应用型本科院校的学院办公室职能的思考

郭学玲

（齐齐哈尔工程学院，黑龙江省　齐齐哈尔市　161005）

应用型本科院校的学院办公室职能的思考

郭学玲

（齐齐哈尔工程学院，黑龙江省齐齐哈尔市161005）

本文结合应用型本科院校实际，思考学院办公室职能如何改革创新更利于学院整体运行与发展，从四种政治意识、服务意识、大局意识和创新意识出发，探索学院办公室调研辅助决策，督查督办促进贯彻落实等职能，从高从严加强自身建设，促进应用型本科院校发展。

应用型本科；办公室职能；档案管理

学院办公室是学院行政的综合办事和协调部门，主要工作职责是：负责起草学院行政工作报告、计划、总结，重要会议领导讲话稿，审核由会议召集部门提供的领导讲话稿，做好行政公文的承转、制发、审核、管理、归档等工作。负责全院性重要行政会议、行政工作例会的会务工作；负责安排院领导会议、出行、接待等日常事务；负责或协调以学院或学院领导名义组织的对外接待工作，根据院领导指示开展相关调研，形成相应意见、建议与分析材料供院领导决策参考；负责协调行政职能部门之间的工作，督促检查对于上级指示和学院行政决策、院领导重要批示的落实情况，保障政令畅通；负责组织拟订、修订学院行政规章制度。负责学院校名、校标、校徽、校旗等管理和使用工作；负责管理学院行政印章、院长签字章、合同章等印鉴事务，管理和开具学院介绍信；负责学院行政信息的收集、整理、上报以及上网审核工作；负责学院总值班、节假日值班安排，交接班组织及值班督促检查工作。牵头做好学院信息公开工作。负责学院档案管理、重要合同管理及使用工作，对各部门的档案工作进行指导。做好办公楼报告厅、会议室的使用管理工作，完成院领导交办的其它工作。

学院办公室负责综合协调、文字材料、档案管理、督查督办、机要保密、行政接待等工作，是运行的中枢，是校领导的参谋助手，因此如何发挥学院办公室的职能作用，是当前机关效能建设中一项很重要的工作。

一、明确位置，牢固树立四种意识

学院办公室地位特殊，要做好高校办公室工作，必须牢固树立四种意识：

（一）树立政治意识。

办公室人员要坚持正确的政治方向，在思想上同校党委保持高度一致，做到政令畅通，令行禁止。切实增强政治敏锐性和政治鉴别力，及时发现工作中带有苗头性、倾向性的问题，透过现象看本质，及时向校领导反映情况，准确分析问题，提出合理建议。

（二）树立服务意识。

办公室对外是“窗口”，对内是各部门的“服务部”，因此，办公室工作人员必须牢固树立服务意识，牢记服务机关、服务基层、服务师生的宗旨，放下架子、扑下身子、踏踏实实做一名服务员、勤务员，全面提高服务质量。

（三）树立大局意识。

学院办公室所处地位和承担的职责决定了办公室人员必须立足本职，胸怀全局，认识问题、分析问题都要自觉从大局出发，克服片面观念，统筹兼顾，正确处理好局部与全局、个人与集体的关系问题。当大局利益与局部利益、个人利益冲突时，要毫不犹豫地服从大局利益。

（四）树立创新意识。

要密切关注教育工作新动态，根据新的形势和任务对办公室工作的新要求，不断探索改进办公室工作的新思路、新办法。同时认真做好院领导的“参谋助手”，为领导出新点子，推动工作的开展。

二、搞好协调，创造良好的工作环境

办公室是联系上下、沟通左右的“枢纽”，特别在目前职教改革的情况下，更需要加强各方面的联系与协调，形成合力。一是加强与省教育厅和当地党委、政府的联系，及时了解工作部署，确保政令畅通。二是加强与各办学单位的联系，把学院党政决策及时传达到基层，及时了解一线工作情况，为院领导正确决策提供依据，并积极帮助基层解决实际困难。三要加强与各部门之间的沟通，多配合、多补台，对涉及部门交叉的工作，要多承担，把分工和协作很好地结合起来。四要加强与当地政府行政机关单位等有关部门的联系，增进相互了解，赢得更大的支持和配合，创造一个良好的外部环境。

三、做好调研，为领导决策提供依据

调研工作是办公室发挥参谋助手作用的重要途径，第一要把握重点，增强针对性。要针对不同时期的工作重点以及带有苗头性的问题，准确把握领导决策对不同信息的需求，及时确定调研课题。第二要解决实际问题，增强实效性。重点课题明确以后，办公室要组织有关部门深入基层，了解情况，反复研究，形成切实可行的意见和建议，为领导提供决策，达到解决问题，推动工作的目的。

四、强化督查，确保上级决策的贯彻落实

学院办公室督查职能是保证学校各项工作部署落实到位、取得实效的关键。

（一）督查工作必须抓住重点。

要紧紧围绕年度重点工作任务、办学状况、课程改革、科研工作、教师队伍建设、绩效考核、师德师风建设等重点工作展开督查。

（二）督查工作必须改进方法。

要通过不定期明察暗访等手段，尽量避免人为因素，全面客观地反映各项工作落实情况，同时要把督查与个人或部门的奖惩结合起来，激发大家的工作积极性，达到促进工作的目的。

（三）督查工作必须铁面无私。

督导检查直接涉及部门与个人的利益，所以必须铁面无私、公平公正，严格按照制度办事，该奖的奖，该罚的罚，力戒形式主义。

五、从高从严，不断加强自身建设

办公室对外是全院的“窗口”，对内是全院的“枢纽”。为此，必须从高从严加强自身建设。

（一）要弘扬“五种精神”。

办公室人员在实际工作中要大力发扬任劳任怨的老黄牛精神、精益求精的工匠精神、奋发争先的拼搏精神、敬业爱岗的螺丝钉精神、和谐共事的团队精神。

（二）要加强素质建设。

办公室人员要按照建设“学习型组织”的要求，通过经常性的政治业务学习，促进综合素质的大力提高，做到具有坚定正确的政治方向、严谨的科学思维能力、扎实的写作基础、从容协调各种人际关系的能力，敬业、勤业、精业、廉洁、高效，以大力推动工作的开展。

综上，基于应用型本科院校的发展，学院办公室的职能亦应与时俱进，服务应更加侧重于应用的新型本科院校自身，加大制度建设力度的同时，重视档案管理，创新督查督办管理模式，促进学院办公室更加高效地为应用型本科院校的学院的发展服务。

（编辑马海超）

Institute Office Functions of Applied Undergraduate Colleges

GUOXueling
（Qiqihar Institute OfEngineering，HeilongjiangQiqihar 161005）

In this paper，combining with the actual situation of applied undergraduate colleges，consider how the functions of college institute office reform is more conducive to the overall operation and development.From the four kinds of political consciousness，service consciousness，overall situation consciousness and innovative consciousness，explore research and assistant decision-making of college office，and supervision division to promote the functions of implementation.Strengthen the self-construction highlyand strictlyand promote the development ofapplied undergraduate colleges and universities.

applied undergraduate；office functions；file management

G46

B

1672-0601（2015）07-0022-02

郭学玲（1964.4-），女，硕士，副教授，党建行政管理。