科学、规范管理提高外贸设备进口效率

董 达， 陈 靖， 韩永君， 李文蕊

(西安交通大学 采购与招标管理办公室，陕西 西安 710049)



科学、规范管理提高外贸设备进口效率

董 达1， 陈 靖1， 韩永君1， 李文蕊1

(西安交通大学 采购与招标管理办公室，陕西 西安 710049)

针对近4年来的外贸数据统计，分析当前高校外贸设备采购的流程以及流转速度，发现整个流程的总计总体标准偏差为325.46 d，其中到货和验收合格时间占到总时间的65%即210.12 d，从进入外贸流程到设备到货仅占21%即66.54 d，即外贸设备采购全过程尽管时间较长，但是从购买至到货时间仅仅2个多月。从仪器设备采购管理制度、效益管理和人员素质等方面提出改进措施；对外贸管理员进行要求，以及帮助教师迅速领取、其他时间要素等方面提高高校仪器设备采购管理工作水平。

进口仪器设备； 采购速度； 管理措施

0 引 言

仪器设备是高校教学科研的必备条件，是高校发展的重要物质基础。近年来，随着“985”、“211”工程的实施，高校科研水平不断提升，各高校都投入大量资金用于购买国外的先进实验设备。但是仪器设备进口流程较为复杂，涉及的部门、人员较多，购置周期长。因此，为了缩短采购周期，提高资金的安全度，在关键环节仍需进一步研究与探讨，尽量规避潜在风险。

1 高校进口仪器设备现状

近年来，高校教学、科研设备更新换代步伐加快，尤其是在研究型大学中，进口高端仪器设备的数量越来越多[1]。进口设备采购是一个较长周期的过程，在购买时教师接触到的是国内代理商，项目单位向政府采购部门提交采购申请时要提供与外商签订的技术协议，在协议中应写明商务条款和技术条款，作为政府采购部门签订外贸合同的主要依据[2-3]。对超过一定限额的进口设备要进行招标等采购程序。对一些专业性强、供货来源单一的设备要经过谈判确定供货商[4-6]。购买后由于高校没有外贸代理权，进口设备需要外贸公司代理购买，外贸公司和国外原厂商或者仪器代理商签订合同；进口之前需要去海关办理进口设备的减免税工作。需要对进口仪器设备的程序有较全面的了解，掌握海关总署发布的关税政策[7]；到货后商检抽签或者法检，到用户处需要国内销售工程师来拆箱查验，如遇到货物不符或者设备没达到要求需索赔等一系列手续；如何能在头绪如此复杂的情况下安全、高效地购买到教师需要的设备，是采购部门的需要重点研究的内容。

我校2010年签订外贸合同137份，折合人民币约0.914万元；2011年签订外贸合同399份，折合人民币约2.01亿元；2012年签订外贸合同513份，折合人民币约2.03亿元，2013年签订外贸合同288分，折合人民币约1.02亿元。从这些数据可以看出，进口设备的采购已经成为学校政府采购部门的重点工作之一[13]。外贸流程的重要环节有外贸公司取表、外贸合同返回、通知用户领取合同、教师合同领取、办免表、到货、验收成功、开票等部分组成。

(1) 外贸公司取表速度。由录入外贸任务日期到外贸公司取表日期。本地外贸公司需要到学校领取并且签字，外地公司一般外贸管理员当天直接发邮件。平均需要3.08 d(所有平均值均为总体标准偏差)，最快的为外贸公司A 2.44 d，最慢的是外贸公司C 3.35天，由于其中含有节假日等时间，基本取表在2 d左右。图1为各外贸公司近4年的取表速度的总体标准偏差。

图1 取表速度

由图1可知，2011年外贸委托任务412个的情况下速度为近年来最快2.2 d，2012年外贸任务518个为近年来最慢3.00 d，今年在外贸任务将近300个情况下仍然为2.37 d。所有外贸公司的趋势都和总体标准偏差相似，只有外贸公司A速度较为平稳。

(2) 外贸合同返回速度。合同返回时间减去外贸公司取表时间。主要是外贸商收到技术协议后与国外厂商签订国外合同的时间，平均办理速度22.3 d，外贸公司A最快需要16.24 d，外贸公司B和外贸公司F最慢分别为33.13 d和29.59 d。外部因素主要有有节假日、寒暑假以及外地公司需要来回邮寄等问题；内部问题有签订时合同付款方式不满足学校要求、到货口岸非本地港口需要外方承担运保费、合同与技术协议不符、有夹带在外贸设备中的非计划商品等原因，需要对合同进行修改，同时有些厂商审批合同流程较长(例如奥林巴斯等)。

图2为各外贸公司近4年的外贸合同返回速度的总体标准偏差。由图可知，总体的趋势是上升的，尤其是外贸公司E和外贸公司F 2013年大幅攀升，明显高于平均值，外贸公司C虽然在平均值之下，但是时间延长明显。

图2 外贸合同返回速度

(3) 通知用户领取合同速度。即外贸管理员收到合同并确认无误后，通知教师领取合同的时间，该时间一般为当天，少数为第2 d。

(4) 合同领取速度。通知教师后到教师来领取合同的时间，该时间总计总体标准偏差为11.6 d。

图3为近4年的取合同速度的总体标准偏差，显示近年来教师领取合同速度明显变慢。

图3 取合同速度

(5) 办免表速度。为教师取外贸合同时间到海关出免表时间；总计总体标准偏差为28.06 d。影响因素有教师递交免税说明时间，海关商品编号修改时间，外贸员去海关时间等。

图4 免表办理速度

由图4可知，2013年之前办理速度较快的外贸公司F、外贸公司B、外贸公司C、外贸公司A速度都明显快于外贸公司E与外贸公司D，其主要原因2013年之前这四家公司都是我校自己办理免税，并且外贸公司F和外贸公司C采购数量较少，统计样本较小，复杂的设备较少，所以统计时间较短，显示较为迅速。2013年税速度加快，由2011年的34 d到今年的24 d，但是也有两家外贸公司有明显增加时间的趋势。在办理免税过程中，有一些经验需要及时总结，例如海关税则将其归人90．11项下，其中包括立体显微镜9011．1000、缩微照相显微镜9011．2000和其他显微镜9011．8000。外贸公司除了提供必备的合同、外贸代理协议和形式发票以外，还需向校方和海关提供资料说明该显微镜是三维成像(属于立体显微镜)、二维成像(属于其他显微镜)还是有CCD或CCD接口的显微镜(属于缩微照相显微镜)，并提供放大倍数的说明。做好前期准备工作，为一些急需通关的设备办理减免税时就不会出现因为资料不全而停滞的问题，降低了货物到达口岸不能提货而影响整体速度。[9-10]采购部门在办理减免税手续时也应规范填写，减少因为疏忽而二次申报的情况[11-13]。

(6) 到货时间。为海关批复免表到货物抵达海关关口时间，主要影响因素为运输方式、货物运输条件以及生产时间等。

图5为近4年的到货速度的总体标准偏差。由上图可知，2013年的速度有所增快。

(7) 验收成功速度。设备到货后至验收合格后的时间；该段时间总计总体标准偏差为132.71，主要影响因素有法检设备接受商检查验、到货后开箱需要厂家工作人员在场、有后期培训以及设备调试、初步使用等，同时如若货物与合同不符、设备调试后无法达到合同指标、原厂返修等问题。

图6为近4年的验收速度的总体标准偏差。2010年到2012年的时间都在缩短，2013年较往年有所增加，可能是985重点建设到结题年等原因。

图5 到货速度

图6 验收速度

(8) 开票速度。为验收合同后到发票收到时间；该时间的总计总体标准偏差为48.80。主要影响因素是外商承兑过程需要原始凭证以及银行间沟通问题等，图7为近4年的各外贸公司开票速度的总体标准偏差。由于2013年大部分外贸还没有验收，少数验收还没有开票所以没有2013年的数据。整体趋势速度在增快，外贸公司A较快原因是该公司合同设备较为常用，外商以及国外银行较常联系，所以时间较为迅速。外贸公司F由于不在本地，各方面信息反馈较慢，同时大型设备较多，备货和生产时间较长等。

图7 开票速度

(9) 各外贸公司总体时间周期。综合上述过程时间统计，整个流程的总计总体标准偏差为325.46 d，其中到货时间和验收合格时间占到总时间的65%即210.12 d(见表1)。从进入外贸流程到设备到货仅占21%即66.54 d，这其中还包括寒暑假以及其他节假日等。

表1 各外贸公司流程时间 d

2 如何提高外贸流程速度

规范管理是管理科学化的必然要求。高校仪器设备的采购和管理，如果没有严格的规章制度来规范，许多具体的工作与采购行为就失去了应该遵循的准则。仪器设备采购管理工作涉及的部门多．需要各部门之间的相互协作。为了使仪器设备采购管理工作规范化，并使其业务作与高校其他部门工作相协调．做到办事有规范、工作有条理，必须制定一套行之有效的仪器设备采购管理规章制度和管理体系，以明确各方工作职责，起到相互监督、相互促进的作用[12]。

2.1 对外贸商的要求

① 外贸合同返还这一环节如果是和原厂签订合同，大部分需要原件签订，需要时间较长，尤其是奥林巴斯等几个较大厂商，内控机制健全，影响了合同签订的时间；如果是和代理商的外贸公司签订，签订速度较快，从图可知总体的平均值22 d左右，但是外贸公司A仅有16 d，这还是和他的签订的对象多为代理商，所以要求外贸公司与原厂签订时间为20 d，与代理商签订为16 d，如果超出日期，需要每日汇报合同的进程，并且月底总结该月签订合同的情况，可以减少2 d的时间；② 全年考核免税办理情况，实行末位淘汰制，增强服务意识；③ 对清关速度、送货速度等要有明确的规定；④ 开票速度，该时间段各外贸公司的相差巨大，虽然其中需要外商承兑后才可以进行结算，但是仍然需要严格要求外贸公司开票速度，验收后30 d内如果没有开票，需要每天邮件说明进展情况。

2.2 对外贸管理员的要求

收到外贸任务第一时间委托外贸公司，只要和外贸公司约定好执行的方式，完全可以通过收发邮件来执行，可以减少3 d左右；免表办理速度，这是一个关键的节点，是否能免税都在该环节决定。该环节有以下几个要点，① 老师送用途说明的时间，因为用途说明需要使用教师签字盖章，所以只能由教师递交到我处；② 外贸管理员去海关的时间，全年每个外贸管理员去海关38次，我校共有2名外贸管理员，几乎可以达到每周2次的水平，对于有些紧急的设备我们可以随时到海关进行办理；③ 海关出免表的时间，该时间没有进行详细的统计，根据粗算大致在一周左右，节假日以及海关办事人员出差等情况有所延迟。所以该时间段节省时间，需要教师、外贸管理员、海关三方通力合作才能提高效率，自从2013年外贸公司协助办理免税后，速度有了明显的提升，可以减少2 d的时间。

2.3 教师来领取合同的速度趋势越来越慢

但是前沿学院领取的速度都较为迅速，因为该学院有统一的管理部门，每次一个人领取大家所有的资料，这点尤其值得其他学院借鉴。

2.4 其他时间

① 到货速度。由于大部分外贸合同中发货时间都为免表办理好后3个月，而全校统计的时间为77 d，并且具体发货时间由外商控制，所以该时间段基本没有问题。② 验收成功速度，由于质保时间为验收合格后，我们鼓励用户较完整的使用设备全部功能后再进行验收，所以该时间较长可以理解。③ 同时做好采购设备的前期调研工作，不但能避免仓促购买，同时也有利于采购部门合理安排进口采购工作[8-9]。高校应定期组织各部门学习，总结前期出现或存在的问题，及时调整制度，加强各部门之间的协作，优化政府采购工作的流程口[14]。

3 结 语

由于进口设备的减免税工作是一个沟通性较强的工作，外贸采购工作人员平时应多学习、多掌握高校进口仪器设备的工作原理，帮助项目单位写出所购进口设备清晰明确的用途说明[15]。外贸采购工作人员要了解所采购设备的结构和工作原理，了解该设备用于什么领域。外贸采购工作人员在办理减免税工作之前要做好充分的准备，预期海关审核人员可能会问到的问题，保证与海关人员顺利进行沟通。

在高校进口设备采购日益增多的今天，实行采购工作规范化、程序化和科学化管理，有利于高校采购到性价比较高的进口仪器设备，满足教学和科研发展的需要。采购工作部门应该不断总结工作经验、提高工作效率、优化工作方法、增强服务意识，实现高校设备采购资金的最优化使用。

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How to Improve the Efficiency of the Import Instruments and Equipment

DONGDa,CHENJing,HANYong-jun,LIWen-rui

(Administration Office of Purchasing and Bidding， Xi’an Jiaotong University， Xi’an 710049， China)

With the development of science and education in colleges and universities，the number of instruments and equipment is increasing rapidly．Through the statistics in recent 4 years of foreign trade data, this paper analyzes the process of current foreign trade equipment procurement in colleges and universities. The whole process of an overall standard deviation was 325.46 days, among which the time of arriving goods and acceptance of 65% trade was 210.12 days. The arriving goods from entering process of foreign trade to equipment accounted took 21% of whole period, i.e., 66.54 days. Although the foreign trade equipment procurement process lasts for a long time, the arrival of the goods from the purchasing to arriving time is just only two months. This paper brings forward the improvement measures from equipment procurement management regimen, benefits management and personnel quality. These measures contain to enhance the quality of foreign trade manager, to require teachers to pick up quickly the goods and other time elements These measures may improve the level of job of university instrument and equipment purchasing management in the future.

imported instruments and equipment； purchase rate; management measures

2014-05-25

董 达(1985-)，男，山西运城人，硕士，科员，主要从事进口设备管理。

Tel.：13892826540；E-mail：dongdadangda@mail.xjtu.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2015)03-0279-05