医院人力资源信息管理系统建设的实践与体会

黄清，何仲廉，钟俊学，胡献之，范志琴，文朝阳

(中山大学附属肿瘤医院，广州市510060)

随着社会不断发展与进步，人力资源已成为众多竞争因素的主导地位。医院作为高技术、高素质人才聚集的知识密集型组织，如何运用现代化信息技术做好人力资源信息的管理，以及如何科学有效地运用人力资源信息数据的分析结果，对保证医院的整体运作与稳定发展显得尤为重要。

1 医院人力资源信息管理现状

中山大学附属肿瘤医院作为全国著名的三甲专科医院，近年来在医、教、研方面均取得显著进步，历年来在国内专科医院排行榜上均名列前茅。医院要保持强有力的竞争力，除了在各学科的实力上要占有优势外，也离不开科学、先进的管理理念与管理方式。近年来医院一直使用相对传统的人事信息管理系统，主要基于手工录入、手工统计、手工计算、手工分析等手段，并且是单机版，只能在一部计算机中使用，造成工作效率低下、信息更新不及时、信息流通不顺畅、信息统计不准确、信息统计分析运用不充分、甚至出现信息错误等问题。在国内的大部分医院，平均每个人力资源管理工作人员要服务100多名员工［1］，中山大学附属肿瘤医院的人力资源管理工作人员平均要服务300名员工，如此多的工作大部分都是通过表格填写与手工录入的方式完成，工作量非常之大。而这些工作在计算机技术发达的今天，完全可以通过计算机及网络系统来解决。传统基于手工录入与单机版的人力资源信息管理理论与管理系统已不能适应医院迅速发展的管理要求，利用计算机技术、网络技术，建立现代的、科学的医院人力资源信息管理系统成为当务之急。

2 医院人力资源信息管理系统的构建及运用

通过对医院各部门充分的需求调研与分析后，肿瘤医院与广州市H人力资源信息管理软件公司合作开发，一起构建了综合性人力资源信息管理系统(以下统称e－HR系统)。相对于传统的人力资源信息管理软件，e－HR系统除具有传统系统基本人员信息管理功能外，还综合集成多个其他亮点功能。

2.1 网络版

与传统只能在特定计算机登陆、运行的单机版人力资源信息管理软件不同，e－HR系统通过在中央服务器上安装管理软件，再分配账号，即可实现在有网络连接的任何一台计算机终端登陆与运行该系统。

网络版可实现医院人力资源信息共享。系统管理员可以随时随地通过网络登陆系统，进行管理数据、分析数据、导出数据等操作。通过分配账号与设置权限，医院领导及医务处、教务科、科研科、护理部、党办、财务处等部门均可自行登陆系统，管理相应模块人员信息，实现人力资源信息共享的同时，做到权限分配的针对性与安全性［1］。不需像传统单机版模式，任何人力资源信息都要向特定的人力资源管理专员索取，从而可充分发挥人员信息功能，提高工作效率。

网络版可实现员工自助操作。每个员工均可分配到以员工编号为用户名的账号，用以登陆e－HR系统。登陆系统后，员工可查看其本人的人力资源信息，并可在系统上直接申请更新个人信息(如户籍信息、住址信息、学历信息等)，同时上传相关证明材料的扫描件即可获批。通过在系统上直接抓取数据，员工还可以直接在e－HR系统申请多种业务，有打印在职证明、收入证明、计划生育证明等，填报提交新员工信息采集表、出国培训申请表、年度考核表等。如新员工入职信息采集方面，员工只需要自行登录填报，人力资源管理部门负责审批即可写入系统，在保证数据准确的同时，亦可省去大量信息录入的工作量。相比于传统单向的人员信息管理模式，员工自助功能可实现员工与医院双方对人力资源信息的对称沟通，以保证人员数据的准确性与及时性，亦可一定程度上增强员工主人翁精神。

2.2 多管理模块的集成性

e－HR系统是一个动态管理的综合性系统，系统内集成了多种子系统［2］。

2.2.1 考勤管理模块。传统的考勤模式是各部门于每月月底填报纸质考勤数据到人力资源管理部门，再由人力资源管理专员手工汇总，再结合工资、奖金标准核发待遇。如果在人数较少的组织里，这算是一种高效而节省管理费用的模式，但在一个拥有近2400位员工的庞大组织里，传统落后的考勤方式会给工作人员带来相当大的工作量。e－HR系统集成的网上填报考勤功能解决了这一问题。通过对考勤角色权限的设置，以及对各部门考勤员分配角色后，考勤员可以通过网络在各计算机终端直接填报部门内部人员的出勤情况，甚至可通过考勤打卡机直接记录出勤情况，于月底网上一键提交考勤数据后，人力资源管理部门直接在e－HR系统上审批、归档，并可自动汇总月度、季度、年度的出勤数据而用于薪酬计发与员工考核等工作。该功能可省略大量的手工汇总纸质考勤数据工作量，提高工作效率;归档后的每条考勤记录，均写入职工本人基础信息库存档，可用于日后的查询、统计、分析。

2.2.2 劳动(聘用)合同管理模块。该模块详细记录每个员工每份劳动(聘用)合同的内容，如合同签订次数、合同起始时间、试用期时间、终止时间、合同期限类型、补充协议内容等，通过设置预警信息，系统可在管理员登录时自动提示即将要处理的合同情况，员工亦可通过自助服务随时查看本人的合同情况。相对于传统的使用纸质文档或者office办公软件记录与管理劳动(聘用)合同数据，e－HR系统的按人员逐条记录与自动提醒功能有着不可替代的作用。

2.2.3 计划生育管理模块。计划生育是一项基本国策，医院必须严格按照国家相关的计划生育法律法规做好管理工作。e－HR系统通过员工自助操作功能，翔实记录着每一位员工的计划生育信息，以保证相关职能管理部门可完整、及时地掌握全院近2400名员工的计划生育情况。对于离职人员，该系统可自动打印计划生育移交函，严格按照上级计生管理部门的要求，做好流动人员的计划生育管理交接工作。系统强大的数据统计功能，可一键式统计出省、市、区、街道等各级管理部门的计生报表。

2.2.4 职称评聘管理模块。医院作为高技术、高素质人才聚集的知识密集型组织，职称评聘无论对于员工个人还是医院，都显得尤其重要。肿瘤医院是一所集教学、科研、医疗于一体的专科医院，一直秉持严格的教学理念，对教师素质亦有非常严格的要求。中山大学对校内教职工的职称评聘条件远远高于国家、省、市级别的评聘条件，对每个级别职称的通过率都有详细要求，这就客观上使得医院的职称评聘管理工作趋于复杂化、难度化。在传统的管理模式下，职称申报者需要手工填报大量的表格，提交大量的佐证材料，职能管理部门通过人工审核、手工计算、手工排序、手工投票、手工计票等方式进行运作。大量的手工操作容易使数据发生错误，亦使得工作效率底下。e－HR系统集成的职称评聘管理模块，通过在系统上对各级各类职称评聘条件的设定，申报者可通过员工自助操作功能，直接在系统上填报各类表格。系统根据各个条件指标的相关逻辑性，自动判断申报者是否符合基本条件，自动审核哪些业绩材料符合条件，自动计算科研分数、教学分数、工作量等指标，根据指定的若干个指标自动排序等等，在保证数据的准确性、保障广大教职工切身利益的同时，极大地提高了管理工作的效率。

2.2.5 统计分析管理模块。肿瘤医院作为中山大学的附属医院，某些工作归属于国家教育部与中山大学管理。同时作为副厅级的卫生行业单位，医疗业务又归属于国家卫生计生委和省卫生厅管理。上级部门的各类人员统计报表种类繁多、难度不一，给统计工作带来一定的工作量与难度。通过e－HR系统管理模块扩展功能，可在系统内编辑逻辑关系设计各式各样的人员信息统计报表，如《教育部直属高校、直属事业单位年度编制统计报表》《教育部高等教育基层统计报表》等，以及中山大学与医院内部的月度、季度、年度统计报表，均可实现一键统计。

通过e－HR系统管理模块扩展功能，可对人员信息数据进行深入分析，如人员职称机构、年龄结构、学历结构、流失率、床护比等，是医院建立科学的招聘计划和人才梯队建设计划等的重要支撑保障。

2.2.6 预警提醒功能模块。系统可根据预先设置的条件，在管理人员登录系统时，自动发出预警提示事项，如当天生日人员、试用期满人员、合同到期人员、外出培训人员、即将离职人员等，并可通过系统自动给生日人员发送祝福短信与邮件。

e－HR系统具有多样化管理模块扩展功能，相对于复杂的代码编程设计，该扩展功能操作比较简单，可在系统前台直接编辑子集与字段的加减，由此可自由设置譬如薪酬管理、培训管理、教务管理、学历情况管理、工作经历管理等。

2.3 多应用系统的对接性

e－HR系统除了自身集成的多项管理模块外，亦与医院其他的信息管理系统或网络平台做了良好的对接。

2.3.1 招聘系统的对接。在e－HR系统开发前，医院网站主页已有一套招聘系统，医院所有的招聘启事均通过该系统对外发布，所有应聘者亦只能通过该系统填写简历与申请岗位，而实现了无纸化招聘管理工作。相关职能管理部门在招聘系统上筛选简历、通知面试、确定人选后，可在招聘系统上直接将入选者的基本信息转入e－HR系统人员信息管理模块，既保证了信息的原始性，亦可避免重复手工录入的麻烦。

2.3.2 自动化办公(Office Automation，OA)系统的对接。医院已使用OA系统多年，系统上的各种模块功能已逐渐趋于完善。该系统上有全院员工的基本人事信息，用于支持医院的HIS、HBOS人员数据。在与e－HR系统对接前，每次的人员信息变动都需要在OA系统上进行调整，造成工作量的重复，且难以保证数据的及时性与准确性;对接后，只需要维护更新e－HR系统的人员信息，即可自动更新OA系统的人员信息，进而可自动更新医院大部分需使用员工信息的系统数据信息。

2.3.3 科研系统的对接。为适应高速发展的科研工作，医院近年来上线了先进的科研管理系统，该系统可详细记录每位员工的每篇论文、每项基金、每项课题、每项专利等，并可进行相关的数据统计分析。员工的科研业绩对其专业技术职务晋升有重大影响，e－HR系统与该科研系统的对接，可使科研业绩数据很好地跟职称评聘管理模块有机结合起来，用于员工职称评聘管理工作。

3 体会

3.1 管理层的重视

任何一项管理制度的改革，务必需要管理层的重视，才能强有力地高效实施。尽量使领导充分认识与肯定人力资源信息管理系统构建与改进的必要性，使该项工作提升到必要的高度，寻得各职能部门的支持与配合，一定程度上提前扫除工作开展的障碍，降低工作开展的难度［3］。

3.2 充分的需求调研

开发构建一个全新的信息管理系统，需要做好充分的前期准备工作，需求调研是必不可少的一步。医院人力资源信息管理系统不仅要满足某个部门的需求，亦要满足多部门的需求，甚至一定程度上要满足全体员工的需求，又必须有一定的前瞻性与拓展性，以便于将来的二次开发与其他系统的有机对接。广泛进行需求调研，反复进行需求论证，提早搭建系统框架是构建整个系统成功与否的关键。

3.3 开发公司的甄选

市场上从事软件开发的公司非常之多，鱼龙混杂。开发构建一套医院人力资源信息管理系统是一项不小的工程，工作量大、开发费用高，故需对项目开发公司实力进行严格评估与选择［4］。医院可海选几家知名度较高、美誉度较好的软件开发公司，最好是主营业务方向是从事医院人力资源信息系统开发的公司进行对比，选择几所已经完成终验项目的客户医院进行参观学习，深入了解公司开发人员的实力与数量，可更直接地考察合作公司的综合实力。

3.4 严格按计划实施

一旦确定合作开发系统的公司，就必须严格按照开发计划稳步实施，以保证项目开发的进度。安排具有较好计算机能力的员工全程跟进项目，与开发公司保持紧密联系与沟通，将构建过程中出现的各种问题及时反馈给开发公司。

3.5 做好后续维保

信息系统的构建是一项复杂工程，在运行时常会出现意外的故障，项目完成后应与开发公司签订系统的后续维保协议，以保证上线运行后出现的各种问题能够得以及时解决。

人力资源管理部门负责掌握与运用所有员工的入职、薪酬、福利、调动、晋升、婚姻、生育、离职、退休甚至死亡的信息，医院人力资源信息的准确性、安全性与更新的及时性，是医院整体平稳运行与制定发展计划的有力保障，而系统功能的全面性与操作的简便性，是提高工作效率的关键。构建科学合理的人力资源信息管理系统既要立足于医院的现状，更要有一定的前瞻性与拓展性［5］，使整个信息管理系统能够及时地满足医院整体发展的动态需要。

［1］ 陈燕.医院人力资源信息管理系统的发展和应用探讨［J］.中国医院管理，2010，(6):34 －35.

［2］ 张宝梅，彭雪飞，刘华英.关于提升人力资源管理信息化水平的研究［J］.中国电力教育，2013，(20):142 －143.

［3］ 马超燕.医院人力资源信息管理系统的建设分析［J］.现代商业，2013，(29):61.

［4］ 罗琳，徐琼.某医院人力资源信息管理系统建设的实践与体会［J］.现代预防医学，2008，(9):1660 －1662.

［5］ 李慧博，谭风玲，丁海燕.医院人力资源信息管理系统建设探讨［J］.中国医学创新，2011，(5):74 －76.