Interlib集群系统中读者管理的应用实践与思考

黎玲

摘要：结合医务图书馆工作实践，介绍interlib集群系统中读者管理的功能应用、特点，以及涉及该系统在上海市公共卫生临床中心图书馆读者管理的实际应用与遇到的问题，并针对问题提出解决方法。

关健词：interlib系统 读者管理 应用实践

1 概述

上海市公共卫生临床中心前身为上海租界华人隔离医院，经过百年发展，正逐步发展成具有较强临床水平和科研力量的研究型医院，研究型医院须有一流的图书馆作为保障。为了更好地提升医院医务图书馆管理和服务水平，适应总院和分院的图书馆发展格局，该院图书馆在2012年将原有的图书馆自动化集成ILAS2.0系统升级为第三代图书馆自动化interlib管理系统。经过三年的实践操作和实际使用，现将该系统中读者管理的使用情况与存在的问题作分析并提出对策，供同行参考。

2 Interlib系统介绍

Interlib图书馆集群管理系统是全新的第三代图书馆自动化软件，它作为资源共建共享新的载体形式，打破了各图书馆单位所有，条块分割的局面，可将区域内图书馆群或高校多个校区的图书馆作为一个整体进行管理，从而达到资源共建共享、合理配置和图书馆之间互相合作的目的[1]。Interlib还能通过Internet网络與读者连接，使读者足不出户就可以完成图书馆的书籍查询以及对所借图书的续借，目前本馆实行免费为临床主任将网络所选书籍送上科室的服务，极大的为读者节省时间、方便阅读。

3 Interlib系统中读者管理的功能应用、特点

Interlib系统中读者管理，有添加、修改、删除、查询读者相关信息的功能；可进行常规读者证事务的操作及读者相关数据的统计。读者管理工作是图书馆做好各项管理工作的基础，是图书馆管理的一项重要内容。

3.1 设置正确参数有利于读者管理工作

办理读者证之前，必需先设定正确的相关参数，与之相关的参数是读者流通类型和办证费用参数[2]。该功能的特点参数设置简单、易用。

3.1.1 读者流通类型参数设置

读者流通类型参数主要对读者类型代码、分馆代码、可用标识、馆际可用标识、读者类型进行设置。根据本院职工的情况，将读者分为主任、医生、护士、医技人员、行政人员、后勤、进修医生和学生、临时人员。将参数设定如表1。

3.1.2 办证费用参数设置

在进行读者证管理时根据读者流通中设置相应的验证费、服务费、管理费金额。本馆根据医院的实际情况灵活处理读者管理中遇到的各种收费情况。

3.2 Interlib系统中读者数据库的建立

读者数据的完整性是图书馆馆员进行读者分析的基础，建立完善的读者数据库能推动该院图书馆顺利开展流通服务。interlib集群系统为该院读者建库后，方可凭证享有流通、文献传递等相关事务功能。根据上述参数设定好后系统可进入“流通→读者管理→读者管理”，如图1。

3.2.1添加读者信息

按照上图系统操作，单击“录入新证，输入读者相关信息后保存，系统会提示收取押金及办证费用，根据本馆的实际情况：本院正式职工免费办理，进修医生、学生、临时人员收取100元押金。单击“确定”，完成该馆读者的新证办理。

3.2.2 修改和删除读者信息

首先要进行读者信息查询，然后对查询出的信息进行修改或删除记录。操作步骤如同添加读者信息，但是不能修改读者证号、证状态，因为读者证号是读者信息的唯一标志。另外，读者若有图书未归还，系统还会提示该读者有图书未还，请归还后再修改或删除。这样可以避免本图书馆固定资产的遗失问题。

3.2.3 查询读者信息

Interlib系统可按读者证号、姓名查询及身份证进行查询。本馆主要是方便进修医生、学生等临时读者，前来借阅图书时忘记教育科发放的工号，进行查询。

3.3 Interlib系统可将读者快速、批量导入

为了便于读者信息的著录，本馆可以将读者相关信息一次性填写在excel电子表格中或将本院人事科提供的正式职工相关excel表，在interlib系统中将读者批量倒入，这样可以为馆员一个个输入读者相关信息节省时间，极大地提高办理借阅证的效率。

3.4 Interlib系统统计读者各类数据操作简单、方便

根据该馆的实际情况，馆员一般设定读者类型、读者状态、入档时间进行读者查询，可以查询到某时间段新增的读者类型。另外，按读者类型，可以方便、清晰、直观地统计读者的借还书人次，以该馆2012-1-1为起始时间2014-12-18为终止时间对该院所有读者进行借还书人次统计，统计结果如图2。

根据以上结果显示：近三年，该馆医生借还书人次达991人，医技人员：698人、主任：364人，行政人员：285，护士：255人，从图表上可以了解到本馆各类读者的借阅情况，根据各种读者借还人数统计数，采访人员在采访图书过程中会调整、有针对性的购买图书。其次，这些数据便于馆员年终汇总和分析，为决策人提供可靠真实的信息。

4 Interlib系统在实际操作中遇到的问题及解决方法

4.1 建立读者数据库中遇到的问题及解决方法

4.1.1 读者信息录入不规范、不准确

由于院图书馆工作人员仅2人，以往建库读者较多，信息录入工作量大，且要逐一录入，录入时间又比较集中，所以工作人员录入读者信息时，只录入了“主证号、姓名、性别、职称”几项重点参数。读者录入的数据不准确性，造成部分读者信息模糊甚至错误，常有读者借阅证无法使用的现象，给馆员也带来了不必要的麻烦，部分读者信息必须重新录入。

针对这一问题，通过工作人员的反复摸索终于找到了解决方法：大量读者录入可将excel表格读者信息批导入，由原来只有读者证号、姓名、性别、职称4个参数的信息增加至28个参数，有效地囊括了读者全面详细记录。这样既节省大量的建库时间，又保证读者数据的完整性。

4.1.2 读者数据库更新过慢

本图书馆由于所处位置（科研楼三楼）相对比较封闭，与行政部门缺少联系，本院职工岗位调整、职称变化、新员工报到等信息变化未能及时获取，导致读者数据库更新过慢、读者信息不准确。同时，读者数据库存在一些过期和失效（临时人员、进修医生）的信息未得到及时的删除。该馆常有新职工无法正常借阅、主任借阅数量需要修改的现象、进修医生临时卡还是之前读者的姓名。这些给流通工作人员和读者都带来了极其的不便。笔者分析了导致这种情况的主要原因：医务图书馆缺乏与相关职能科室（人事科、信息科）信息衔接。

针对上述问题，笔者积极主动与相关职能科室联系，将有关人事更新数据定期发送图书馆邮箱，以便做好更新读者数据工作。另外，馆员应多参加读者数据库培训及学术交流，要全面掌握读者数据库的结构及各字段的意义，要知道做什么、怎么做的同时，还要知道为什么这样做，从而强化具体操作的规范化意识、责任心及实际工作中解决问题的能力[3]。

4.2 读者批导入不成功的问题及解决方法

按照人事科提供的该院职工相关信息excel表格，进行批处理，将读者倒入interlib系统，总会显示失败，经过多次尝试，找到了批处理读者失败的原因。

Interlib系统功能，只能导入Microsoft Excel 格式的读者文件，非此类型文件，不能导入。在实际操作中由于其计算机上安裝的office 2007其excel表格为xlsx文件，需要另存为xls，方可执行导入。

此数据导入操作共为分三步。①选择导入文件。②选择Excel中的工作表。③选择对应的字段名。实际操作中由于excel文件中有“读者清单”标题，无法选择对应的字段，需要将标题行删除后，将文件提交，文件提交后可选择对应的字段。

导入前先在Excel里设置好以下字段的类型：时间（YYYY-MM-DD）、数字（数字类型）。由于实际操作时间格式写成2012.12.5，显示无法成功转换数据，如图3。

5 总结

总之，Interlib系统中读者管理是图书馆管理的一个重要内容，该系统给该馆读者管理带了很大的便利，全面的了解和掌握了系统读者管理的功能与特点，实际工作中我们还需要不断地发现问题、及时反馈问题，才有助于系统的完善， 实现读者数据化，这样才能有力地促进图书馆各项工作的开展，使图书馆发挥更大的作用。

参考文献：

[1]常彦峰，孔云.Interlib在云南高校图书馆文献信息资源共建共享中的应用研究[J].河南图书馆学刊，2014，05：115-117.

[2]Interlib图书馆集群自动化管理系统手册[M].

[3]梁丽玲，梁丽萍.高校图书馆读者数据库的管理及应用[J].科技情报开发与经济，2006，15：46-47.