清代军机处档案管理工作研究

李银娟

（中原工学院，河南 郑州 450007）

清代军机处档案管理工作研究

李银娟

（中原工学院，河南 郑州 450007）

本文简单研究清朝军机处的档案概况，军机处档案的分类以及整理，再现清朝军机处的档案管理特点。

清代；军机处；档案管理

雍正登基之前就立志治理好国家，自雍正八年开设军机处，设立以来一直是皇帝处理日常政务的最重要的机构，也是管理国家的核心机构，是当时朝廷行政效率、文书工作效率最高的机构，也是档案管理最为完善的机构。记载内容涉及清王朝政治、军事、经济、文化等方面重大事件。因此，说军机处档案是清廷核心机密的总汇一点也不为过。

1 军机处的档案概况

雍正七年设置军机处，档案工作也由此开始，且用满文汉文同时记载。基本上清代各地官员的奏折，都要经军机处呈交皇帝，属于保密性文件，军机处会另存副本，史称副录奏折。据考察，副录奏折的数量在军机处档案中就多达80万件，而其分类就有10大类，可想而知，清军机处档案记载内容包罗万象，工作也极其复杂。军机处档案要求编写和分类都有严格的要求，以便皇帝或者军机大臣查阅，以提高办事效率。军机处的设立，内阁权力被大大削弱，皇权更加集中。

2 军机处档案的分类

2.1 月折包

清代基本上呈交皇帝审阅的奏折都会另存副录奏折，这些奏折最初都是保密的，每半月封为一包存档，所以称为月折包，月折包里内容包括录副奏折以及附件、在京各部院大臣的原奏折等等。其内容真实地反映了整个清代国家的政治、经济、军事、文化等方面的状况。这些副奏折按内容大致分为以下几类：一是外交类：档案中记载了当时中国与周边国家及欧美等40个国家的对外交往活动，以及边界划分、贸易往来、文化交流等重大历史事件的交涉处理情况。二是镇压革命运动类：明清时期民间农民运动以及清末革命运动迭起，最著名的义和团运动、太平天国运动、辛亥革命等，档案中明确记录了政府镇压这些运动的真实情况。三是民族关系类：清朝在整个统治时期，对汉族以及全国少数民族的统治和镇压一直存在，同时民族之间也在互相融合。三是帝国主义侵略类：这部分集中体现在两次鸦片战争、中日甲午战争、中法战争以及租界、教派等问题上。除以上四类外，月折包中还包括中央各部衙门和外省督抚呈报的各种文书，这些大多保存原始件，月折包内的奏折附件包括甫水、粮价、清单、地图、供同等类，内容包罗万象。

2.2 档册

军机处档册主要是记录谕旨、军机处的奏事、电报等。谕旨就是在皇帝不能到场的情况下，把皇帝发出的命令宣示给大臣或者百姓，称之谕旨。谕旨形成的一般过程是由军机大臣根据皇帝在奏折上的朱批和早朝时的口谕承写，或者由军机大臣交代皇帝的意思而由军机章京起草，军机大臣修改后呈交皇帝审阅。军机处的奏事既包括军机处受命皇帝所汇抄的议奏事件，也包括军机处奉旨议奏事件，还包括军机处按月将地方递送的奏折进行汇抄后的奏事，称为月折档。（月折档不同于月折包，月折档是军机处把下发奏折进行抄写，按月份装订成册。）电报用得较少，只是在宣统年间特有，因此，在军机处档案中加载较少。

2.3 舆图

据史料记载，清代舆图是由清朝官员将所要奏请之事以图画形式绘制而成，随奏折进一起呈阅皇帝，皇帝批完后分别存放于军机处和内务府。保存在军机处的舆图，包括舆地类、水陆路程类、江河湖泊类、行宫类、建筑类、寺庙类、军务战争类、矿厂类、陵墓类及其他共十类，其中包括中国与其周边国家的边界图，各省、府、州、县舆图，沿海口岸图，河道、界工图，以及军队营制、沿边要隘驻军、防营、炮台等图，还有平定金川、镇压苗民等作战形势图等。军机处档案除上述三大类之外，还包括清册、来文、照会、电报、函札、奏表。此外，还有一部分档案是军机处的奏稿和行稿等杂件。

3 军机处档案的缮写和定期修缮制度

军机处保存的档案大都是重新抄写的奏折副本，缮写制度主要是指派军机处官员将已经归过档的档案重新抄写，另存他处，抄写份数视内容的重要程度而不同，有些内容抄写一份，而有些则要重复抄写很多份，即使有丢失导致档案不完整或者被故意篡改的情况发生，还有其他备份可弥补损失。缮写的目的就是为了更好地保存档案，维护档案的历史原貌。这一制度在军机处长期使用，起到了较好地保护档案的作用。

军机处档案分为汉字档和满字档，而且“清字档（满字档）令方略馆译汉官缮写，汉字档令内阁中书缮写。”这样做是为了防止档案内容的泄露，增加阅读难度。但是，编写难度之大可想而知，任务也极其艰巨。

军机处是君臣议事的重要地方，军机大臣为数不多，所以军机处并不大，可想而知没有足够大的地方来存放规模越来越大的档案，因此编写档案的方略馆应运而生了。

“方略馆以枢臣总领，于事无所问，馆书无不汇集。”军机处所存的档案都是经过加工、浓缩、条理化之后的精华，重要性不言而喻。这些档案需要经常查阅，为方便起见，还另缮有一套副本存放于圆明园军机值房，并且还有定期修缮。雍正时期规定没过五年就要对军机处档案进行修缮。“军机处的档案，在道光以前每届五年或十年重缮一次，其后汉文的三年，满文的五年各重缮一次”。

4 军机处档案的管理和保密制度

军机处档案种类繁多，规模庞大，查找起来确实不易。设立军机处之前，内阁文件“积弱崇山”的情景，内阁中书阮葵生曾批评过“尘封插架，灰堆积土中。随意抽阅，皆典故也。”雍正年间，甚至出现过档案外泄的情况，使国家遭受巨大威胁。军机处设立之后，雍正皇帝吸取教训，与军机大臣一起商讨制定了一系列比较完善的档案管理和保密措施，影响整个清代。

4.1 军机处的随手簿制度

随手簿又称随手档，是军机处每天处理的奏折等所有文件的目录总汇。随手簿就相当于今天机关里的收发文登记簿，只不过随手簿是收发文合二为一的。如果需要查阅档案，翻看随手簿，能及时准确地找出奏折或其附录本。“旧事分明记阿谁？独难颠末诵无疑，试翻随手当年簿，充栋封题若列眉。”这是乾隆时期军机处章京管世铭对军机处随手簿的夸赞。在军机处之前各种档案文件是由内阁管理，雍正帝设置军机处后，总结内阁对文件管理方面的不足，制定各种规定要求军机处在对档案进行管理时要整齐有序。同时还要求军机大臣在不能及时找到所需文件之时要及时奏于皇帝，以达到督促的目的。因此，在雍正时期，军机处档案的记录井井有条，调阅效率较高。

4.2 军机处档案在整理时采取夹片制度

从军机处设置以来，夹片制度就是军机处档案管理制度中重要的保密制度。所谓夹片制度，就是把某一部分内容的摘要写在纸片上，而这些摘要即是此部分内容浓缩后的精华，具有极强的概括性，之后把纸片夹在这部分内容的第一页，皇帝以及军机大臣想要查阅军机处档案时，想要找哪部分内容，只需找到其摘要便可，这样一来也使档案查阅变得方便快捷，而且也不至于一下子流失秘密性的内容。由此可见，夹片制度是避免国家机密泄露的重要制度。

4.3 军机处因其地位特殊，军机大臣也都是临时抽调，均为兼职

军机处档案管理人员称为章京，章京是经过层层选拔进入军机处。这些人普遍素质较高，较为精干。由于军机章京直接参与机密，为皇帝服务，所以统治者对这些人一方面极强控制，一方面则给予高官厚禄。这些人在一定时期内是固定的，不能更换，这样在于避免过多的人知道国家机密，最大程度减少国家机密外泄的可能。军机处一系列的管理和保密制度，使清朝档案基本上能够完整地保存下来，维护了皇权统治、保障了其原有面貌，保护了清代珍贵的档案资源，为今天的科学研究提供了借鉴。

通过对清朝军机处档案管理工作的研究，我们可以深刻地体会到当时档案管理制度之严密，通过对其研究，不仅对清代的专制管理制度有了进一步的了解，而且对今天研究我国的档案制度也有重要的借鉴和指导意义。

[1]秦国经.明清档案学[M].学苑出版社，2005.

[2]裴燕生.从清代军机处“随手簿”看清代文书档案一体化管理[J].档案学通讯，2005（4）.

[3]韩季红.清代档案与档案管理问题研究现状[J].兰台世界，2006（12）.

[4]王云庆.清代军机处档案概述[J].档案，1992（1）.

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李银娟（1984.12-），硕士研究生，助理馆员，研究方向：专门史。