加强高职院校教学档案管理工作的研究

董文君

（太原旅游职业学院，山西 太原 030032）

教学档案主要产生于学校的教学实践以及管理活动的各个环节和过程之中，它涉及到学校教学工作的每一个阶段。教学档案管理工作是学校档案管理的基础工作和核心内容。科学、规范的教学档案管理有助于提升学校的综合教学质量及管理水平。近年来，随着职业教育的迅猛发展，高职院校呈现出多元化、多层次的发展特色，学校的教学档案管理工作所含的内容也日趋丰富、多样和复杂，这就对高职院校的教学档案管理工作提出了更多、更高、更新的要求，需要我们认真面对。

1 当前高职院校教学档案管理工作中所存在的问题

1.1 档案意识不强，档案资料不全

档案是过去所进行的社会实践活动的客观记录，是已经完成了的文件材料。它的作用和价值往往都要经历过一段较长的历史时期才能够显现，而不能马上就发挥出比较明显的作用。因此，目前高职院校大都存在着比较轻视档案的现象，对于教学档案管理事业的重要性和必要性缺乏清醒的认识，认为教学档案管理工作只是一项附带性的工作，其做好做坏无碍学校整体事业发展的大局。教学档案形成的初期，主要是由高职院校各系（部）上交原始材料来完成的。基层的档案工作人员虽然为此做了大量的工作，但由于多数人的档案意识比较薄弱，所以有相当一部分的教学资料记载较为分散或者就根本没有进行记录，从而导致教学档案资料不够完整。

1.2 管理工作人员的整体业务素 质普遍不高

当前形势下，许多高职院校的档案管理人员的工作主动性不强，业务素质也急需提高，部分档案人员对工作缺乏责任心。此外，从目前的总体情况来看，大多数高职院校在现阶段尚未形成一支结构合理、素质优良、服务高效的档案管理专业队伍。教学档案管理本身是一门综合性较强的学科，涉及的知识面较广。目前，许多高职院校的档案管理队伍远远不能满足实际工作的需要。一方面，档案管理工作人员在学历、知识、年龄结构以及职称结构等方面尚还不够合理；另一方面，各部门的兼职档案人员大都从未接受过任何档案管理方面的正规培训，缺乏档案管理以及电脑操作、信息化建设方面的有关理论知识和专业技能。

1.3 管理制度不规范，制约档案部门职能发挥

高职院校的教学档案管理工作，是由档案职能部门严格依据上级有关档案工作的法规细则，制定出符合本校实际情况的《归档制度》、《归档实施办法》等来具体完成的。档案管理方面的具体工作是由高职院校的各系（部）、处室以及档案馆的管理人员来完成。档案部门主要负责监督检查和规范指导，其职能作用发挥的好坏将会直接影响到高职院校的教学档案材料的整体数量和质量。一所高职院校的建制如果不到位，那么其制定的《归档制度》、《档案管理岗位责任制》等规章制度和管理办法就很难真正地落到实处。而且，目前大多数高职院校对有关教学档案管理工作的监督、检查也多是流于形式。因此，教学档案管理工作制度不够科学、不够合理以及不够健全和完善，严重制约了档案部门职能的有效发挥。

1.4 教学档案的内容不够丰富

从目前高职院校的普遍情况来看，学生的教学档案材料主要侧重于《学籍卡》、《各科考试成绩表》以及《思想品德考核表》等方面的内容。而且，这些档案材料大多是一些由个人所填写的主观判断式的材料，而全面反映一个人综合素质方面的客观分析性材料则较少。许多高职院校的院系党团组织领导和教师们所提供的学生鉴定材料，大都只是“同意”、“情况属实”等极为简单的评语，并没有给予真实、客观、全面的评价内容。这使得高职院校教学档案的内容普遍比较单薄，不够丰富。

1.5 档案管理工作手段比较落后，没有形成数字化管理

当前，大多数高职院校的档案设施还十分简陋，而管理手段也比较落后，没有实现教学档案信息的资源共享。进入新世纪以来，我国社会正步入电脑和网络数字化迅猛发展的高科技时代。因此，国内高职院校的教学档案管理工作也应当审时度势、顺应潮流、与时俱进，真正实行先进的、全面的数字化管理。

2 强化教学档案管理工作的对策

2.1 建立分级管理模式，加强规章制度建设

高职院校应当建立完善的档案管理工作制度，遵循立卷归档的原则、严格执行立卷归档的程序。并定期或不定期对教学档案管理工作进行检查和考核，引导系级教学档案管理工作向制度化、规范化和科学化方向发展。具体来讲，高职院校教学档案应当建立分级管理模式，分为院、系(部)的二级管理，即：教务处为一级管理，系(部)为二级管理。高职院校的教务处应当设立专门的教学档案室，并配有专职档案员来进行管理。各系(部)要有一名领导具体分管教学档案的管理工作，并配备一名兼职档案人员来具体负责和承担系(部)的教学档案管理工作，有效地统一管理本部门的所有教学文件资料，并按期向学校的教学档案室移交所搜集、整理的教学档案。这样，就可以按照教学的客观规律，分级、系统、综合地收集和整理教学管理方面的所有相关材料，在学校内部建立起一套适合自身的独立、完善的教学档案管理体系。高职院校的院、系(部)二级教学档案管理部门，一定要根据《高等学校档案管理办法》的有关规定，并结合学校自身教学管理方面的实际情况，科学地制定出符合本校的教学档案的具体管理办法，使档案管理的整个过程做到有法可依、有章可循。同时，高职院校还应制定出相应的管理考核及奖励机制，以有利于贯彻落实教学档案责任制，并激发起专兼职档案员的工作主动性、积极性和服务意识。以此，不断推动和促进高职院校教学档案管理工作的持续及稳定发展。

2.2 实现教学档案资料的数字化和信息化管理，提高档案管理的工作效率

在网络信息化发展的新时代，高职院校要想提高教学档案管理的现代化水平，应抓住信息化以及数字化技术革命所带来的良好机遇，积极运用科学技术手段来不断提高教学档案管理的工作效率和综合质量，逐步实现教学档案管理的现代化水平。高职院校的教学档案管理工作人员应当积极利用电脑光盘刻录以及数字化办公技术，提高教学档案资料的存贮密度，使其存贮的教学信息量不断增大，以提升教学档案资料的贮存、收藏以及信息处理能力。

2.3 不断加大档案资料的资金投入，改善教学档案管理工作的基础和环境

我国《档案法》第十三条中指出，各级各类档案管理单位的档案机构，应“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。对此，高职院校应当结合学校自身发展的实际情况和现有条件，对教学档案管理工作提供充足的资金、人力以及物力，逐步改善教学档案管理工作设施、设备等硬件条件和外部环境，提升教学档案管理工作的规范化程度，促进管理效率的进一步提升。

2.4 加强档案管理人员培训，提升档案管理队伍的综合素质

做好高职院校的档案管理工作，关键在于人。要促进高职院校教学档案管理工作水平的提升，关键是要建成一支高素质的、专业技术过硬的档案管理专业队伍。学校在配备档案工作人员时，要特别注重其人员的年龄、文化以及专业结构的比例，尤其是要大力补充电脑管理、信息技术等方面的专业人才。学校要对档案工作人员加强在岗培训，定期组织业务学习，并对他们的工作绩效定期进行综合评价考核。档案管理工作对专业性的要求很强，因此，作为高职院校的档案管理人员一定要结合自身工作的实际需要以及未来新时期的发展趋势，努力钻研档案业务，深入、系统地了解和掌握档案学等方面的有关知识和技能，不断提升档案管理的工作水平。此外，档案工作人员还应当具有无私奉献的敬业精神，牢固树立“服务第一”的观念，并在具体的工作实践中不断改进服务的方法和手段。

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