秘书写作应注意的几个问题

马博文

内容摘要：秘书写作是文秘专业学生未来面对的主要工作。因此既要分析该专业学生在写作中会遇到的普遍问题，又要研究其提高写作能力的方法，这是培养专业人才的重要手段。

关键词：秘书写作 注意 问题

文秘政务专业的学生写作时会出现一些明显问题。例如在写作过程中经常会出现以下一些问题：

一.理由过长。例如在撰写公文时，语言要简练，不能繁杂。特别是标题，很多学生缺少对事件的概括力，难以用简短、庄重的语言表达事件全貌。所以，在拟定标题时会把某一区域地段由于某天开始停电停水而对居民生活造成不便、请居民提前做好准备的通知会用超长的标题罗列出来，有失公文的庄重和简洁。

二.写作时的标题与理由不分。例如通告的标题是对全文主要内容的概括。具体到实践，就是“某时停水停电通知”。至于“某某路段要进行水电管线检测”则是引发“不便”的理由，应在正文的通告中体现出来，而不是出现在标题中。很多学生却混淆了这方面，因此拟出例如“某市某区由于水电管线检测而停电停水造成居民生活不便的通知。

三.文中的上下逻辑性不够严密。在正文中极有可能会出现逻辑上的混乱。例如，在通告写作中由原因转向具体事项时，中间要有连贯性的句子，常用“特通告如下”，这是公文格式规范性的要求。但有的学生要么根本没有过渡句，非常随意地写出“公布如下”、“说明如下”等。

综上所述，作为政务文秘专业的大学生，应该擅长于写作，公文等就是其中最常见的写作。公文是处理日常事务、通知情况、记录活动、总结经验的重要工具。这需要加强写作者理论修养、美学修养、道德修养、组织纪律性修养等方面提出了很高的要求。这需要：

一.好人品，即先会做人再会做事的道理。秘书写作要求作者顾全大局、实事求是。

二.写作者要具备一定的理论基础、认识能力、政策水平、阅历深度、文字功底等水平，因为秘书写作内容涉及面广，与各行各业的工作都有密切关系。掌握多方面的知识、熟悉行业行规，提高文字表达能力，是写好文章的保证。大学生要通过具体的写作实践，领悟到学识广泛、博览群书的重要性，从而使写作得心应手。离开这些基本要求，写作就成了无源之水、无本之木。

三.要养成良好的写作习惯。现在许多大学生的写作能力欠缺，因为他们不再自己构思，而是到图书馆找到相关书籍后大段抄袭，或者到网络上下载、复制，然后合成文章，长期下来，既丧失了写作能力，又使学生养成投机取巧、不诚信的坏毛病，难以提高职业素养，影响到学生人格的发展。一旦真正写作时便会出现语言混乱、文体不规范，思维混乱，思想浅薄等。

因此，提高写作能力的几个主要方法便是：

首先，旺盛的写作热情，要以发自内心的专一面对写作。要通过多写多练，使学生恰当地运用语言把心中所想的内容表达出来，将写作知识转化为实际的写作能力，诚如刘勰所言：“心生而言立，言立而文明，自然之道也。”强化创新品质与创新意识作为人类的一种特殊的社会实践活动，写作是一项复杂的脑力劳动。应用写作和秘书写作也不例外，不能照抄照转，人云亦云。

其次，要从笼统地提倡“多写多练”到建立起科学的写作训。练体系的转变。秘书写作课不是简单的工具课，要写出高质量的文章，不是翻几本参考书，学会几种格式，依葫芦画瓢就能做到的。写作训练的关键，是具有科学性、系统性和可操作性，变封闭式的模仿为开放式的实际操作。还可以建立实践教学基地，带领学生走出教室，到机关、企事业单位去调查研究，收集、整理素材，完成整个写作活动;或建立写作模拟课堂，创设情境，使学生置身于一种“真实”的职业工作环境中，布置“职业工作”，让其扮演不同的职业角色，用心体会不同角色的心态及其对工作要求的影响，协调配合，培养团队精神。

教师在教学设计上要重点突出实践操作环节，体现出连续性和循序渐进性，使学生在写作实践中丰富发展各种感觉和智能。同时，引导学生养成深入思考的习惯，例如阅读名著、搜集资料、虚心听取他人意见、反复修改完善的习惯等。鼓励学生在参加社团、班级活动中，抓住机会进行写作实践。开展社会调研活动、讲述写作心得、、投稿、办报刊、参加征文比赛等，提高学生学习写作的积极性和能力。

（作者单位：哈尔滨师范大学文学院）