浅谈高校干部人事档案管理工作存在的问题及对策

赵　思

(杨凌职业技术学院学院组织宣传部， 陕西 杨凌 712100)



浅谈高校干部人事档案管理工作存在的问题及对策

赵思

(杨凌职业技术学院学院组织宣传部， 陕西 杨凌 712100)

摘要：干部人事管理工作是高校管理工作的重要组成部分，同时也是人才管理与使用的重要依据。本文主要针对当前高校干部人事档案管理工作存在的问题进行分析，指出干部人事档案的重要性以及认识程度不够、制度不健全、配套设施不到位等因素对档案管理工作的影响，并对高校干部人事档案管理工作中存在的问题，提出科学、规范的解决对策，以利于有效地提高人才使用的效率与质量。

关键词：高校干部； 人事档案管理； 问题与对策

高校干部人事档案作为高校人才信息的重要载体，在高校师资队伍建设中，扮演着储备信息的资源库的角色，对高校教职工的工作经历、成绩及表现等情况能够充分反映，有助于科学合理地使用人才。所以高校干部人事档案管理工作的成效会影响到高校人事组织工作的开展与进行。本文主要针对当前高校干部人事档案管理工作存在的问题进行分析，指出干部人事档案的重要性以及认识程度不够、制度不健全、配套设施不到位等对档案管理工作的影响，提出科学、规范地解决对策，用以指导实际工作。

1高校干部人事档案管理工作存在的问题

1.1对干部人事档案管理工作重视程度不够

在较短时间内，高校干部人事档案管理工作并不能显现出突出成绩，而且该工作重要性也并不明显。甚至部分人对此项工作的认识存在偏差，认为档案管理工作只是对资料的简单整理与保存，没有较高的技术含量。部分高校领导对干部人事档案管理工作的重视程度不够，加之档案工作的管理制度尚未健全，管理人员在工作中得不到肯定与鼓励，从而缺少工作积极性，很难取得显著的工作成效。

1.2高校干部人事档案管理工作制度不健全

干部人事档案管理工作制度不健全，这也是当前各大高校中普遍存在的一个问题。高校干部人事档案管理工作的开展与实施，直接受学校管理制度的影响。管理制度不规范，也制约着人事档案管理工作中各项工作的开展与实施。工作在执行过程中，迫切需要建立一些理论性与纲领性的政策来约束。

1.3高校干部人事档案管理配套设施建设相对落后

在部分高校中，干部人事档案管理工作的配套设施落后，没有专门独立的管理库房，档案管理中用于安全、保密、防潮和防火的设施水平低，存在较大的安全隐患，严重影响到管理工作的完整性。此外，在管理工作中依然采用手工操作，缺少专门的信息自动化设备，干部人事档案管理系统依然处于初级阶段。部分已经使用信息管理系统的高校也未能将技术手段充分挖掘与应用，仅仅是将人才的信息与档案目录输入计算机中保存，而且查阅档案和检索资料，还是习惯使用手工操作。管理系统相对落后，依然不利于管理档案资料，直接影响到工作效率。

1.4高校干部人事档案管理员的综合能力有待提高

高校干部人事制度在经历了纵深改革之后，大多数学校担任档案管理工作的人员都是非档案管理专业出身、没有经过专门的岗前培训，缺乏专业的档案管理知识，导致高校干部人事档案管理人员的综合业务能力不高。部分从业人员对工作重要性认识不到位，工作态度不够严谨，完整收集材料的意识淡薄，不熟悉具体的工作流程。部分档案管理工作人员身兼数职，在干部人事档案管理方面投入的精力不足，这也对干部人事档案管理工作的质量产生影响，因此干部人事档案管理工作人员在业务以及政治素质等方面都亟待提高。

1.5高校干部人事档案资料的收集、鉴别及归档不够完善

在干部人事档案资料收集中，缺乏指导，致使收集的资料不全面，而且在资料归档时的鉴别缺少深度和不仔细。此外，人事档案资料归档不及时是普遍存在的一个问题。这些问题直接影响到干部人事档案管理的质量，造成高校人事档案资料在整理过程中，始终处于被动的状态，降低了干部人事管理档案的利用率。这种情况之下，高校干部人事档案资料也很难为师资队伍和干部队伍的建设提供高品质、高质量的服务。

2干部人事档案管理工作存在问题的解决对策

2.1增强领导对高校干部人事档案管理工作的重视度

首先，应对干部人事档案管理工作给予重视，加强工作制度建设，重视对该工作的管理；其次，相关管理工作人员要养成积极主动向上级领导汇报工作的习惯并使之规范化制度化，增加领导对管理工作的了解与认识，从而重视和支持干部人事档案管理工作的进行；最后，还要不定期的与相关部门以及其他院校从事干部人事档案管理工作的同志加强经验交流与沟通，发现自身工作的不足，并不断进行完善。

2.2不断健全高校干部人事档案管理制度，同时落实配套设施

在高校干部人事档案管理工作中，还应与高校发展情况以及实际工作情况相结合，在此基础之上完善管理制度。改善繁琐复杂的管理工作，保证该工作能够有秩序的开展和实施。对人事档案资料的归档和转进严格把关，杜绝虚假资料的进档；严格规范借阅、查阅制度，履行审批手续落实责任到人；不断完善工作细则，促进基础设施的建设。此外，高校干部人事档案管理还要争取资金支持与鼓励，用于更新管理设备和改善档案存放环境，保证档案资料在保存过程中的安全，做好防火和防潮工作。配备铁质的档案柜与专用的档案密集架，节约与合理利用空间，实行定期检查。此外，高校干部人事档案要分别设置专用库房、借阅查看室及档案管理工作人员的办公室，加大资金的投入，引进齐全的配套设施。

2.3提升高校干部人事档案管理员的综合素质

该工作作为政策性与专业性要求极高的工作，要求其集保密与服务于一体，所以加强高校干部人事档案管理工作人员自身的建设，提高工作人员综合素质，有利于改善工作质量。可选择学习过档案管理专业的同志担任专职档案管理人员，更要加强对兼职档案管理人员的培训和继续教育，开展多途径多形式的业务拓展，让工作人员及时掌握新的知识与管理技术，特别是档案信息化管理技术，提高整体综合素质。关心他们的工作与生活，发挥他们的工作积极性。在高校干部人事档案管理工作中，作为工作人员，也要不断加强自身理论学习和业务学习，提高综合素质，提升业务能力。

2.4改进和完善高校干部人事档案资料的管理工作

对于任何形式的档案管理工作，收集相关材料都是前提。当前，高校干部人事制度的不断改革，每年都会不断增添干部考察、年度考核、学历认证、专业技术职务晋升等资料，这无疑也为高校干部人事档案资料的收集增加难度。工作人员要及时收集相关资料，并仔细的鉴别与整理，保证归档资料有凭有据。及时处理不符合归档的资料，手续不齐全的资料要退回原部门进行补办，保证资料具有连续性与完整性。干部人事档案资料在转出与转进时手续要

完备，保证信息的真实性与准确性。同时，还要不断完善干部人事档案管理的工作职能，保证记录内容的客观性和全面性，适当的增加一些专业培训、科技创新及奖惩等的材料，为高校干部师资队伍管理与建设提供可靠准确的保证。

2.5加强高校干部人事档案管理信息化建设，提高档案利用率

加强高校干部人事档案管理的科学化、信息化及网络化，提高工作效率，保证干部人事档案的高利用率。保证实现管理的现代化，更好的为人事工作服务；改革人事制度，满足岗位需求，并适应社会发展的需求。随着信息化的迅速发展，档案管理信息化已经成为必然趋势和必然选择，建立干部人事档案信息管理数字化系统，建立数据平台，将纸质资料和图片文字转换为数字信息，既方便查阅整理，同时更具保存的长久性和安全性。数字档案更具有储存量大，不易损坏，易于资源共享和交换等特点。应充分借助计算机网络技术管理工作，有效地实现资源的共享，极大地提高干部人事档案的利用效率。

参考文献：

[1]陈蕙兰.高校干部人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].江苏技术师范学院学报,2010,(5).

[2]刘艳林.浅谈干部人事档案管理[J].沧桑,2008,(5).

[3]王 非.干部人事档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江史志,2007,(10).

[4]席 杰.高校档案信息化建设存在的问题及对策[J].黑龙江科技信息,2008,(35).

[5]郭宝珍.新时期提升现代干部人事档案管理的思考[J].企业研究,2012,(10).

[6]马峰涛.浅谈高校干部人事档案管理工作中的问题及对策[J].科技创新导报,2010,(10).

Existing Problems in Management of Human Resource Archive of

Universities and Countermeasures

ZHAO Si

(Organization and Propaganda Department of Yangling Vocational and Technical College, Yangling, Shaanxi 712100, China)

Abstract:Human resource management is an important component in operation of universities, and the human resource archive is an important basis for talents management and development. This paper analyzes the problems existed in the management of human resource archive by pointing out the influences-attention, regulation and facility on the management of human resource archive. Then it puts forward with specified and normative solutions to solve the problems and to promote the efficiency of management work of human resource.

Key words:universities' personnel; management of human resource archive; problems and solutions

中图分类号：G271； G647

文献标识码：A

文章编号：1671-9131(2015)01-0087-02

作者简介：赵 思(1985-)，女，硕士，档案管理系列馆员，主要从事高职院校干部人事档案管理工作。

收稿日期：2014-12-17