在法律方面还没有立法,不能成为合法的证据,这就使得电子病历档案的法律证据价值无法体现。因此不具有独立存在的意义。因此纸质文件尚不能被电子文件所取代。

1.2 归档病历的存储安全问题得不到保障

电子病历包含医院的医疗信息和患者的全部健康医疗信息,可以实现网络数据传输和共享,因此数据的安全性和保密性尤为重要。医院网络面临的安全威胁是实际存在的,特别是在网络上运行关键业务时,网络安全是首先要解决的问题。因为电子病历中储存着许多非常宝贵的资源，这也是许多怀有不良意图的黑客攻击这些医院的网站来盗取重要信息资源的原因。

1.3 电子病历的质量管理

计算机的可复制功能给电子病历的书写质量带来了最大的问题,需要不断探索和创新病历质量管理模式,把管理的重心从追求终末形式质量控制向注重病历内涵质量控制转变,强化对影响病历内涵质量主体在医疗过程中不良行为的规范。大部分医院是由综合档案室管理，儿会计、文书、基础建设、人事调动、科学技术及设备档案都入存电子档案。按照医院行业的相应要求，要由病案室专门管理病历。而病理切片、检验、日常办公等产生的档案则由各自科室自行管理。没有一个综合的管理制度，必然会导致管理的混乱，这也不利于信息的查询及利用，也无法保证档案信息的真实与安全。

1.4 电子病历档案管理者的专业素质问题

医院多是医学专业技术人员，档案管理等一系列附属工作多由行政、医疗技术部门转岗者完成，专业从事电子档案管理人员稀缺。不仅如此，电子档案管理岗位还存在人员流动性强、人员老化、档案管理者的专业知识老化不能适应当前的档案管理工作等问题。病历档案管理工作鲜少专业技术人员，专业的档案管理人员稀缺。并且档案管理岗位还存在人员流动性强、人员老化、档案管理者的专业知识老化不能适应当前的档案管理工作等问题，这都给电子病历档案管理带来不便

2 应对措施

2.1 加强教育

第一加强各类教育,提升医师的职业道德和专业技术能力,提高其责任心,加强其法律意识,从病历书写的基础教育开始,强化病历书写的证据意识和规范意识。

第二，选配档案管理工作者，必须具备专业的管理知识，要明确医院电子文件归档工作的重要性，不断学习档案专业知识，掌握计算机网络技能。在医院内部，或者在专门的培训机构定期开展各类教育活动,对档案员进行专业知识培训及学术交流，使医院档案管理人员及时掌握先进的档案管理理念，逐步实现年轻化专业化，能够解决实际工作中出现的各种问题，做好电子病历档案的管理工作。

2.2 统一电子病历的标准

我国在现有阶段发展电子病历的过程中,由于缺乏统一的标准,造成数传输、共享过程中的障碍,这就要求国家制定统一的电子病历国家标准,有了统一的标准,才能够保证电子病历系统的正常发展,避免建设中的浪费。制定统一的电子病历档案标准必须由国家最高卫生行政部门主导进行,电子病历档案不同于一般的档案,电子病历档案除了遵循一般档案管理的要求外,它还要符合《医疗事故处理条例》、《执业医师》等医疗卫生领域的法律法规。

2.3 确定病历真实性，按类别科学归档建档

由于电子档案种类繁多，信息繁琐，所以在归档电子病历之前，应该由专人确定其是否真实、是否完整。确定电子文件的价值，并按照其价值级别进行分类保存。这也为以后的检测和维护创造了有力条件。

2.4 建立健全电子档案安全管理机制

在档案室设置管理文件专用计算机，严禁在这些专用计算机上进行其它活动，专机专用，即可保证计算机里面的数据不会轻易被修改，也可减少病毒的传播，从而加强档案信息的安全。建立档案管理系统，并对其进行严格的密码保护，及时更新病毒查杀软件，以保证所保存的电子档案安全，不被外来病毒侵害。定期有专业人员对医院内部网络系统的安全性进行确认。

2.5 建立完善的管理制度

面对医院档案类别多、信息量较大，可建立电子数据库，以实现档案管理无纸化。分别建立医院、档案室、科室三级网络管理系统，明确各级系统的职责及要求，将操作流程一体化，形成一套具有明确步骤的档案管理操作方法。通过信息技术，实现医院整体上的资源共享，为查档人员提供便利，从而使医院运行成本降低，同时档案利用率也相应的到提高。

3 结束语

如今各级医院在档案管理中完全应用计算机及网络技术已成为必然趋势。但在原始档案转变成电子档案以及已成型的电子档案的管理中仍存在很多问题，为使电子档案的管理走向成熟，需制定一套严谨、科学的电子档案管理操作规范，使电子档案管理人员工作有标准可依。同时，医院的档案管理方面随时会有新的变化出现，为加强对计算机安全的监控并及时解决出现的新问题，管理者应不断创新，不断学习，不断的提高自己的专业能力，所有人员都用一种创新的精神去改进工作，相信在不久的将来，医院电子归档的管理系统一定会更加完善，能更好的为群众服务。

[1]李清华.纸质档案与电子档案管理初探[J].赤峰学院学报:自然科学版，2009(11):108.

[2]李妙蓉.医院电子档案管理工作探究[J].办公室业务，2012 (5):1