如何提高高校会计档案的利用效率

尹 允

（怀化职业技术学院，湖南 怀化 418000）

根据财务会计相关的法律法规规定，高校需要对会计凭证、会计账簿以及相关会计核算的资料建立档案，并对其进行妥善的保管。高校的会计档案是对过去高校经济活动的记录，是将所有的原始数据以及原始档案整合成为有效的数字电子档案，为院校制定详细的财务规划、调查取证以及进行财务决策提供重要依据。

1 会计档案基础工作的重要性

在会计档案管理中，只有领导重视，档案管理的基础工作才能顺利进行，高校会计基础工作的水平才能提高。如果领导对财务档案工作高度重视，那么其档案部门就会更加深刻地认识到自己的责任，更清楚地看到档案基础工作的问题。高校的管理人员不仅要加强学习，提高自身的档案管理水平，还要采用多种管理方式对档案管理人员进行培训，按照相关的规章制度开展工作，为档案部门创造良好的工作环境。

2 提高高校会计档案利用效率的途径探析

会计档案是高校档案的一个重要组成部分，如何有效地提高其利用效率对于高校档案管理工作的效率提高来说至关重要。下面笔者将对如何提高高校会计档案利用效率问题进行探讨。

2.1 建立健全高校会计档案规章制度

只有健全高校档案规章制度，才能做好会计档案的基础工作。高校的会计档案管理部门需要按照相关法律法规进行档案的管理工作；同时，还需要结合本院校的实际情况，建立会计档案管理制度，建立健全高校内部控制制度，保证本院校的会计档案基础工作的规范化与制度化。由此，各高校需要采取多种管理方法及措施，定期对会计档案管理制度的落实情况进行检查和改进，并对管理过程进行监督控制，一旦发现问题，及时加以解决，避免造成不必要的损失。

2.2 规范高校会计档案管理工作

对会计档案资料进行规范化管理是高校档案管理工作的重要组成部分之一。规范会计档案管理工作一方面可以对相关的档案进行规范整理，方便使用并提高效率。另一方面，也可以提高工作人员的专业技能和综合素质，促进高校会计档案管理工作的科学化发展。高校会计档案管理是一项复杂而细致的工作，有特定的要求。如装订凭证时，必须使用统一的会计凭证专用装订封皮；封粘装订线，并在封粘处加盖相关的印章，会计凭证封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全；会计档案的保管需要专业人员负责，要在档案保管室内配置档案专用柜和必要的防火防盗设施，保证档案存放的安全性；对档案的建立需要制定权责制度，对没有权限的员工禁止随意对相关财务档案进行处理；相关档案管理人员在职位变动时，要做好交接工作。

2.3 提高会计档案管理的信息化水平

按照档案管理的相关要求，高校会计档案应由专门的人员和场所保管，档案室应具有防磁、防尘、防潮等必备的硬件条件。目前，大多数档案还是通过纸质会计档案进行记录和保存的，由于纸质档案的字迹日久易消淡，在移交时容易出现丢失的现象，有些高校引入了局域网技术，将信息化融入到档案管理工作中。

对于那些已经实现信息化会计档案管理的高校，需要注意的就是相关设备的维护及使用。对于计算机来说，病毒无疑是威胁其安全的重要因素。为了防止病毒通过各种途径传播，档案室的计算机系统要定期查杀毒和更新升级系统。如需安装相关软件，要请专业的计算机系统维护人员来进行。在信息化条件下，存放会计档案的库房一定要避开磁场，如果数据存储在软盘里，则要防止其接触永久磁铁。一般情况下，档案存储室的适宜温度要保持在15℃～30℃，相对湿度保持在45%～65%，库房应配有相关的测量仪器和空调器，定期检查，要从根本上防范会计档案信息化管理风险。

2.4 提高高校会计档案的利用水平

档案的一个重要用途就是可以为各种研究提供有利的历史依据。会计档案只有真正得到利用才能实现其价值，才能体现档案管理的意义。对于高校会计档案管理工作来说，在考虑如何将档案管理好的同时，也需要去思考如何实现这些档案的价值。要通过推进档案数字化和资源的共享，为会计档案的利用创造平台。

3 结 语

作为高校档案管理的一个重要组成部分，会计档案管理工作的效率一方面体现了高校整体的管理水平，另一方面也影响到高校的良好发展。只有通过合理的途径提高会计档案管理的水平，才能实现档案的真正价值。

[1]艾文国.会计电算化[M].北京:高等教育出版社,2003.

[2]高春雷.浅谈财务档案管理的规范与水平的提高[J].行政事业资产与财务,2011(12).