新时期高校档案管理人员职业生涯规划的思考——以河南大学为例

黄雅君

(河南大学档案馆,河南开封475001)

新时期高校档案管理人员职业生涯规划的思考
——以河南大学为例

黄雅君

(河南大学档案馆,河南开封475001)

高等学校的档案管理人员如何进一步做好自己的职业生涯规划,充分发挥事业潜能,增进其工作满足感和职业幸福感,有效解决档案管理人员的职业倦怠等,是当前高等学校档案管理人员面临的重要问题。以河南大学为例,通过问卷调查了当前高校档案管理人员职业生涯规划的现状,分析了档案管理人员职业规划中存在的问题,提出强化高等学校档案管理人员职业生涯规划的对策。

高校;档案管理人员;职业规划;目标;价值

河南大学历史悠久,文化底蕴深厚。通过2012年百年校庆,河南大学在其校史资料的收集、挖掘与整理,档案管理人员的队伍建设,档案馆舍的建设以及管理环境等方面,都取得了显著的效果。而对学校的档案管理人员如何进一步做好自己的职业生涯规划,充分发挥他们的事业潜能,增进其工作满足感,有效地解决档案管理人员的职业倦怠等问题就显得非常重要。所以本文选择河南大学作为个案研究有其很好的代表性及典型性。

笔者针对河南大学档案管理人员的职业生涯规划的现状,运用职业生涯规划的相关理论指导高校档案管理人员的职业生涯规划及其实践,通过自制问卷调查和个别问题访谈,分析研究新时期我国地方高等学校档案管理人员的职业生涯规划以及人才管理中存在的问题与对策,这将有利于高校档案管理人员自身价值的全面激发、工作意愿的切实保护以及事业潜能的深度挖掘,为新时期高校档案管理人员的职业生涯规划以及档案管理人才的开发与管理实践研究提供一个新的视点。

一、河南大学档案管理人员职业生涯规划现状及分析

河南大学档案馆是收集、保管和提供、利用学校档案的专门机构,同时也是全校档案工作的职能管理部门,为学校直属单位。档案馆成立于2001年10月,现有工作人员18人,其中,副高级以上职称13人,中级职称3人;本科及以上学历15人,专科学历2人。档案馆设文书档案室、科技档案室、人事档案室、办公室和校史馆。同时,全校有档案立卷单位82个,兼职档案员106人,在校档案馆的统一管理下,负责本单位档案的收集、整理、立卷、归档工作。

为了更好地推进河南大学档案管理人员职业生涯发展与规划,笔者在前期访谈和总结基层学院青年教师职业生涯规划工作开展的基础上,编制我校档案工作人员职业生涯规划与职业发展调研问卷,于2014年4-6月进行抽样问卷调查,对全校82个档案立卷单位、100多名专兼职档案工作人员发放问卷调查,回收有效问卷91份,基本代表了档案管理部门教职工的职业现状、存在的问题和发展构想。以下是笔者根据调研结果就河南大学档案管理人员的职业生涯规划现状做一些简单的探索和分析。

调查问卷显示:本次问卷调查对象男性33人,女性58人,分别占问卷回收总数的比例为36.7%和63.3%,其中中共党员65人,占被调查人员的71.7%。抽样调查表明,从事档案管理工作时间不超过三年的30人,占33.3%;任职三至五年的23人,占25%;任职超过八年以上的38人,占42%。在被调查者中,具有大专以上学历的79人,占86.7%,这也反映了学校在近年来比较重视档案管理人员的准入,从事档案管理人员的学历普遍提高,以更好地适应高校档案馆的建设与发展。从年龄结构看:40岁以下档案管理人员46人,占51%;40岁至50岁之间30人,占33%;50岁以上15人,占16%。说明各阶段的年龄分布相对适当,平均年龄相对年轻,40岁以下的人员占了总数的51%,反映了学校档案管理人员呈年轻化趋势。档案管理人员运用计算机能力:熟练运用计算机编制及检索档案目录的47人,占51.7%;能使用计算机编制简单的档案目录的43人,占46.7%;不会运用计算机的只有1人,还是50岁以上的。这表明我校绝大部分档案管理人员具有运用计算机的能力。对“你是否参加过省、市组织的业务档案管理人员上岗证培训班或实务操作班学习?”这一问题,参加过46人,未参加45人,各占50%。

对“你是否清楚了解自己的能力、性格和职业兴趣”问题?回答很清楚的79人;占86.7%;不太确定7人;没有不清楚的。你对自己目前的档案管理职业发展状况还满意吗?回答结果是“非常满意的”16人,占16.7%;基本满意的64人,占70%;不满意的8人;无所谓1人。

对你是否规划过自己近3-5年的职业发展问题?调查结果是:认真规划、目标明确的有62人,占68%;规划过,但目标不太明确20人,占22%;对还不确定今后的职业发展道路或者不知道,从未规划过自己的职业生涯的有5人,占5%。认为影响自己实现职业生涯规划最主要的因素是?回答个人没有明确目标的8人;缺少发展机会和空间的21人,占23%;工作任务繁重,无暇顾及自身发展38人,占42%;是自身条件及能力制约的5人;缺少外界以及环境支持的10人。你比较喜欢档案管理事务中的哪项工作?认为是“管理工作、具体业务工作”有71人,喜欢“编研工作、学术研究”的24人。对于自己的档案工作职业生涯规划知道的53人,占58%;知道很少的20人,占22%;不知道的4人。尤其是认为职业生涯规划对于档案工作者很重要的84人,达92%;无所谓、不知道只有5人。对自己今后的职业打算是“安心档案管理工作,努力实现自己的人生价值”有50人,占55%;不太安心,有机会会调至其他工作岗位的有3人。

在“你认为要实现自己的职业生涯规划及发展最需要的条件”是“需要个人再继续努力学习,进一步明确自己的职业生涯发展规划”的有53人,占58%;回答是“需要档案管理部门多创造学习培训提高的机会、学校主要领导多理解和支持档案管理工作”的50人,占55%。

上述调查结果表明,在河南大学,其档案管理人员队伍整体是好的,中共党员占70%以上;近年来学校比较重视档案管理人员的准入,从事档案管理人员的学历普遍提高,在被调查者中,具有大专以上学历的达86.7%。从年龄结构看,各阶段的年龄分布相对比较适当,平均年龄相对比较年轻, 40岁以下的人员占51%,学校档案管理人员呈年轻化趋势。在档案管理人员运用计算机能力方面,不会运用计算机的只有1人,还是50岁以上的,表明绝大部分档案管理人员具有使用计算机的能力。但调查也发现有50%的档案管理人员还没有参加过业务档案管理部门上岗培训班或实务操作班学习。

尤其是在其职业规划方面,虽有86.7%的能清楚地了解自己的能力、性格和职业兴趣,对自己目前的档案管理职业发展状况满意、基本满意的占85%,但认为影响自己实现职业生涯规划最主要的因素是“缺少发展机会和空间、工作任务繁重”,“无暇顾及自身发展”的占到了65%。在被调查中虽然大多数都比较喜欢档案管理事务中的 “管理工作、具体业务工作”和“编研工作、学术研究”,认为职业生涯规划对于我们档案工作者很重要的84人,达92%;而对自己今后的职业打算是“安心档案管理工作,努力实现自己的人生价值”只有55%。认为“要实现自己的职业生涯规划及发展最需要的条件”是“需要个人再继续努力学习,进一步明确自己的职业生涯发展规划”的有58%;回答是“需要档案管理部门多创造学习培训提高的机会、学校主要领导多理解和支持档案管理工作”的55%。这说明河南大学的档案管理人员整体素质基本是好的,但“需要个人努力学习,进一步明确自己的职业生涯发展规划;需要档案管理部门多创造学习培训提高的机会、学校主要领导多理解和支持档案管理工作”。其中有40%的人员对自己的档案职业生涯规划知道很少或不知道。这说明学校对档案管理人员的职业规划体系尚不健全,档案管理人员对自己目前的职业规划空间和职业能力不很明晰,缺乏体系的规划、培养;这部分人员对于自己的职业发展前途表现出明显的职业顾虑。同时也说明在河南大学档案管理人员中实施职业生涯发展规划的必要性及其意义[1]。

二、高校档案管理人员职业生涯规划的必要性

(一)职业生涯发展规划是档案管理人员认清自己事业发展目标的需要

档案管理人员制定职业生涯规划的重要内容之一就是要明确自己的人生事业目标,这一目标是建立档案职业生涯规划的基础和前提。在确立目标的过程中档案管理人员要深入地进行自我评价分析,从而明确自己内心的需要、正确认识自身的特质,以及自己现有的综合条件与潜在的发展可能,并评估个人发展目标与现实之间的差距,进而树立自己明确的档案管理职业生涯发展目标。对河南大学近百人的调查中,就有40%的人员对自己的档案职业生涯规划“知道很少”或“不知道”。所以在高等学档案管理人员中做好其职业发展规划有助于档案管理人员进一步认清自己事业的发展目标[1]。

(二)职业生涯发展规划是进一步增强档案管理人员职业发展规划的目的性、计划性的需要

由于缺乏对职业生涯规划概念和意识的了解和认识,不少档案管理人员对自己的成长发展要达到什么目标,通过哪些努力可以达到这些发展目标,现在自己处于什么层次的发展阶段等问题,在自己的头脑里一直是模糊的,或者说是不清楚的,有的甚至从来就没有这样考虑过,缺少自我发展规划的需要和意识。表现在工作上,就是只知道服从学校档案管理部门的安排,以完成单位分配给自己的工作任务为目的,没有什么自己的个人追求和事业发展目标,工作是比较被动的。当工作不满意、影响到自己的事业发展时,往往就会归因于外界环境对自己的影响制约,认为自己尽力了,没有什么办法克服困难。河南大学档案管理人员队伍的调查中“对自己近3-5年的职业发展规划个人没有明确目标”占13%,有30%的人员对自己近3-5年的职业发展规划不知道,从未规划过自己的职业生涯或规划过,但目标不太明确。其调查结果也说明做好其职业生涯发展规划,可有助于高校档案管理人员确定好自己的发展目标,实现自己的规划及人生价值,促进学校事业的发展。

(三)职业生涯发展规划是档案管理人员发掘自我潜能、增强竞争能力的需要

一种行之有效的职业生涯规划必然为档案管理人员提供明确的发展方向、详细的发展内容和科学的发展策略,在这些内容中对于发展重点及其选择,一定是在全面分析全面认识自己的基础上,发展地认识自己,从而更好地树立发掘自身潜能的信心。消除自卑心理,感受自身存在的潜能,发展自我观察体验的能力。掌握开发自我潜能的方法,积极地开发自我潜能。所以档案管理人员一定要把握机会,在确认自己核心优势的基础上,解放思想、打破条条框框,以积极的心态,设定目标,全力拓展优势,突破思维的自我设限,实现自我超越。档案管理人员要善于从认识自己的特长开始发掘潜能,经常给予自我积极的暗示,培养有利于激发潜能的习惯,树立发掘自身潜能的信心,在实践中才能持续释放自己的潜能。所以,档案管理人员职业生涯规划的未来发展重点一定是有利于发掘自我潜能并使其持续增值,成为增强个人实力和竞争能力的重要突破点[2-3]。

(四)职业生涯发展规划是有效解决档案管理人员职业倦怠的需要

职业倦怠是一种由工作引发的心理枯竭现象,是工作人员在工作重压之下所体验到的身心俱疲、能量被耗尽的感觉。职业倦怠不是由某一单体事件造成的,而是由日常工作中的长期重复枯燥、焦虑、沮丧、困乏等日积月累造成的。也就是说档案管理工作具有复杂烦琐、重复枯燥特点,档案管理人员长期从事对各种档案文件材料进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用服务的工作,日复一日重复机械作业,长而久之极易使高校档案管理人员渐渐会产生一种疲惫、困乏,甚至厌倦的心理,在工作中难以提起精神,只是依靠着一种能动的惯性来工作,结果形成职业倦怠。因此,高校档案管理人员与一些大学教师一样,由于缺少有意识地训练,因而表现出的工作水平和能力往往处于高原缺氧状态,没有或缺乏成就感和发展感,这样很快就会出现职业倦怠和退缩。职业倦怠是一个渐进的过程,是个体无法应付或适应外部影响超出个人身心体能以及资源的过度需求而产生的身心耗竭疲惫状态。那么,如何克服这种职业上的倦怠感?重新找回对工作的热情?以最佳状态迎接新的挑战和机遇?档案管理人员就必须树立职业生涯规划意识,掌握职业生涯规划方法,真正把档案管理人员的职业生涯规划置于理性的思考之上。总之,高校档案管理人员可以通过制定职业生涯规划,使他们自己个人的职业生涯得到更好的、全面的、综合的发展,真正实现人生价值,获得人生的快乐与幸福。这次对其档案管理人员的问卷调查有63%的“未参加或从未参加过任何单位或机构组织的档案专业培训”。其结果也说明高校档案管理人员的职业生涯规划必须作为高校档案管理部门对其进行培训的重要内容[4]。

(五)职业生涯发展规划也是帮助档案管理人员增进工作满足感,提升职业幸福感的需要

幸福是一种心理上的主观感受,它由多种心理因素相互联系,包含了幸福的感情、需要、认知和行为等诸多因素。在影响人们幸福感的获得中,有一个非常重要的因素就是工作。因此人们把因工作产生的幸福感,叫作“工作满足感”或“职业幸福感”。那么对于大学档案管理人员来讲,职业的满足感、幸福感是什么?开心、快乐、敬业、奉献。但职业的满足感、幸福感不是与生俱来的,不是因为你得到这个岗位就会产生职业幸福感,它是一个系统工程,既需要学校和档案管理部门有能力并能及时地满足我们档案管理人员的需要,同时又需要档案人从自身内部形成正确的社会认知和情感体验。大家知道,档案管理人员职业生涯发展规划的终极目的之一,就是帮助档案管理人员持续增加实现人生价值的条件与可能,从而使他们在心灵和精神的层面上不断获得满足感和幸福感。一般地讲,有效的职业生涯发展规划就是应该使大家在事业发展与其工作的过程中体验到工作带来的满足与成就感,从而使其高校档案管理人员朝着下一个目标奋发努力,使每一个档案管理人员每时每刻都生活在一种积极的心理状态下,其生活的质量自然就有所提高。因此在构建丰富校园文化的大背景下,以创造快乐文化为手段,探索提升档案管理人员的工作满足感以及职业幸福感的策略,具有重要意义。

三、强化高校档案管理人员职业生涯规划的对策

高等学校教师的职业生涯规划是一种社会行为,它既是有目的的主观能动行为,又是在人与人的相互关系中进行的必然行为。同样道理,高校档案管理人员的职业生涯规划也是有目的的、在人与人的相互关系中进行的社会行为。大学承担着培养人才、科学研究和社会服务三大任务。而高校档案管理人员同样也承担着大学最基本的任务和职责。所以,做好高等学校档案管理人员的职业生涯规划在高等学校的建设和发展中有着无比重要的作用。

(一)实事求是、客观地自我评估,制定适合自己发展需要的职业生涯规划

档案管理人员必须要充分认识自己的成长和发展状况,清楚地了解自己是高校档案管理人员制定职业生涯规划的首要基础,它也是自己未来事业成功的保证。高校档案管理人员只有实事求是,首先做好客观地分析自我、评估自我,才能制定出适合自己发展的职业生涯规划。这就要求作为高校档案管理人员,一定要清楚自己的长处和短处,对个人的素质特征、能力结构及发展潜力进行科学的测定和评价,在其职业生涯规划设计中,既扬长避短,又扬长补短,具体内容包括个人的知识状况、能力素质、个性特点等方面。同时,在进行职业生涯规划时,还必须做到要正确分析环境因素的特征、环境发展变化的具体情况以及自己在这个环境中所处的地位、环境对自己的要求,等等[2-3]。

(二)不断学习,以提升专业技能为目标,不断加强自身的专业培训

高校档案管理人员在其职业生涯规划制定后的发展期阶段,应积极参加形式多样的专业培训和继续教育公需科目培训,以此不断提升自己的专业素质和职业行为能力,要紧密围绕职业发展目标,运用自己掌握的专业知识技能,采用科学有效的原则和方法,正确履行自己的职责,做好自己的档案管理工作。比如参加和档案专业相关的学位培养、专题研讨、学术论坛、国内访问、干部挂职锻炼等,不断学习,加强自身的专业培训,以此更新知识,培养能力,不断提高他们的专业理论知识和技术水平。在职业发展培训中,人力资源管理部门要根据实际情况,对档案管理人员实行差异化的培训管理,根据每个管理人员在档案管理工作中的岗位不同、能力不同、素质不同来决定对他们的职业培训,不能搞一刀切,只有做到区别情况进行培训,做到差异化的目标培训,这样才能收到最佳的培训效果[3][5]。

(三)依据人力资源管理与配置,为档案管理人员的发展创造有利条件

档案管理人员的个人职业生涯规划,需要他们在考虑自己的职业理想、职业兴趣、职业能力等方面基础上来实现,同时他们也必须了解和掌握自己所在档案管理部门的基本情况,如档案馆的发展理念、经营管理观念、人力资源管理和配置情况等。档案管理人员还需要依托档案管理部门这一组织载体实现其个人职业生涯规划。因为档案馆为了谋求单位的自身发展,必须认真考虑进行内部人力资源的配置,以保持其持续发展的动力。档案管理部门必须依据自身的发展战略和管理需求,全面掌握档案管理人员的综合素质状况,如个人的知识水平,能力素质、发展潜能以及价值观念等,帮助档案管理人员个人制定和实施职业生涯发展规划[3-4]。

(四)细化组织管理,保证发展方向,有效实现对高校档案管理人员的内在激励

心理学研究表明,需要,是指人们缺乏某东西而产生的一种“想得到”的心理状态,是人行为的原动力,通常以对某种客体的欲望、意愿、兴趣等形式表现出来。德国著名思想家、作家、科学家约翰·沃尔夫冈·冯·歌德说过,“伟大的需要使人崇高,卑微的需要使人沉沦”。我们在传统组织管理体系中大多使用绩效考评、发放奖金、实物等物质激励方式来激发他们的工作积极性,其本质是通过外在的物化方式刺激人的自觉行为,但并没有从根本上体现出一个人的真正价值,它只满足了其一般层次需要,却忽视了个人精神层面的需要与满足,因而难以真正实现对档案管理者个人的内在激励。这就要求档案管理部门要根据其个人具体实际条件,细化其组织管理,引导和帮助档案管理者个人进行职业生涯规划,并将其融入学校的档案事业发展之中,并将档案管理人员的个人职业发展与学校的事业发展、档案馆的部门工作开展保持一致,才能在整个组织系统发展的过程中更有效地实现对档案管理人员的内在激励,档案管理人员也才能获得更好的个人发展,从而使档案管理者个人的职业发展得到最大限度的实现,职业竞争能力得到稳步提升,工作潜能得以充分发挥[5]。

(五)增强创新意识,拓宽发展空间,最终实现职业生涯规划目标

在高校档案管理工作中,创造性地发挥自身的发展优势做好档案管理工作,是每个档案管理人员的职责。档案管理人员的职业规划对其个人的职业生涯发展具有十分重要的功能和意义。档案管理人员只有不断增强自己的创新意识,具有较高的极具创造性的思维水平,思路灵活,持续提出新的设想、新的观念,才能不受传统思维和行为习惯的束缚。因此,有必要通过档案管理人员的职业生涯规划来不断提高管理者个人的工作创造力,因而有了这种创造精神和发散性思维,档案管理人员才能在服务于学校中心工作和档案事业的健康发展中,不断拓展自己的发展空间,才能最终实现高校档案管理人员的职业生涯规划目标[2][4]。

[1]刘慧芳,曲晓辉.基层档案管理人员职业生涯规划与组织管理关系研究[J].北京档案,2012(11):35-36.

[2]冯卫东.高校管理人员职业规划创新思考[J].长春理工大学学报,2012(2):22.

[3]黄雅君.基于人力资源管理思想的干部人事档案内容构想[J].平顶山工学院学报,2009(2):88-89.

[4]黄雅君.人事档案管理工作中的问题及分析[J].平顶山工学院学报,2004(1):86-88.

[5]本书编译组.21世纪的人力资源管理[M].北京:中央广播电视大学出版社,1998.

On career planning of university archives management personnel in the new era:Henan university

HUANG Yajun
(Archives of Henan University,Kaifeng 475001,China)

The biggest problem the university archives management personnel are faced with at present is how to do their career planning well,give full play to their potential,increase their sense of satisfaction and happiness in their jobs,and effectively solve the problem of occupation burnout.Taking Henan University as an example,through questionnaires,this paper surveys the current situation of career planning of university archives management personnel at present,analyzes the existing problems and puts forward some suggestions for their career planning.

university;archives management personnel;career planning;goal;value

G472.4

:A

:1671-9476(2015)01-0105-05

10.13450/j.cnkij.zknu.2015.01.028

2014-11-18

黄雅君(1965-),女,河南开封人,副研究馆员,硕士,研究方向为高校档案工作管理理论及实践、人力资源管理。