试论图书资料采选由物质流向信息流的转化

罗泽宇

（湖南铁道职业技术学院图书馆，湖南 株洲 412001）

1 引言

物质流是指物质之间的相互转换、传递及转化的过程。信息流是指存在于我们身边的电磁信号以及我们对于人类知识文明的继承、发散及流传。信息具有共享性，是双向传递的。信息传递的过程一般由三个基本环节构成：信息产生、信息传输和信息接收。多个信息过程相联结，就能在系统内形成网络状信息，当信息在信息网络中不断被传递和转换，就形成了信息流。信息只有通过传递才能体现它的价值，发挥它的作用。

图书资料采购管理具有物质循环的特点，经历了物质流的过程。同时，图书资料采购管理又具有信息流的特点，图书资料采购部门按照一定信息规则，组织、吸取、加工和传播图书资料采选信息及其他有关专门信息，维持自身正常运转，为读者及其他部门服务。图书资料采购管理系统功能是通过其中相互作用、相互影响和相互促进的物质流和信息流来完成的“生态流”，这种“生态流”以物质循环、人力作用和信息传递的运行方式和过程，推动整个图书馆“生态系统”的正常运转、服务功能的有效发挥和图书馆事业的可持续发展。

2 图书资料采选“生态信息流”

图书资料采选信息包括读者需求信息、馆藏信息和客户（经销商、出版商）信息。三者间的匹配形成了一个“生态流程”，其流程如图1所示。

图书资料的采选基于读者的需求，但读者的需求具有无限性、多样性、差异性、动态性，因此，并非每一个读者的需求都是有效的，其是否有效取决于两个方面：一是馆藏文献资料信息，包括品种、语种、数量、载体、版本等；二是图书馆的财力。

需求信息与馆藏信息相匹配，决定了“购买意愿”。当需求信息与馆藏信息正匹配，就不存在购买；当需求信息与馆藏信息负匹配，就存在购买。

即使有了购买意愿，也不一定存在购买行为，这还取决于图书馆的财力。一些非常昂贵的图书资料和仅少数人需求的图书资料往往是不能购买的。

图1 图书资料采选信息流程

需求信息与馆内信息匹配结果决定了购买意愿。意愿变为真实行为，还需要与客户信息进行匹配，包括经销商或出版商的报价、到货率、折扣率、个性化服务能力等，确定“向谁购买”。

3 图书资料采选由物质流向信息流转化后的作用

供需关系的矛盾是一切经济问题中的最基本的矛盾，图书资料采选由物质流向信息流转化后通过协调采购、联合采购等解决了供需关系脱节的现象。

3.1 协调采购解决供需关系的矛盾

图书馆可以用图书出版的总量来制订适合本馆的图书资料采选计划，根据本馆图书资料的利用情况，设计采购方案，并由专人负责，注意宣传的延续性，创新图书资料利用宣传模式。解决供需矛盾的关键是协调采购方案的实施，它可以缓解购买重复、经费短缺等问题。对本馆已购买的图书资料，读者可以即查即得，一站式获取；对本馆未购买的图书资料，可通过文献传递的方式，很快就“送”到用户的手里。

3.2 疏通信息传递渠道调和各种关系

在图书馆中，馆员与读者之间的信息交流是普遍存在的，正是由于物质流和信息流的存在，使图书资料、馆员与读者之间的关系错综复杂，形成了一条价值链并导致其在价格链上的沟通。图书资料采选由物质流向信息流转化后，可以疏通信息传递渠道，一是能够调和图书馆各部门之间、图书馆与资源之间、读者与馆员之间、资源与读者之间的关系，营造一个共同生长、相互作用的生态环境，维持图书馆系统的稳定；二是能够保证读者对图书馆环境的识别、资源的获取和利用等活动正常进行；三是网上书店提供的网络书评对图书馆采购意图产生重大影响，对图书馆馆藏发展与图书流通推广有所帮助。

4 图书资料采选由物质流向信息流转化的阶段

图书资料采选由物质流向信息流转化的阶段包括了对图书馆馆藏现状的了解、对读者需求反馈的分析、对图书资料采选自动化管理系统的整合、物质流向信息流的转换、信息流明晰化处理等阶段。

4.1 馆藏现状了解及读者需求反馈分析阶段

图书馆馆藏质量的优良与否，不但影响图书馆服务品质，更影响读者对图书馆的评价。由于图书资料采选目前仍是提供图书馆馆藏的主要渠道，因此，如何根据馆藏现状和读者需求情况制定采购策略，确保图书馆服务品质的提升，实现由物质流向信息流的转化是图书馆信息化管理的重要课题。

读者参与反馈、图书馆采访部门及采访人员沟通的交互作用对图书资料选购意向具有显著影响，也说明读者反馈机制是一个整体，基于读者反馈而有针对性地与读者进行后续沟通，针对读者提出的反馈意见和建议做出积极的回应尤为必要。

4.2 图书资料采选自动化管理系统整合阶段

采编工作是传统图书馆的一项重要工作，图书馆员通过对文献的采集、标引、编目和加工等，使文献资料能够有序排列，便于查找。过去，这一切工作需要图书馆员手工完成，自从数字图书馆的出现，采编工作发生了巨大变化。图书馆采购自动化系统除了实现采访的自动化，其服务功能还延伸到图书馆的编目、图书流通、期刊、公共查询及检索、二次检索及全文检索、古籍善本存储及检索、多媒体数据检索和制作以及信息发布等。通过整合图书资料采选自动化管理系统，实现了图书采购的集成化管理，将原来许多分离的工作在功能上进行合并和重组，既改进了工作程序，又提高了工作效率。

4.3 图书资料采选由物质流向信息流转换阶段

图书资料采选由物质流向信息流转化过程即是以图书采购为原点，向内、向外辐射的过程。

4.3.1 向内辐射

图书资料采选牵涉图书馆的方方面面，如图书馆馆舍设计、馆藏结构需求与分配（查重查复）、藏书结构调整与优化、读者需求调查、读者意见反馈、读者满足率、馆员专业技能、图书采购计划与策略等等。传统图书资料采选的因素包含了量化因素和质化因素，量化因素包括读者人数、图书借阅状况、经费使用情况和馆藏现状等，质化因素包括馆藏政策和图书馆发展方向等。图书资料采选质量的高低和结构的合理与否，直接影响到图书馆读者服务质量的好坏。网络信息环境下，图书馆业务发生质的改变，传统的“物质流”业务流程模式和部门设置严重地阻碍了图书馆事业的发展。因此，图书馆必须进行以“信息—物质流”为核心的业务流程重组和以业务流程重组为基础的部门整合。

4.3.2 向外辐射

通过网络获取大量的最新图书的出版信息，如书目、书讯、书评以及出版商、代理商、书商等信息，提出MARC（CALIS）格式的编目数据。这种采集系统大大丰富了图书资料采选的范围，也给图书馆提供了价格选择的巨大空间。广泛收集图书出版信息，对图书出版信息的掌握是做好采访工作的前提条件。在网络已经普及的情况下，利用网站等获取信息，不仅可以了解图书的出版情况，还可以了解图书的内容和其他读者对图书的评价，甚至还可以阅读到图书的部分章节，从而使采访人员更全面地获取图书信息，有利于采访人员对图书进行合理地选择。现代化的高效采购方法能将采访人员从低效状态中解放出来，将更多的精力放在了解、获取和掌握文献出版情况，了解读者对文献的需求，图书馆采访部门也能减轻大量选书和重复订购的负担。

向外辐射，还能够提供一个更好地了解供应链管理架构范围内的图书资料采选基本建设和信息流发展模式，图书馆与合作供应商的协调和整合对有效地开展采购项目管理至关重要。采购的根本依赖于具体的需求和采购项目的基础目标，采购项目的开展需要有关各方将具有决定性作用的信息传递给双方，并进行有效地沟通，最终签订采购协议，完成采购任务。信息在采购需求和实现中流动，效率取决于合作伙伴作为决策者、信息传播者的能力。要衡量采购信息流的价值，可以根据覆盖目标的三个基本要素（服务质量、时间、成本效益）来分析。获取采购信息的质量、及时性以及成本效益反过来又决定了作为需求流收到者（这里指图书馆及其采购部门）合作伙伴的效率，好的信息流管理方法能大大促进采购项目生产力的提高。

4.4 信息流明晰化处理过程阶段

4.4.1 知识节点明晰化

图书资料采选流程是图书馆业务流程中知识活动和知识生命周期的客观反映，利用该流程系统为图书馆提供个性化需求服务成为提升管理水平的重要措施。如前所述，图书资料采选经历了馆藏现状与读者需求反馈阶段、自动化管理系统整合阶段和物质流向信息流转化等几个阶段，在图书资料采选信息流明晰处理过程中，存在几种基本信息流向，即需求信息流、馆藏信息流和客户信息流，同时也存在一些节点。通过较高的品种满足率、到货准确率以及个性化的加工服务构建了供需信息对称、图书配送准确迅速、售后服务保障有力的营销业务体系，形成了流程的本质内容，如图2所示。通过将其直观化，可以使图书资料采选流程的各个知识节点明晰化。

图2 信息流明晰化处理过程

4.4.2 信息双向流动

首先，需求信息流应与馆藏信息流相匹配，利用新观念、新技术，结合图书资料采选与馆藏发展状况，建立良好适度的图书馆藏结构，保证图书采购“生态活动”的正常进行。其次，馆藏信息流应与客户信息流相匹配，将图书资料采选信息流动的路径、知识处理点和存储点，从图书馆的业务流程中抽取出来，构建一个图书资料采选处理和应用的网络，可以使出版社和图书经销商、图书经销商和图书馆之间的信息交流更加流畅，图书资料采选更加便利。最后，实现了合作伙伴之间的信息双向流动。合作伙伴之间的信息双向流动，有效地解决每一个合作伙伴的需求和满意度。受邀请的供应商提供的投标和竞标报价和竞价直接反映了一个相对的信息流动，即需求流（requirement flow）和满足流(fulfillment flow)。一旦中标后，服务期内供应商必须确定供应链中的具体目标和任务，提供较完善的需求服务，及时传递需求信息的双向流动。

总之，现代图书馆图书资料采选的业务流程发展以信息技术的广泛应用为主要特征，要进一步加快图书馆采购管理系统信息化的步伐，随着图书采访由物质流向信息流的转化，在各个层次、各个环节上都要恰当地运用信息化技术。借助这种现代技术，将最新图书信息在出版社、新华书店、图书馆采访人员与读者之间传递，使图书采购供应链更加紧凑高效，使图书馆对图书市场反应更加机敏，根据读者需求和反馈情况提供图书新书目和开展优质采购服务，发挥现代物质流中信息资源共建共享作用。

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