房地产交易与权属档案管理存在的问题与对策

孟凡刚

（山东省邹平县住房保障和房产管理局，山东 邹平256200）

房地产交易与权属档案管理存在的问题与对策

孟凡刚

（山东省邹平县住房保障和房产管理局，山东 邹平256200）

【摘要】房地产交易与权属登记是房地产档案管理的重要组成部分，进一步完善房地产权属档案管理，对于逐步实现权属档案管理的规范化、数字化、信息化、标准化具有重要意义。本文重点对房地产交易与权属档案管理工作中存在的问题进行了探讨，并提出了具体的改进措施，希望对提升房地产权属档案管理工作有所帮助。

【关键词】房地产；权属；档案

近年来，随着房地产市场经济的不断发展，房地产交易与权属档案管理工作显得越来越重要，在房地产权属档案管理工作中出现了新矛盾和新问题。怎样使房地产交易与权属登记档案管理工作更好地服务于社会、服务于群众成为我们面临的新课题。

1　房地产交易与权属档案管理存在的主要问题

房地产交易与权属档案管理是房屋产权权属信息的重要载体，它涉及到房地产备案登记、产权抵押、房产交易、财产纠纷等方面，与人们的生活息息相关。由于房地产权属管理档案信息量大、涉及内容多、信息变动频繁，使房地产权属档案存在的问题也较为突出。

1.1房地产权属档案管理，缺乏规范性

随着房地产业和住房商品化的迅猛发展，房地产权属档案变得越来越重要，档案数量也越来越多，仅靠传统的管理方式和管理手段已远远不能适应新形势房地产发展的需要。现在是各级交易中心业务受理没有统一性和规范性，所需材料、证件、需备案材料没有统一规定，交易窗口在受理业务时收什么材料，档案室就存什么材料，对于哪些档案应该提供哪些材料没有明确的标准和要求，档案资料是否齐全、是否规范、是否准确、是否具备经得起法律法规推敲的证明材料，国家缺少统一的标准。

1.2档案管理软件不能满足当前实际工作需要

目前，由于软件功能不完善，部分单位还没有建立起房地产权属交易网，当事人还无法通过提供产权人姓名、身份证号等条件查询到相关的房地产权属档案信息。同时在房地产权属纸质档案和电子档案内容一致方面还不完善，因房产的买卖、赠与、抵押、查封、继承与遗赠等变动较快，在房地产权属档案不断的转移和变更下，存在电子档案更新及时变动快，而纸质档案变更不及时现象，容易造成房地产权属档案的电子信息与房地产纸质档案现状不一致。由于房产系统没有统一的软件系统，造成你用你的软件，我用我的软件，所建立的软件系统无法统一，并且软件公司开发的系统也存在技术差异，致使在实际工作中也存在着软件经常出错、不好用、设计不合理、应用不方便等现象，使得数字化管理系统没有起到理想的效果。

1.3房地产交易与权属登记窗口设置不合理，人员业务能力弱

因房地产交易机构与权属登记机构分设，具体业务分窗口办理，群众和业主到大厅办业务分得太细，有时一个窗口忙不过来，其他窗口却没事，咨询业务也要找相关科室，造成工作人员全局业务不熟悉，相关业务不能在窗口一次性办理完，不能提供一站式服务。这就使得房地产权属档案管理人员只熟悉本窗口的业务。房地产权属登记窗口分设的现状，在一定程度上影响了日常管理、业务提升和规范化管理工作。

1.4质量管理和纠错机制不完善

为了加强办件质量管理，提升业务办理的准确度，有些地方建立了房地产交易登记管理制度和相关的工作纪律，对办件过程中出现的错误和问题制定了相应的处罚措施，但是我们最终的目的不是处罚，而是最大限度减少差错，由于房管部门重视力度不够，大部分没有真正建立质量管理体系和事后监督检查机制，虽有些管理制度，但大部分执行的不是很到位，执行力不够。

1.5权属登记的信息没有得到充分公开

现在房地产部门普遍对房地产档案信息查阅设置规定比较严格，多数城市房地产登记信息未实现公开查询，一般情况下只允许司法部门及产权人查阅，当事人想要了解自己的房地产信息有关交易、抵押、查封等情况比较困难，房屋权属登记信息的不公开已落后与现代经济形势的发展。

2　房地产交易与权属档案管理的对策

2.1制定统一的、科学的、合理的房地产权属档案管理规范

针对房地产权属档案管理工作，一是我们要加强学习和认真分析研究，根据工作实际不断分析新问题、积累新经验、创新新机制；二是相关部门应积极协调尽快制定出科学、规范、有效、操作性强的房地产权属档案管理办法。规范应涉及范围广、尽可能细化到归档范围、所需材料、具体规格、保管期限等具体到每项业务内容、在具体工作中还要便于操作，使权属档案管理人员有法可依、有章可循。

2.2建设房地产交易与权属档案专用智能化系统

根据房地产权属档案管理工作需要，研发符合房地产权属档案管理的专用系统软件，在没有专用系统软件前，先要对原登记管理信息系统进行升级，达到实现房地产权属档案的全方位快速检索的目的，研发建设“三维GIS数字房管系统”，系统要按照房地产管理业务、办公、档案、服务一体化设计，以统一的数据运行平台为基础支撑平台，将三维GIS技术应用到房产管理中，建立 “以图管房、以房管档、图档合一、图文表一体化”的管理模式，以实现数据的动态管理。同时也为今后全国房产信息数据联网奠定基础。

2.3加强办件质量管理，建立事后监督抽查纠错机制

要建立和完善事后监督抽查纠错机制，结合工作实际制定出台事后监督抽查纠错机制，制定具体的事后监督抽查管理办法，成立专门的检查领导小组，负责办件质量的监督检查，由领导小组安排专人实行定期、不定期对所办理的业务按照比例进行抽查，查看相关档案材料是否符合相关规定、并对纸质档案跟电子档案进行比对，发现有资料不全、证件有误等现象及时安排专人进行补救，建立质量检验台帐，把错案责任制真正落到实处，把错案消灭在萌芽之中，保证档案的真实性、准确性和有效性。

2.4精简办理流程，提升队伍素质

科学设置业务流程，通过引入科学、规范的数字智能化系统技术，实现测绘数据、产权数据与档案数据全面共享，设置科学、合理、有效的受理流程，实现登记业务从受理、审核、登簿、发证到归档的一体化管理、一站式服务。同时加大工作人员的业务能力和职业道德方面的培训，让工作人员要熟悉各项业务的办理程序、所需资料等，同时，房产交易与权属档案管理人员要进一步改进工作作风、增强服务意识，提升服务效能。

2.5档案管理信息数字化

要建立档案管理数字信息化平台，做好房产档案的信息收集、公布、利用工作。通过信息平台建立起房产权属档案查询系统，为人们提供快捷、有效、正确的信息查询服务，通过档案查询系统能够按房产证号、产权人姓名、身份证号码等查询到房屋的变更和基本信息。

总之，“房产”关系到人们的切身利益，关系到人们的日常生活，各级房地产管理部门应进一步规范房地产权属档案的管理，加强信息化公开，加大干部队伍建设，为群众提供更多更好的房产档案服务，促进房地产事业在经济社会中健康有序发展。

【作者简介】

孟凡刚（1971-），男,汉族，本科学历，研究方向：档案管理。