2003～2013年日本机构知识库的发展与服务*

王洪华

（广东石油化工学院图书馆 广东茂名 525000）

1 引言

2013年12月“斯坦福大学图书馆全球研究型图书馆创新奖（SPIRL）”启动第二季评选，用于鼓励那些有效和持续性创新的工程或课题项目。经评选，获得表彰奖之一的是日本国立情报学研究所的JAIRO Cloud项目（2012年4月始运营），该项目是在日本机构知识库在线（Japanese Institutional Repositories Online，IAIRO，2008年10月试运行，2009年4月投入使用）基础上发展起来的新项目，获奖引起了众人的关注。在我国，教育部高等学校图书情报工作指导委员会在2014年举办了首届全国高校图书馆服务创新案例大赛，说明我国图书馆界鼓励形成新的服务创新案例，而日本的JAIRO Cloud项目之所以能够在全球范围内获奖，其中也蕴含着诸多发展过程中的创新案例，值得我们借鉴。此外，虽然国内的中文期刊里有少量文章介绍过日本机构知识库的典型案例或发展概况，但介绍还显得不够深入或存在误解，例如，认为“日本的机构知识库的数量及其内容一直处于增长势头，这在很大程度上得益于日本政府的支持”，认为对我国的启示是，“国家更应该从宏观政策方面进行引导，提供支持”。又如，有的启示认为“如果政府管理部门能给予更大的扶持，帮助高校建立机构库，增加考核机制和激励措施，相信会有更多的高校投入到开放存取运动中”，还有的认为我国落后的原因是，“从国家层面看，还缺乏对开放获取的了解，缺乏相关的国家政策来推动开放获取”。这些认识误区的存在，必然会影响到真实的了解与借鉴。因此本文译介自2003年以来日本机构知识库的发展特点、历程及典型服务案例。

2 日本机构知识库的发展缺乏政府的支持

日本开放获取（OA）运动的一个主要特征就是一直以来都是政府很少参与这项运动，也很少发生关于促进绿色OA及金色OA的争论，这也是有别于欧洲及北美国家的特点。因此，到2013年4月前，日本没有出现要求个人存档资料到OA平台上的行政要求或授权，相反，却是图书馆员在机构知识库（IR）里担任管理者角色，并为IR库的发展做出了贡献。日本OA运动所获得的财政支持，主要是来自于日本国立情报学研究所的科学网络基础设施计划项目（the Cyber Science Infrastructure（CSI）Programme，CST）去支持发展。这种自底向上的“草根”活动方式，基本上可让利益相关者自由的发出自己的声音，而且是具有参与意识的投入，因此可引导利益相关者真正理解IR库及OA运动的意义。不过，离开了行政力量的支持，完全凭借图书馆行业去宣传、发展OA运动，这意味着要很顽强的、不屈不挠的、一步一步的投入到这项工作中去。这种不放弃的精神，也是日本开展IR库活动所特有的一个特点。此外，日本有的大学及研究机构组建了数字机构库联盟（Digital Repository Federation DRF），因此，我们可一并了解该联盟是如何支持IR库发展并开展哪些行动方案的。为了了解日本的IR库发展历程，我们先引用日本的IR库统计数据，见表1。

表1 2007年～2014年日本的IR库统计情况［2］

2003年，日本国立千叶大学（Chiba University）建立了第一个机构知识库。之后，由表1可见，至2014年，有超过400所大学和研究机构相继建立了所在单位（区域）的IR库，这些IR库累积的全文文献数量已经超过了100万条记录。这些全文内容，都可以在日本国立情报学研究所负责管理运作的JAIRO里可见。表1中，“单位”列里的数目大于“IR库”数量，是因有的单位是共同拥有某一个区域的IR库。例如，JAIRO Cloud项目中，由于IR硬件及软件系统是由几个机构共享的，因此，能减轻每个机构的单独负担。对于一些中小型的机构而言，集团联盟的IR库就扮演着重要角色，因为这些中小型机构若要独自建立IR库，在遇到重大困难时，将很无助。目前，大概一半的私人和地方公立大学，也包括一些大专院校，国家级技术院校，已经使用联盟的IR库系统来建立他们的IR库。在日本，高等教育机构的总数已经超过了1200多所，其中有447所机构已经拥有了他们自己的IR库。表1所缺的关于2007年之前的统计数据可参考孙颉，陈昌林等人的译介。表1中，“全文量”是指目前可提供查看全文内容的记录数，“所有内容量”列里的数目大于“全文量”是因有的记录还因各种原因未能上传全文共享。IR库的内容，他们一般分类为：期刊论文、学位论文、院系部门简报、会议论文、演示报告、图书、技术报告、文章、预印本、学习材料、数据、软件、其他等等类别，这些分类的百分比，可从网站上免费查看相关统计数据。

3 日本机构知识库的人才队伍不稳定

日本专门从事IR库管理的职位，他们用“Repository Managers”来对外翻译宣传，因此本文则译为IR库管理者。正如上面提到的，尤其是表1数据，很直观的可看到，IR库的数量，以及内容数量，一直在稳步增加。这就很需要一批专门的IR库管理者来从事这项工作。而且，如同大多数国家一样，日本的主流意见也认为具有馆员学术职务的图书馆员（Academic Librarian）比较适合充当IR库管理者的角色。因此，通常由这些馆员去接近研究者，并开展互动交流。可以说，任何一个IR库的发展背后，都存在馆员幕后的交流活动去推动IR库发展。例如，为了增加开放获取的内容数量，很重要的环节就是要鼓励研究人员理解当前的学术交流形式，并且了解开放获取的真正意义。根据日本的经验，他们认为面对面的交流特别有效，可以说是最有效的方法。

然而，值得注意的是，在日本，如同其他的行政人员一般，馆员经常要定期的转换岗位（转变业务角色）。这种周期性转换岗位、角色的做法，是旨在确保图书馆员在图书馆里，可以体验各种服务方式、内容。这种定期转变，平均每三年会发生一次。换岗位时，图书馆员需要被转换到所在馆里的不同部门，或者到其它大学图书馆里，或者到其他地方任职。而每个机构里的IR库管理者数量，大概就是平均设有一个全职人员，在大多数情况下，IR库管理者同时还要负责其它的服务内容。当轮转岗位的周期发生时，每年将平均有大概60-70位的新IR库管理者更替过来。导致的结果是，维持和发展每个IR管理者既有的经验、知识比较困难，而通过辛苦耕耘之后建立起来的跟教职工的良好合作关系也较难维持。

因为存在换岗的过渡问题，因此，为了避免承接不良问题，逐渐形成了一种新的共识，每位入职为IR管理者的馆员都必须掌握一些基本知识和技术，而且在工作过程中，要跟他们所在图书馆或机构里的其他同事分享、交换业务信息、经验。2006年11月成立数字机构库联盟后，IR库管理者才有机会进一步促进不同图书馆（机构）之间的IR库管理者同行交流。数字机构库联盟是一个全国性的组织机构，有155所（截止2014年6月）高校或研究机构已加入，它的工作重点是发展信息共享，以及持续专业发展，以保障IR库可以持续及有效的管理。因此，总的来看，经过多年的发展，IR库的人才队伍既可以保持新鲜血液的注入，又不造成衔接的紊乱。

4 日本国立情报学研究所支持的项目内容

为了促进高校等研究机构的IR库发展，日本国立情报学研究所支持了一些项目的开展。

4.1 日本的学会版权政策 （Society Copyright Policies in Japan，SCPJ）

日本大概有2600多个学术社团（2013年4月前有2500多个，截至2014年6月在SCPJ网站上登记的则有2609个），每个社团都用日语出版一份或多份期刊。虽然，日本研究者书写他们的主要专业论文时采用英语语言，但是，他们也写一些日文论文用于国内出版，而且，有很多领域，例如国内法、区域研究，以及日本文学、日文论文也很重要。由于每个学术社团的版权政策都不同，因此，筑波大学（University of Tsukuba）和其它合作者参照英国诺丁汉大学建立的SHERPA/RoMEO数据库，来建立SCPJ数据库，用于日本期刊杂志的版权政策查询。大多数的日本学术社团是很小型的，仅仅出版一种或者至多几种期刊，而且许多社团并没设置一个长久性的秘书处，因此，在大多数情况下，还没理清楚自我典藏（selfarchiving）的规定。目前，大概有超过50%的期刊被归类为“灰色（Gray）”等级，见表2。

4.2 IR评估工具 （Repository Outcomes Assessment Tool，ROAT）

ROAT项目（2006-2013）由千叶大学图书馆主办，旨在发展一种标准方法，用于捕捉、精炼和报告真实的访问IR库内容的统计数据，兼顾观察通过IR库传播知识的社会影响力。这个项目出版了一个关于用户访问日志数据的分析指南，也发展了一个可以消除多余数据的统计系统，例如，消除机器访问数据（robot accesses）。与COUNTER指南一样，可用来报告文章级别的真实访问数据。ROAT使用的统计概念，有开放获取文章可参考。

表2 日本学术社团的OA政策分类及现状统计

4.3 IRcuresILL项目及存储库联络项目（Repository Liaison Project）

IRcuresILL项目（2008-2010）是由日本小樽商科大学（Otaru University of Commerce）负责建立、执行。正如前文所述，在日本，IR库的管理者也是图书馆员，因此建立这个项目的最初想法是，IR库和馆际互借（文献传递）是等同形式的服务，都需要提供文献给那些需求用户。一旦某个文献通过馆际互借（文献传递）执行处理后，再转为存放在IR库里提供开放获取，那么在馆际互借（文献传递）中，对这篇文献的需求也就消失了。在馆际互借（文献传递）的日志分析里，可看到所有日本的大学图书馆里，重复的文献需求，每年仅发生118次。

构建这个项目的另外一个设想是，当大学机构雇佣的教职工通过在馆际互借（文献传递）服务寻找文献时，就应该同时让这些机构去寻求说服他们的教职工存放他们的作品到他们机构的IR库里。而且该项目组认为，通过OA渠道获取文献比使用馆际互借（文献传递）更为方便、实用，可作为一种文献提供的补充服务方式。

存储库联络项目（2011-）是继IRcuresILL项目之后的延续性项目，由日本小樽商科大学为首的几所大学主办开展。这个项目致力于发展机构的开放获取倡议宣传工作和政策保障工作，包括下文会提到的各种活动项目以及图书馆员个体的发展计划。旨在分享信息和促进学术交流讨论，不仅仅关注建立IR库内容，也包括加强与全体教职工的联系。

4.4 筛查鉴定项目（MaiIdentity）

当某用户想查看某个研究人员的完整研究成果时，就需要筛查出那些具有相同名字，但却不是同一个人的系列作者。然而，基于作者名字的字符串，很难去识别不同的作者。于是，MaiIdentity项目（2010～2012）作为消除歧义的方法则诞生了，它一直致力于提高作者途径的筛查检索效率。金泽大学（Kanazawa University）在这项工作中发挥了关键作用，之后，该大学与国立情报学研究所合作，继续发展这项工作。

5 图书馆员的创新服务案例

2013年4月财团法人日本科学技术振兴机构（JST）发布了开放获取政策，要求受到JST资助的日本科研论文在刊物上发表后，一年内必须免费公开其原文内容。由于JST是日本科学技术信息流通的中央管理机关，以及日本全国科技研究经费的主要资助机构，因此该项政策可视为一项日本国家政策。在此之前，日本IR库通常是由IR库管理者开展草根式的基层活动去推广、促进。例如，在高校（或研究机构）里，IR库管理者会参与一些教职工的会议，来模拟演示他们的IR库，同时，也向教职工派发宣传资料（海报、讲义、传单等）。从发展过程来看，已经有越来越多的IR库管理者感觉到，个体宣传是最有效的促进开放获取方法。总之，在不能依靠行政授权要求研究成果开放获取前，IR库很需要每一位IR库管理者共同努力稳步宣传。

基本上，每一个机构里的IR库管理者都会开展各种活动，旨在吸引研究者来促进开放获取内容的发展。此外，他们在数字机构库联盟的虚拟社区里，也会分享一些早期的用户报告。这些报告都涵括了他们的工作经验，例如，确定一些比较好的实践方式，提供一些学习班的讲义，提供一些联系人的邮件列表。所有这些用户服务报告，都可让IR库管理者积极参与到这个虚拟社区，互相勉励改进服务方式，并投入到这个开放获取共享事业中去。下文将寻找他们曾经为了普及OA活动的足迹，以及发现他们发展IR库的特有想法及特别行动项目。

5.1 开展特定循环数值的采访会谈

网民一般很熟悉盖楼贴，这是形象的比喻所发帖子不断积累层级，形如盖楼。商业公司常采用这种方式去吸引客户参与盖楼贴式的营销活动，例如，对某个特定楼层数的帖子给予奖励。日本的IR库管理者也常采用这类方式进行推广活动，例如，当某个论文作者提交存档论文时，其提交的记录序数，刚好是一个具有里程碑式影响意义的存档记录数时，就对这个论文作者进行采访会谈。一般会关注诸如第100个、第1000个存入到IR库的记录。2006年北海道大学（Hokkaido University）曾对第10000个存档的作者进行会谈。

在访谈会议上，交流的内容主要包括作者所关注的内容、研究的主题，以及作者对开放获取所持的观点。关于自我典藏的优点、开放获取的积极影响，往往就是让全体教职工看到，他们的研究者有机会在同一个机构里，跟其他同事进行交流。此外，除了举办会谈访问外，在互联网上出版访谈内容，也可以让研究者们的高质量研究内容获得更好的展示。

对于面谈会与参观访问实验室的机会，并不局限于要获得里程碑式的存档纪录数字。例如，小樽商科大学自2008年以来，每间隔100次的纸质论文提交存档作者，都有机会获得一次采访面谈会。此外，对于那些文章获得典型下载数量的作者，以及新入职的教职工，都会给予开展有纪念意义的采访会谈。截至2012年12月，小樽商科大学开展的采访总次数达到55次。北海道大学则采用“好友推荐（Iitomo operation）”方式来操作，在这个模式下，他们允许那些已经接受过采访的研究者，介绍数位其他研究者来获得下次被采访的机会。

5.2 注重有效的自我典藏鼓励方法

很明显，要想得到高效率的论文索取，就不能对研究人员简单、笼统的提出“请提交你的论文”要求，而是要对每位研究人员提出“请提交那些特定论文”。因此，IR库管理者，首先要使用Web of Science、Scopus或者CRIS（Current Research Information System）等索引工具检查每位研究人员最近出版的论文列表，同时，还要了解每个出版社关于自我典藏的版权政策（如前文的SCPJ项目）。搜集整理好论文清单列表后（见表3），他们才开始去走访实验室，或参加一些说明会。或者，将这些清单列表放在众目睽睽之下的图书馆柜台上。这样，当研究人员有一些差事要来图书馆时，他们可随手捡起这些清单列表，然后意外发现有针对让他们去存储论文到机构库的邀请。这样的细节处理，一方面可让IR库管理者事先摸清要获取那些资料，同时，也可让研究人员感受到被重点关注了，油然而生配合的意愿。

5.3 提供通知下载量的提醒服务

为了说服研究人员认同自我典藏的优点，一些机构开设了定制服务功能，例如，定期使用电子邮件通知研究人员所存档文献的被订阅统计数据，这些统计数据包括访问量、使用统计量等。诸如下载次数、页面浏览次数、访问者的地址等数据、都可以定制自动发送。研究人员对此服务的反应是非常好的。正可谓是，确凿证据是优于任何形式的宣传，换句话说，看到的才是可信的。而且，从IR库里定期发出电子邮件通知，也可以视作为一个IR库正在发挥重要作用的有效提醒。有一些机构甚至会随着每个季节的变化来改变他们的电子邮件问候语，而且还会插入一些重要的消息在回复文本里。

表3 邀请论文作者上传文档的列表样式

5.4 制作各种小礼品

除了海报、宣传目录、小讲义册子和通讯等形式的文本广告外，许多机构还添置了杂物赠品，例如筑波大学、小樽商科大学、北海道大学等高校图书馆将标印有IR库名字的手提袋、笔、雨伞、便条本等为赠品，开展实物赠品宣传。此外，最近一些机构还在他们的博客、微博、脸书，或者大学网站上进行发帖宣传，主要是发布能提升他们IR库形象与影响力的主题内容。例如，东京牙科学院（Tokyo Dental College）专门设置有一个IR库的博客，博客的主要内容是报道当前的上传存档的记录状态，这显然也是一个跟研究人员有效沟通的形式。

6 发展机构知识库的联盟社区

数字机构库联盟成立以来，形成了一种开放讨论的信息共享方法，至2013年7月前，讨论的帖子数总计已经超过4400条以上，访问网站的数量已经达到270000次以上。讨论的主题范围广泛，从现存的实际问题到当地及世界范围内的开放获取运动发展等问题。如，元数据精确描述、OA授权要求、内容重复利用，以及芬奇报告（the Finch Report）等等。有时，成员会自愿上传翻译版的海外文章。数字机构库联盟的网站上还会出版事件通知和事件报告，应用案例或者技术信息，以及时事通讯（月刊）。

数字机构库联盟还组织专题讨论会（包括全国性、区域性、分主题类的、IT技术类的）以及各种培训来实现持续专业发展。自2011年后，培训课程按早期从业者和高级IR库管理者进行分类开展。例如，高级IR库管理者的培训会围绕整个学术交流发展背景，以及IR库发展蓝图来开展培训。这两类的培训，都会高度重视小组讨论和个人演讲技巧的发展。例如，2012年给刚入这个业务领域的IR库管理者进行培训时，就开始包括关于促进教职员工提高自我典藏的模拟演示。同时，对于高级IR库管理者，会有基本任务要求的讨论会议和培训，例如，思考如何规划一个开放获取宣传周？如何形成一个可令一个机构信服的并彻底接受IR库的策略？这类培训很受参与者的欢迎，因为它提供了实质性内容，也让潜在问题得到促进认识。这类培训还包括，关于作者权利与开放获取为主题的喜剧小品编剧培训，以及让宣传资料渲染的更吸引人的测试及游戏培训。

数字机构库联盟所制定的规划与发展方案都由成员在自愿的基础上执行，而且联盟成员是免收会员费的，活动主要由国立情报学研究所提供经费支持。

7 结语

也许需要等待开放获取的完全到来，才能让人们最终意识到什么样的数字化传播形式才是合适的。在等待的过渡化阶段，很需要我们间隔回顾发展历程，也即温故知新。从前文可见，要推动开放获取，就需要得到研究者的理解及支持；IR库管理者从事的是一项平凡的工作，但却可以让研究者们意识到，有新型的学术交流形式存在，需要一起人为的努力来促进新时代的学术信息交流模式发展。另一方面，日本图书馆界的馆员职业生涯发展方案，如通过频繁的工作轮换，让馆员保持具有多面手素质的方式，就有可能让IR库管理者不断发展专业技能从而成为专家的机会变得较小。本文的译介也许可让我们注意到需要全面的了解日本发展IR库的细节，才能避免简单的推论中日IR库发展存在差距是由于政府支持力度不同造成的差别。从前文的表1来看，2013年4月前后一年，IR库及参与单位增量都是稳定且差别不大的，也即日本JST机构发布开放获取政策后会对IR库发展有帮助，但不一定是起关键作用。

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