论出版编辑的时间管理

■刘慧静

论出版编辑的时间管理

■刘慧静

在速食文化盛行和快节奏生活的今天，时效性是图书竞争力的重要表现。随着互联网的兴起及其在各个行业中的渗透和应用，信息的传播速度加快，人们的阅读需求不断加大。面对市场多样化的需求，我们常常会发现出版编辑案头的工作越堆越高，事情越积越多，时间总是不够用，编辑在各种书稿和编辑活动中捉襟见肘，腾挪不开。让人不禁感慨：时间都去哪儿了？那么，出版编辑的时间都去哪儿了？是如何流逝的？又该如何解决？这正是本文力图与大家一起分析探讨的：如何做好出版编辑的时间管理。

一、探寻出版编辑时间流逝的方向

在出版编辑的实际工作中，从策划到市场，图书出版往往需要的时间跨度较长，有时是几个月甚至是几年，加之牵涉部门及人员又多，致使时间管理的难度加大。即便制定了计划，如果缺乏有效的时间管理，时间也会悄然流逝，造成效率低下，管理混乱。因此，学习掌握时间管理方法前，我们先要弄清时间流逝的方向，然后才能有的放矢，进行科学调整。

1.流逝在无计划的被动工作中。有些编辑没有时间观念，工作没有计划和目标，每天上班只是应付工作，被动等待分配，工作无效率。

2.流逝在对时间的容忍度上。有些编辑虽然事前也做了精细的规划，甚至认真做了时间进度表，但却因为对时间的容忍度比较高，不能保证计划如期完成，从而任时间“流逝”。有调查显示，在我们的日常生活和工作中，人们平均每八分钟就会受到一次打扰，每次被打扰的时间大约五分钟，而每次被打扰后重新回到原来的思路就需要三分钟。很多时候工作完成的速度常常取决于我们对时间的容忍度。如果对时间期限的容忍度比较高，或是没有期限，那问题就永远悬在那里，工作只会越来越乱，我们越来越忙，越来越无力。同时，因为不能按计划完成的挫败感也会影响我们的情绪，长此以往，也会影响对个人的认识，产生负面心理。

3.流逝在网络上。网络这个深潭，随时就可能把我们吸引过去而让人不自知。有时候我们为了查资料而上网，资料还未找到，问题未弄清，却被某个链接给拽了去，常常会因此浪费了三四倍的时间，甚至到最后忘了查找资料的初衷。还有些人把网络当成工作间隙的放松，却一不小心就会将“放松”变成了“放纵”。正是在这个挡箭牌下，我们让时间流失在了关注朋友动态，阅读心灵鸡汤、励志故事等活动中，却将正常的工作时间挤得少之又少，由此又生发了时间不够用之感。

二、认识时间管理的概念

时间管理是各种商务培训中经常提到的名词，但对我们出版编辑工作者来说，同样需要。抛却高深的理论解释，对于出版编辑来说，时间管理就是对自我行为的管理。出版工作必须要未雨绸缪，设定好工作目标，做出合理的计划，统筹安排，把握好关键节点，才能实现图书出版的价值最大化。

哲学家说时间是物质运动的循序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。这种特殊的资源有四个特性：供给定量，毫无弹性；无法蓄积，必须消费；无法取代和无法失而复得。时间管理所探索的正是如何减少时间浪费，以便高效达成目标。所以，时间管理的本质上并不是对“时间”的研究，而是指对自我的管理，即在可支配的时间内，管理自我的行为和方法，运用技巧合理有效地利用时间，以期高效完成目标。①但有效地利用时间，并不是指必须要加快速度完成所有的工作任务，因为这种不分主次的辛苦忙碌，不仅会让自己觉得疲惫，还容易欲速则不达，影响工作效率和目标的达成。运用时间管理就是要从自身的角度出发，剔除前进道路上的杂草，不被急事所奴役，不被他人所左右，对面前的事务做出正确的取舍和排序，朝着工作目标坚定迈进。而这种取舍，正是自我管理的行为训练。时间管理方法不是完全的掌控和对计划的绝对遵从，而是为了降低计划的变动性，确保工作按计划进行。②

三、做好科学的时间管理

1.统筹考虑，制定计划

详尽完善的计划是做好时间管理的前提。在制定工作计划时，要尽可能地落实步骤细节，制定量化标准，以便日后对照查漏补缺。对于出版编辑来说，一本书的诞生大致要经历几个流程：搜集资料、提出选题、遴选作者、组织约稿、编辑加工、宣传营销、跟踪总结。这几个流程中每一条的牵涉面的都很大，需要我们在选题诞生之初就要做好谋划，在脑海中建立模型，制定出详细的工作计划，才能着力推行，提高效率。同时，每一本书的出版过程都是独一无二的，从书稿内容到版式都具有唯一性，可以说每一本书的出版都是一次创新。鉴于图书出版的不可复制性特点，需要编辑根据每个选题及作者的特点，合理分配管理时间，量身订做每本图书的编辑出版流程和时间节点计划表。可从流程最后一个环节倒退，排产时从市场需求见书的最后时间出发倒计时，根据每个环节的工作量及具体经办人员的情况合理规划时间，直至得出最初策划选题开始的时间。③

我们不仅要求出版编辑在做图书策划方案时列出详细的出版计划，更为发稿图书制作了流程表，流程表随初审稿件发稿，流经环节都需签上收稿及退稿时间，把控每个节点，促使各环节工作人员注意时间，提高效率，更有效地达成出版目标。

2.科学管理，掌握方法

出版编辑流程因为涉及部门多、人多，时间节点多，前一环节不完成就无法开展后一阶段的工作，因此对工作的时间节点要求更强烈，要想达成目的，探寻适合自己的、科学有效的时间管理方式是非常必要的。

（1）做到计划分解，要事为先。出版计划的完成不是一蹴而就的，我们需要将出版计划逐步分解，制定出周计划和日计划。我们每天工作和生活要分清轻重缓急，可以给事情排序；但要注意要事并不等于急事，不能总被所谓的“急事”绑架而放弃原则，打乱计划。④（2）掌握好二八原则。这里所谓的二八原则即指时间管理领域内颇为著名的帕累托原则（Pareto Principle）——用20%的专注时间投入达到80%的成果效率。人们每天的精力是有限的，也有波峰和波谷，如果我们能够把一天中头脑最清醒、思维最敏捷的时间用在解决要事上，就能取得事半功倍的效果。反之，如果我们是在精力波谷期处理要事，即便投入80%的时间也只会有20%效率。因此，我们要根据自身情况（每个人的精力高峰期到来的时间点不同），找出精力波峰，把握一天中关键的 20%。（3）对计划的全程管控。对于出版编辑来说，并不是做出一个漂亮的计划就可以做好时间管理，达到增产高效了。我们还需要跟踪计划的推进，对计划做到全程管控。一旦某个环节遇到困难和矛盾，要及时调整方法，进行疏通。（4）做好沟通配合。一本图书的顺利出版涉及多个人和多重环节，必须大家协同配合才能达成。每个部门或个人都有自己的计划安排，要想按计划推进，编辑就要及时做好沟通，与相关人员积极配合。比如前期组织约稿时与作者保持良好的沟通，为作者出谋划策，提供好服务和帮助，可以给作者提交一份尽可能详细的编写工作方案，写作过程中，关心作者疾苦，保证写作进度按计划行事。作者交稿后，编辑还需要安排排版、设计和文字加工等，要确保沟通做在流程的前一站，才能推进出版按期完成。同时，图书出版后后续的图书营销、稿酬发放等等，也需紧跟完成。只有将工作排好序，利用好时间管理，及时与其他部门进行沟通协调，积极配合，才能顺利完成出版。（5）减少对网络的依赖。（6）学会利用“碎片时间”，化零为整。

总之，在“互联网＋”的高效时代，掌握好时间管理，做好时间的统筹安排是我们必备的基本能力。出版编辑的时间管理观念和能力越强，就越善于管理时间，越能提高图书本身的市场竞争力，从而增加出版的活力。

注释：

① 张甲祥：《工作计划与时间管理》，http://wenku.baidu.com/view/551333f9f705cc17552709cd.html，2012年4月20日。

② 吕晓凤：《向时间管理要效益——谈图书编辑的高效工作方法》，《现代出版》，2012年第6期。

③④［美］史蒂芬柯维：《高效能人士的七个习惯》，高新勇等译，中国青年出版社2009年版，第126－135页。

（作者系大象出版社有限公司教材分社副总编辑）

【责任编辑：张毓强】