OA系统公文应用的探索与实践

摘 要 文章介绍了上海烟草机械有限责任公司OA系统中公文应用的使用、效果以及未来使用展望。OA系统不仅简化了公司办公流程，提高了工作效率，也积极推进了公司信息化办公进程。

关键词 OA系统;公文应用;实践

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2014）22-0090-01

随着近年来社会信息化蓬勃的发展，计算机技术、网络技术以及数据库技术等现代信息技术在企事业单位广泛使用，办公自动化和电子公文成了不可避免的发展趋势。我公司OA系统中的公文管理应用模块，包括公司收发文流程等，在实现办公自动化、办公无纸化和资源信息化方面发挥着重要作用，有效提高了公司公文处理效率。

1 OA系统简介

OA系统办公自动化，是将现代化办公与计算机网络技术结合在一起的办公形式。OA系统便于员工交流沟通、信息采集和信息处理，更好保证资源共享，最终实现办公自动化处理的目标。这样系统不仅可以逐步实现从传统手工到无纸化办公的模式转换，更重要的是将信息很好的传递和管理，实现办公信息之间的共享，更好的处理包括公文处理在内的日常工作事宜。为规范化公司信息管理提供高效便捷的网上平台。为人员办公提供集成、电子化的内网办公环境，最终促进公司综合管理水平的提高。

2 OA系统中公文应用的探索与实践

1）传统公司公文流传形式。公司公文流转中办公室发文的流程实施办法为：第一个节点，由各个部门员工（拟稿人）拟制公文，完成后提交给自己部门领导审核，部门领导根据实际需求选择提交公司办公室人员审核或经其他部门会签后转至公司办公室审核，公司办公室审核完毕后公文流转到所在条线主管领导审核，主管领导选择提交总经理审批或者直接提交办公室复核，办公室复核结束再经办公室内部文件管理员审批，依次通过套红、校对，最后返回文件管理员，以及经文件接收部门、档案室，最终归档。在传统的公文流转中，当某一节点审批不通过，按照反馈情况分析下一节点流转的人员，拟稿人只需把公文提交给自己的部门负责人，而部门负责人和每一节点处理人员也只需要提交自己的意见。办公室需要有人员专门负责公文纸质文件的全程跟踪传递。

2）OA系统中公文流转。实际在OA系统中流转各种公文时，主要包括两种情况，其中一种为办公室发文，我们统一为办公室流程设置表单，拟稿人在初始节点填入制定必填字段，这些信息全部存入服务器SQL Server数据库的一张表中，每一份公文对应一个处理对象，数据库中除了保存公文对象必要的信息，还保存了这份公文的流转流程，可以在流转的每一个节点保存此时的处理时间和处理人员，流转记录也单独存在一张表里。每个节点处理人审批通过只需点击提交按钮，流程就自动推送流程提醒到下一个节点处理。除了拟稿人之外的所有节点如果发现公文需要重新拟定，可以做退回操作，使流程回到初始节点由拟稿人重新编辑提交。另一种公文流转流程是公司收文流程。公司收文流程首先由公司办公室做收文登记，经办公室主任审批后提交到公司及党委领导处，经提交通过后流转到条线分管领导。审批通过后收文将返回办公室，返回收文登记，接着由主办部门经理审批，继续由主办部门人员或流转到协办部门经理，最后再返回收文登记以及归档。其中办公室发文流程如下图所示。

3 OA系统中公文应用的效果和改进措施

公司公文借助于OA系统进行电子收发后，全程在网上处理跟踪公文流程，包括拟稿、核稿、流转、审批、转发等，相较于从前的纸质流转，大大提高了办公效率;另外，系统将公文处理流程规范化，拟稿人必须登录系统，使用统一的模版，填写公文标题、文种、主送单位、抄送单位、正文等，所有栏目统一规范;同时，OA系统使公文信息共享度提升，同一时间、同一地点，电子公文可以被多人阅读和使用、提供多用户检索，具有不受时间、空间限制的共享性，保证了响应的及时性。不过，系统依然存在流程耽搁在某个节点时间处长，造成流程停滞的情况。致使公文的时效性无法体现，可能导致要求和工作布置不能及时、有效传递，影响企业正常工作

根据OA系统中公文管理遇到的问题，我们从管理角度和系统技术角度加以改进。从管理角度，办公室对文控员、拟稿人进行了专门的培训，同时在各类会议上提出了公文时效性的理念。从我们系统技术角度，对OA系统公文应用增加了流程超时系统提醒以及流程处理短信提醒等功能。使公文流程在前一个节点提交后，下一个节点能马上收到进行处理的短信提醒，以及超过某个设定的时间范围后，系统对超时流程进行处理人及流程监控人员的流程处理提醒。

4 总结

OA系统公文应用是OA系统中的核心构成部分。通过应用OA系统公文应用，大大提高了公文办公效率，同时公文应用电子化处理也是目前发展的趋势。借助OA系统公文应用这个平台，可以加强公司内部信息交流，降低办公及管理成本，对于简化工作流程，实现办公信息化管理具有积极意义。可以预见，OA系统公文应用在未来将持续发挥信息集成、管理提升的重要

作用。

参考文献

[1]张颖石.OA系统在企业信息化管理中的应用[J].信息系统工程，2014（2）：66.

[2]熊瑛.企业OA信息化系统的应用探析[J].中小企业管理与科技，2014（1）：305-306.

[3]罗超.OA系统使用现状分析及效率提高对策[J].华章，2011（32）：331.

作者简介

董天鹏（1988-），男，上海烟草机械有限责任公司助理工程师。endprint

摘 要 文章介绍了上海烟草机械有限责任公司OA系统中公文应用的使用、效果以及未来使用展望。OA系统不仅简化了公司办公流程，提高了工作效率，也积极推进了公司信息化办公进程。

关键词 OA系统;公文应用;实践

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2014）22-0090-01

随着近年来社会信息化蓬勃的发展，计算机技术、网络技术以及数据库技术等现代信息技术在企事业单位广泛使用，办公自动化和电子公文成了不可避免的发展趋势。我公司OA系统中的公文管理应用模块，包括公司收发文流程等，在实现办公自动化、办公无纸化和资源信息化方面发挥着重要作用，有效提高了公司公文处理效率。

1 OA系统简介

OA系统办公自动化，是将现代化办公与计算机网络技术结合在一起的办公形式。OA系统便于员工交流沟通、信息采集和信息处理，更好保证资源共享，最终实现办公自动化处理的目标。这样系统不仅可以逐步实现从传统手工到无纸化办公的模式转换，更重要的是将信息很好的传递和管理，实现办公信息之间的共享，更好的处理包括公文处理在内的日常工作事宜。为规范化公司信息管理提供高效便捷的网上平台。为人员办公提供集成、电子化的内网办公环境，最终促进公司综合管理水平的提高。

2 OA系统中公文应用的探索与实践

1）传统公司公文流传形式。公司公文流转中办公室发文的流程实施办法为：第一个节点，由各个部门员工（拟稿人）拟制公文，完成后提交给自己部门领导审核，部门领导根据实际需求选择提交公司办公室人员审核或经其他部门会签后转至公司办公室审核，公司办公室审核完毕后公文流转到所在条线主管领导审核，主管领导选择提交总经理审批或者直接提交办公室复核，办公室复核结束再经办公室内部文件管理员审批，依次通过套红、校对，最后返回文件管理员，以及经文件接收部门、档案室，最终归档。在传统的公文流转中，当某一节点审批不通过，按照反馈情况分析下一节点流转的人员，拟稿人只需把公文提交给自己的部门负责人，而部门负责人和每一节点处理人员也只需要提交自己的意见。办公室需要有人员专门负责公文纸质文件的全程跟踪传递。

2）OA系统中公文流转。实际在OA系统中流转各种公文时，主要包括两种情况，其中一种为办公室发文，我们统一为办公室流程设置表单，拟稿人在初始节点填入制定必填字段，这些信息全部存入服务器SQL Server数据库的一张表中，每一份公文对应一个处理对象，数据库中除了保存公文对象必要的信息，还保存了这份公文的流转流程，可以在流转的每一个节点保存此时的处理时间和处理人员，流转记录也单独存在一张表里。每个节点处理人审批通过只需点击提交按钮，流程就自动推送流程提醒到下一个节点处理。除了拟稿人之外的所有节点如果发现公文需要重新拟定，可以做退回操作，使流程回到初始节点由拟稿人重新编辑提交。另一种公文流转流程是公司收文流程。公司收文流程首先由公司办公室做收文登记，经办公室主任审批后提交到公司及党委领导处，经提交通过后流转到条线分管领导。审批通过后收文将返回办公室，返回收文登记，接着由主办部门经理审批，继续由主办部门人员或流转到协办部门经理，最后再返回收文登记以及归档。其中办公室发文流程如下图所示。

3 OA系统中公文应用的效果和改进措施

公司公文借助于OA系统进行电子收发后，全程在网上处理跟踪公文流程，包括拟稿、核稿、流转、审批、转发等，相较于从前的纸质流转，大大提高了办公效率;另外，系统将公文处理流程规范化，拟稿人必须登录系统，使用统一的模版，填写公文标题、文种、主送单位、抄送单位、正文等，所有栏目统一规范;同时，OA系统使公文信息共享度提升，同一时间、同一地点，电子公文可以被多人阅读和使用、提供多用户检索，具有不受时间、空间限制的共享性，保证了响应的及时性。不过，系统依然存在流程耽搁在某个节点时间处长，造成流程停滞的情况。致使公文的时效性无法体现，可能导致要求和工作布置不能及时、有效传递，影响企业正常工作

根据OA系统中公文管理遇到的问题，我们从管理角度和系统技术角度加以改进。从管理角度，办公室对文控员、拟稿人进行了专门的培训，同时在各类会议上提出了公文时效性的理念。从我们系统技术角度，对OA系统公文应用增加了流程超时系统提醒以及流程处理短信提醒等功能。使公文流程在前一个节点提交后，下一个节点能马上收到进行处理的短信提醒，以及超过某个设定的时间范围后，系统对超时流程进行处理人及流程监控人员的流程处理提醒。

4 总结

OA系统公文应用是OA系统中的核心构成部分。通过应用OA系统公文应用，大大提高了公文办公效率，同时公文应用电子化处理也是目前发展的趋势。借助OA系统公文应用这个平台，可以加强公司内部信息交流，降低办公及管理成本，对于简化工作流程，实现办公信息化管理具有积极意义。可以预见，OA系统公文应用在未来将持续发挥信息集成、管理提升的重要

作用。

参考文献

[1]张颖石.OA系统在企业信息化管理中的应用[J].信息系统工程，2014（2）：66.

[2]熊瑛.企业OA信息化系统的应用探析[J].中小企业管理与科技，2014（1）：305-306.

[3]罗超.OA系统使用现状分析及效率提高对策[J].华章，2011（32）：331.

作者简介

董天鹏（1988-），男，上海烟草机械有限责任公司助理工程师。endprint

摘 要 文章介绍了上海烟草机械有限责任公司OA系统中公文应用的使用、效果以及未来使用展望。OA系统不仅简化了公司办公流程，提高了工作效率，也积极推进了公司信息化办公进程。

关键词 OA系统;公文应用;实践

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2014）22-0090-01

随着近年来社会信息化蓬勃的发展，计算机技术、网络技术以及数据库技术等现代信息技术在企事业单位广泛使用，办公自动化和电子公文成了不可避免的发展趋势。我公司OA系统中的公文管理应用模块，包括公司收发文流程等，在实现办公自动化、办公无纸化和资源信息化方面发挥着重要作用，有效提高了公司公文处理效率。

1 OA系统简介

OA系统办公自动化，是将现代化办公与计算机网络技术结合在一起的办公形式。OA系统便于员工交流沟通、信息采集和信息处理，更好保证资源共享，最终实现办公自动化处理的目标。这样系统不仅可以逐步实现从传统手工到无纸化办公的模式转换，更重要的是将信息很好的传递和管理，实现办公信息之间的共享，更好的处理包括公文处理在内的日常工作事宜。为规范化公司信息管理提供高效便捷的网上平台。为人员办公提供集成、电子化的内网办公环境，最终促进公司综合管理水平的提高。

2 OA系统中公文应用的探索与实践

1）传统公司公文流传形式。公司公文流转中办公室发文的流程实施办法为：第一个节点，由各个部门员工（拟稿人）拟制公文，完成后提交给自己部门领导审核，部门领导根据实际需求选择提交公司办公室人员审核或经其他部门会签后转至公司办公室审核，公司办公室审核完毕后公文流转到所在条线主管领导审核，主管领导选择提交总经理审批或者直接提交办公室复核，办公室复核结束再经办公室内部文件管理员审批，依次通过套红、校对，最后返回文件管理员，以及经文件接收部门、档案室，最终归档。在传统的公文流转中，当某一节点审批不通过，按照反馈情况分析下一节点流转的人员，拟稿人只需把公文提交给自己的部门负责人，而部门负责人和每一节点处理人员也只需要提交自己的意见。办公室需要有人员专门负责公文纸质文件的全程跟踪传递。

2）OA系统中公文流转。实际在OA系统中流转各种公文时，主要包括两种情况，其中一种为办公室发文，我们统一为办公室流程设置表单，拟稿人在初始节点填入制定必填字段，这些信息全部存入服务器SQL Server数据库的一张表中，每一份公文对应一个处理对象，数据库中除了保存公文对象必要的信息，还保存了这份公文的流转流程，可以在流转的每一个节点保存此时的处理时间和处理人员，流转记录也单独存在一张表里。每个节点处理人审批通过只需点击提交按钮，流程就自动推送流程提醒到下一个节点处理。除了拟稿人之外的所有节点如果发现公文需要重新拟定，可以做退回操作，使流程回到初始节点由拟稿人重新编辑提交。另一种公文流转流程是公司收文流程。公司收文流程首先由公司办公室做收文登记，经办公室主任审批后提交到公司及党委领导处，经提交通过后流转到条线分管领导。审批通过后收文将返回办公室，返回收文登记，接着由主办部门经理审批，继续由主办部门人员或流转到协办部门经理，最后再返回收文登记以及归档。其中办公室发文流程如下图所示。

3 OA系统中公文应用的效果和改进措施

公司公文借助于OA系统进行电子收发后，全程在网上处理跟踪公文流程，包括拟稿、核稿、流转、审批、转发等，相较于从前的纸质流转，大大提高了办公效率;另外，系统将公文处理流程规范化，拟稿人必须登录系统，使用统一的模版，填写公文标题、文种、主送单位、抄送单位、正文等，所有栏目统一规范;同时，OA系统使公文信息共享度提升，同一时间、同一地点，电子公文可以被多人阅读和使用、提供多用户检索，具有不受时间、空间限制的共享性，保证了响应的及时性。不过，系统依然存在流程耽搁在某个节点时间处长，造成流程停滞的情况。致使公文的时效性无法体现，可能导致要求和工作布置不能及时、有效传递，影响企业正常工作

根据OA系统中公文管理遇到的问题，我们从管理角度和系统技术角度加以改进。从管理角度，办公室对文控员、拟稿人进行了专门的培训，同时在各类会议上提出了公文时效性的理念。从我们系统技术角度，对OA系统公文应用增加了流程超时系统提醒以及流程处理短信提醒等功能。使公文流程在前一个节点提交后，下一个节点能马上收到进行处理的短信提醒，以及超过某个设定的时间范围后，系统对超时流程进行处理人及流程监控人员的流程处理提醒。

4 总结

OA系统公文应用是OA系统中的核心构成部分。通过应用OA系统公文应用，大大提高了公文办公效率，同时公文应用电子化处理也是目前发展的趋势。借助OA系统公文应用这个平台，可以加强公司内部信息交流，降低办公及管理成本，对于简化工作流程，实现办公信息化管理具有积极意义。可以预见，OA系统公文应用在未来将持续发挥信息集成、管理提升的重要

作用。

参考文献

[1]张颖石.OA系统在企业信息化管理中的应用[J].信息系统工程，2014（2）：66.

[2]熊瑛.企业OA信息化系统的应用探析[J].中小企业管理与科技，2014（1）：305-306.

[3]罗超.OA系统使用现状分析及效率提高对策[J].华章，2011（32）：331.

作者简介

董天鹏（1988-），男，上海烟草机械有限责任公司助理工程师。endprint