生产制造企业退货管理的浅见

杨崇虎

摘要：加强产品退货管理，有利于规范企业的成本管理，维护企业的经济利益，本文就生产制造企业如何加强退货管理进行探讨。

关键词：生产制造企业 退货管理 效益

对于有些企业来说，客户退货是不得不面对的事情。规范退货管理，有利于强化企业内部控制，提高存货管理水平，控制和降低企业成本水平，因此强化退货管理具有重要意义。

一、退货范围

企业如下形情可按规定办理退货手续：因公司自身原因造成质量问题（自然破袋、变质、异味等）不能正常流通或销售的；由于产品品种较多，致使产品发货错误经与客户协调后仍不愿接受的；因运输造成包装严重破损，无法继续销售的；因经销商破产或者资金周转困难用于抵帐的；因销售策略变化或其他确需退货的。除此之外如退货单位无退货清单的、无区域负责人申请的原则上一律不予退货，特殊原因需退货的，须按流程报请公司领导批准后方可退货。

二、退货原则和审批程序

退货的原则是必须尽可能减少和降低公司不必要的损失，又要很好地维护好客情关系（毕竟用户才是上帝）。单位要加强退货管理，不能让客户随意退货，以免造成公司对客户管理的失控、同时加大公司的损失。审批程序为：客户将退货申请报与区域负责人，区域负责人向销售内勤处汇报，说明退货原因和退货品名数量，经营销部经理审查后，报公司分管领导批准后办理相关手续。

三、退货的入库程序

营销部收到区域负责人转交的退货通知后，要及时了解退货产品具体情况并开具“产品退货通知”单，注明客户、产品型号、数量、批号、退货原因以及客户的处理要求（如货款中扣除、需补回产品和时间要求）等信息，并及时转交成品库处理。成品仓库需核实“产品退货通知”中内容与实物是否符合，如不符的应及时反馈给营销部，由营销部核对处理。所有退货均由成品库库管员收货，并单独设置退货库来堆放退货，以和产成品区别。在存货帐务系统中，设立“退货库”专门核算其收发和结存。

收到退货后，成品库库管员应当日通知质量检验部人员检查质量问题（如属非质量原因退货不予作冲帐处理），成品库库管员检查数量、品名、规格、批号、生产日期、产品有效日期等信息，并与退货清单进行核对，填写退货收货单，注明退货数量与实际收到数量的差异，传递给销售内勤。销售内勤将退货收货单交营销部经理和公司分管领导签字后，留下客户联备查，同时据此在帐务系统中生成退货入库单。

对于退货数量与实际数量有差异的，财务部应会同营销部提出处理意见，报公司分管领导审批。销售内勤根据审批意见，在帐务系统中生成退货入库单。

财务部根据收到的退货收货单、退货入库单及审批意见，冲减客户应收帐款，客户未经允许擅自退货的一律不予作冲帐处理。如是运输部门造成的毁损，应由公司负责物流运输的部门及时联系承运方进行索赔。

四、退货的处置程序

因产品质量原因造成的退货，质量检验部人员在收到退货现场检查后填写“产品退货申请单”及时提出书面处理意见，报总经理批准后执行。

因经销商破产或者资金周转困难等原因造成的退货，由销售部经理填写“产品退货申请单”，注明客户、产品型号、数量、批号、退货原因等，报总经理批准后执行。

因销售策略或者发错货等原因，但未超过3个月的产品退货，由销售部经理报经总经理批准后执行。

在未得到公司领导的处理意见前，应禁止办理退货手续，成品库库管员应拒绝收货入库，否则视情节对责任部门和人员进行严厉处罚。

依照公司领导的处理意见，对允许退回的产品，待产品到达仓库后，由质量检验部、财务部人员及成品库库管员共同清点，根据清点情况认真填写“产品退货清点表”，并建立产品退货台账备查。

成品库库管员应对退回产品名称、规格型号、数量负责，质量检验部对产品外观质量状况负责。财务部负责核对退货产品与“产品退货申请表”所列与退货产品是否一致，准确无误后，准许放置退货产品区。

（1）出厂生产日期不超过三个月的，仅外包装破损的，经抽样检验合格的，按原生产日期换外包装重新入库。生产日期外包装与原内包装的日期保持一致。

（2）出厂生产日期超过三个月不到六个月的经检验合格，不得重新入库，应采取降价处理或促销装的形式进行处理。

（3）出厂日期超过六个月不到十二个月的，经检验合格，拆装重新加工制作，不得挪作他用。

（4）质量检验部作出判定后，由生产部门按判定通知执行。

（5）超过保质期的退货，不再进行检验，由质量检验部监督销毁，由成品库库管员执行，并作销毁记录，销毁时必须二人在场签字。

需退货转生产处理的（必须是能够二次加工），由生产部根据生产计划，填制领料单在退货库领出后加工处理。处理完成后，应向财务部报送实际可利用的物料品名和数量，以便统计退货损失。

需要作报废处理的，由财务部先行向税务部门履行报批程序。财务部在得到批准的当日通知质量检验部和生产部。在得到批准的五个工作日内，由质量检验部、生产部进行销毁处理，并将可利用物料及时回收或变卖。

五、退货产品检查与考核

财务部要不定期对成品库进行检查，如发现成品库退货产品区存放没有处理意见的退货产品，由此造成的经济损失由成品库库管员承担。

公司行政管理部门不定期对成品库进行综合性检查，发现成品库退货产品区达不到规范要求或管理混乱，在实施考核时可加大扣罚力度。

为强化管理者的责任，在经济处罚时，按部门主要负责人承担70%，直接责任人承担30%的原则实施。

六、退货信息的收集

财务部每月终了后十个工作日内，应将上月退货情况及退货造成的损失等信息（包括退货品名、数量、含税销售额、成本金额、损失金额等），统计报告给公司领导及营销部。endprint